Quando falamos em gestão de riscos de terceiros, grande parte das empresas concentra seus esforços no início do relacionamento, que inclui onboarding, homologação, due diligence e classificação de risco.
No entanto, existe uma etapa igualmente crítica e frequentemente negligenciada que pode comprometer todo o trabalho anterior: o offboarding de fornecedores.
O desligamento de terceiros não representa o fim automático dos riscos. Pelo contrário: um offboarding mal estruturado pode deixar acessos ativos, dados sensíveis expostos, passivos regulatórios ocultos e até riscos reputacionais latentes.
É nesse ponto que o TPRM se mostra essencial não apenas como ferramenta de entrada e monitoramento, mas também como um pilar estratégico para encerrar relações comerciais de forma segura, controlada e auditável.
Neste artigo, você vai entender por que o offboarding precisa fazer parte da estratégia de TPRM, quais são os principais riscos envolvidos no desligamento de fornecedores e como mitigar essas exposições com boas práticas, processos e tecnologia. Confira!
O que é offboarding de fornecedores no contexto de TPRM
O offboarding de fornecedores é o conjunto de processos, controles e verificações realizados no encerramento da relação com um terceiro, seja ele fornecedor, parceiro, prestador de serviço ou qualquer outra entidade externa.
Diferente de um simples encerramento contratual, o offboarding dentro de uma estratégia de TPRM envolve uma análise estruturada de riscos, responsabilidades e impactos residuais.
Seu objetivo não é apenas “finalizar o contrato”, mas garantir que:
Não existam acessos indevidos a sistemas, dados ou instalações;
Não permaneçam obrigações legais, fiscais ou regulatórias pendentes;
O histórico da relação esteja devidamente documentado e disponível para auditorias;
Riscos reputacionais e operacionais sejam adequadamente mitigados.
Esse cuidado é especialmente relevante em ambientes regulados ou altamente fiscalizados, nos quais a responsabilidade sobre terceiros pode se estender mesmo após o encerramento formal da relação comercial.
Por que o offboarding é uma etapa crítica na gestão de riscos de terceiros?
Muitas empresas ainda tratam o offboarding como um processo administrativo, conduzido de forma reativa e descentralizada. O problema é que os riscos associados a terceiros não desaparecem automaticamente com o fim do contrato.
Na prática, fornecedores desligados podem continuar representando riscos relevantes, especialmente quando tiveram acesso a dados pessoais, financeiros ou estratégicos, ou atuam em nome da empresa perante clientes, órgãos reguladores ou mercado.
Além disso, esses fornecedores podem representar riscos caso possuam histórico de não conformidades ou fragilidades reputacionais, ou permaneçam vinculados a sistemas, processos ou dependências operacionais.
Sem uma abordagem estruturada de TPRM aplicada ao offboarding, a empresa perde visibilidade, controle e capacidade de resposta a esses riscos.
Principais riscos no offboarding de fornecedores
Conhecer a fundo os riscos da etapa de offboarding é o primeiro passo para reduzi-los:
Riscos de segurança da informação e proteção de dados
Um dos riscos mais críticos no desligamento de fornecedores está relacionado à segurança da informação. A ausência de um processo formal de offboarding pode resultar em acessos ativos a sistemas internos, credenciais não revogadas, uso indevido de dados sensíveis ou exposição a incidentes de segurança e vazamentos.
Sob a ótica da LGPD, a responsabilidade pelo tratamento adequado de dados pessoais não se encerra automaticamente com o fim da relação contratual. Se um terceiro desligado utilizar indevidamente dados obtidos durante a parceria, a empresa pode ser corresponsabilizada.
Riscos regulatórios e de compliance
O offboarding também pode revelar riscos regulatórios que não foram devidamente endereçados durante a relação com o fornecedor. No contexto de indústrias e cadeias produtivas complexas, esse risco tende a ser ainda mais relevante, especialmente quando envolve obrigações ambientais, operacionais e de rastreabilidade.
Entre os principais pontos de atenção, destacam-se:
Licenças ambientais vinculadas ao fornecedor, inclusive aquelas já vencidas, que podem ser exigidas retroativamente em fiscalizações ou auditorias;
Relatórios de impacto ambiental, auditorias, planos de mitigação e demais documentos relacionados a condicionantes regulatórias;
Registros de origem de insumos e informações da cadeia de fornecimento, fundamentais para a comprovação de conformidade ambiental, social e regulatória.
A ausência ou a perda desses documentos após o desligamento do fornecedor pode comprometer a capacidade da empresa de demonstrar conformidade perante órgãos reguladores, auditorias externas e processos administrativos, mesmo quando a relação comercial já tenha sido formalmente encerrada.
Nesse cenário, o offboarding estruturado dentro do TPRM garante que essas evidências sejam identificadas, organizadas e preservadas antes do encerramento definitivo da relação, reduzindo riscos regulatórios futuros.
Riscos reputacionais
O risco reputacional é um dos mais difíceis de mensurar e um dos mais impactantes.
Fornecedores desligados podem continuar associados à marca de diversas formas, como uso indevido do nome da empresa em comunicações ou propostas, envolvimento em escândalos, fraudes ou irregularidades após o desligamento, e exposição negativa em mídia, redes sociais ou processos judiciais.
Quando o offboarding não é bem conduzido, a organização perde controle sobre como sua marca e reputação continuam sendo vinculadas a terceiros.
Riscos financeiros e operacionais
No contexto fiscal brasileiro, esses riscos ganham contornos ainda mais sensíveis. Documentos fiscais relacionados ao ICMS devem ser mantidos por, no mínimo, cinco anos, contados a partir do início do exercício seguinte ao da emissão.
Essa obrigação inclui:
Notas fiscais que dão origem a créditos de ICMS;
Registros fiscais e obrigações acessórias;
Documentação que comprove e sustente o aproveitamento do crédito.
Embora o crédito seja da empresa, muitas vezes a documentação fiscal necessária é gerada no ambiente do fornecedor.
Caso esses registros não sejam coletados, organizados e preservados no momento do offboarding, a empresa pode ter dificuldades em comprovar a legitimidade do crédito em fiscalizações futuras.
A Súmula 509 do STJ reforça que a manutenção desses documentos é um elemento central para caracterização da boa-fé do contribuinte.
Assim, o offboarding orientado por TPRM atua como um mecanismo essencial de proteção fiscal, garantindo que evidências críticas não se percam com o encerramento da relação comercial.
Boas práticas de TPRM aplicadas ao offboarding de fornecedores
Com a aplicação de práticas adequadas de TPRM, é possível reduzir efetivamente esses riscos. Aqui estão algumas estratégias práticas importantes para esse processo:
Definição de políticas claras de offboarding
O primeiro passo é formalizar o offboarding como parte das políticas de gestão de terceiros. Isso inclui definir:
Em quais situações o offboarding deve ser acionado;
Quem são os responsáveis pelo processo;
Quais áreas devem ser envolvidas (compliance, jurídico, compras, TI e segurança da informação);
Quais critérios devem ser avaliados antes do encerramento da relação.
Checklists e workflows baseados em risco
Nem todo fornecedor exige o mesmo nível de rigor no desligamento. O TPRM permite estruturar workflows proporcionais ao risco, considerando fatores como:
Criticidade do fornecedor;
Tipo de acesso concedido;
Volume e sensibilidade dos dados envolvidos;
Histórico de não conformidades.
Enquanto terceiros de baixo risco podem passar por um offboarding simplificado, fornecedores críticos exigem verificações mais aprofundadas, registros detalhados e validações adicionais.
Monitoramento pós-offboarding
Em alguns casos, o risco não se encerra no momento do desligamento. Por isso, o monitoramento pós-offboarding tem se tornado uma prática cada vez mais relevante.
Isso pode incluir:
Acompanhamento de riscos reputacionais;
Monitoramento de pendências legais ou fiscais;
Análise de eventos adversos envolvendo o ex-fornecedor.
Essa abordagem é especialmente importante para terceiros estratégicos ou que tenham atuado em funções sensíveis.
Registro e evidências
Um offboarding bem estruturado precisa gerar evidências claras e organizadas, como:
Registros de encerramento contratual;
Comprovação da revogação de acessos;
Relatórios de risco e decisões tomadas;
Histórico de comunicações.
Essas informações são fundamentais para demonstrar diligência, governança e conformidade em auditorias internas, externas ou regulatórias, bem como para verificar se o fornecedor cumpriu todas as obrigações legais, fiscais e de segurança acordadas em contrato.
Benefícios de integrar o TPRM no processo de offboarding
A adoção dessas ações para integrar o TPRM ao processo de desligamento de fornecedores oferece uma série de benefícios para as empresas, incluindo:
Redução de riscos legais e operacionais: o TPRM minimiza riscos legais e operacionais ao garantir o cumprimento de requisitos contratuais e regulatórios;
Proteção de dados e segurança: a revogação de acessos e a garantia da destruição segura de dados protegem informações sensíveis e previnem vazamentos;
Garantia de continuidade operacional: com um plano de contingência bem estruturado, a continuidade dos negócios é preservada mesmo após o desligamento de fornecedores essenciais;
Melhoria da reputação e conformidade: boas práticas de TPRM fortalecem a reputação da empresa e demonstram compromisso com segurança e compliance.
Tecnologia como aliada no offboarding dentro do TPRM
Processos manuais, controles em planilhas e informações descentralizadas aumentam significativamente o risco de falhas no offboarding. À medida que o volume de terceiros cresce, torna-se inviável manter controle efetivo sem tecnologia.
Soluções especializadas em TPRM, como a Netrin, permitem centralizar informações e histórico dos terceiros, automatizar workflows de offboarding e manter monitoramento contínuo baseado em dados confiáveis, garantindo total rastreabilidade e evidências auditáveis.
Na prática, a abordagem da Netrin garante que o offboarding não seja um ponto cego, mas sim uma etapa integrada à estratégia de compliance e governança.
Se você deseja garantir total governança em todo o ciclo de vida de terceiros, do onboarding ao offboarding, fale agora com um especialista da Netrin!
