Para se garantir perante a legislação brasileira, empresas devem conferir não só que estão seguindo a lei como seus parceiros comerciais também estão dentro das obrigatoriedades
Mais da metade das empresas brasileiras (54%) afirma não ter um processo de due diligence para terceiros, de acordo com a pesquisa “Maturidade do Compliance Brasileiro 2018”, realizada pela consultoria KPMG. Entre os principais desafios mencionados pelos respondentes, aparecem identificar, avaliar e monitorar os aspectos de Compliance e Regulatório (86%) e integrar o setor de compliance com as demais áreas de negócio (83%).
Para voltar à origem: o termo due diligence significa “diligência prévia”, que visa instaurar processos de pesquisa e análise sobre os parceiros – fornecedores e clientes. O propósito por trás desta medida é simples: descobrir se a empresa está em conformidade com as legislações e exigências feitas pelo governo nas áreas ambiental, social, trabalhista e fiscal.
O processo de diligência de fornecedores pode ser oneroso sem tecnologia
Estudo da Protiviti mapeou que um processo de diligência de um fornecedor leva de 11 a 12 dias. O mesmo estudo aponta que 16,2% dos terceiros apresentam risco médio a alto de corrupção e 31% médio risco. Se o processo de consultas durante uma diligência de fornecedores for manual, os dados sobre situação cadastral ao final do processo podem já estar defasados. Se considerado o ciclo de vida como um todo, desde a cotação até a expedição do pedido, os riscos só aumentam.
Estes fatores são, por muitas vezes, pouco percebidos no dia a dia das equipes e impactam diretamente os indicadores de gestão.
A pesquisa da KPMG mostra que, embora o compliance tenha se disseminado entre as empresas na última década devido à Operação Lava Jato e a Promulgação da Lei Federal 12.846, a Lei Anticorrupção, ainda há um longo caminho na estruturação de uma área capaz não só de garantir que a própria empresa esteja em conformidade com as leis, mas que esteja apta a checar os parceiros comerciais – realizar o background check.
A Lei Anticorrupção institui um dispositivo chamado de “responsabilidade solidária”, permitindo que um parceiro seja envolvido na investigação. Conforme especifica o seu artigo 2º, “as pessoas jurídicas serão responsabilizadas objetivamente, nos âmbitos administrativo e civil, pelos atos lesivos previstos nesta Lei praticados em seu interesse ou benefício, exclusivo ou não”.
Como criar um processo eficiente de due dilligence?
É importante que o próprio departamento de compliance interno esteja estruturado da maneira adequada. Veja oito importantes passos para fazer com que o processo e as iniciativas de due dilligence sejam efetivos no departamento de compliance.
- Garanta o apoio da alta direção no due dilligence
Uma iniciativa como o due dilligence envolve a diretoria, sempre. É preciso que a direção da empresa esteja engajada em desenvolver uma cultura favorável ao compliance, além de garantir os recursos necessários para implementar este processo.
- Defina uma Política Interna de Compliance
É preciso estabelecer as regras de due dilligence e os requisitos que vão nortear a atuação do setor de compliance. Em geral, as empresas desenvolvem um Código de Ética e Conduta, que geralmente os parceiros comerciais também possuem acesso.
- Conquiste confiança para executar as atividades com autonomia e independência
Além do orçamento em si, as pessoas que atuam no compliance precisam conquistar a confiança dos colaboradores e direção, para que possam executar as atividades do due dilligence com independência e autonomia – principalmente para averiguar se as políticas internas estão sendo seguidas sem impedimentos.
- Entenda e mapeie os riscos que sua empresa está exposta
Há situações diversas, como o compliance fiscal ou trabalhista, e também o monitoramento de legislações específicas, no aspecto ambiental, por exemplo. É importante ter mapeados, em todas as etapas de diligência, quais são as consultas necessárias, aplicadas ao negócio. Você e o setor de Compliance precisam responder claramente à pergunta: a quais riscos sua empresa está exposta?
- Invista em treinamentos e capacitações
Todos os colaboradores precisam saber o que é compliance, quais são as regras e reforçar a sua importância, sob riscos diversos, inclusive o de afetar a reputação empresarial, como veremos no próximo artigo do blog.
- Desenvolva controles internos
Nos processos desenvolvidos em cada setor, é possível pensar em estratégias para que o compliance seja seguido. Uma das sugestões é criar indicadores para que os riscos sejam mensurados e avaliados constantemente, identificando qual o papel de cada setor neste aspecto.
- Mapeie as etapas da diligência prévia
Uma das partes mais importantes do processo de compliance é a capacidade de verificar se o fornecedor está seguindo as regras, por meio de informações diretas e indiretas. Ao mesmo tempo, muitas companhias têm dificuldade em saber onde encontrar essas informações e como analisá-las.
Como utilizar APIs no processo de diligência prévia?
Como a transformação digital está impactando todos os setores, é imprescindível que o compliance também cresça e evolua nesta curva de digitalização. Neste contexto, é importante escolher as ferramentas adequadas e que tenham fácil aderência aos processos de compliance. No caso da diligência prévia, é preciso contar com soluções capazes de identificar a situação como um todo dos parceiros comerciais.
Por isto, existem mecanismos de compliance, desde tecnologias antifraude a APIs de consulta em tempo real de dados, até relatórios de background check entre outras checagens que podem ser automatizadas, como:
- Consulta de situação cadastral na Receita Federal
- Realizar a checagem de pendências no Simples Nacional
- Obter informações da Polícia Federal
- Consulta de pendências no CADIN
- Emissão de certidões negativas de débitos federais
- Emissão de certidões de embargos (IBAMA)
Netrin Audicon: solução antifraude via API
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