Em um ambiente corporativo cada vez mais complexo, marcado por cadeias de fornecedores globais, transformação digital acelerada e pressão constante por eficiência operacional, as empresas enfrentam riscos internos e externos de forma simultânea.
Segundo o relatório da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), as organizações perdem, em média, 5% da receita anual com fraudes ocupacionais. Já uma pesquisa da KPMG International aponta que 71% das empresas das Américas relataram ter vivenciado fraudes no último ano, enquanto 55% sofreram multas regulatórias ou perdas financeiras decorrentes de falhas de compliance.
Em cenários como esses, falhas de governança, de controles internos ou de alinhamento cultural frequentemente resultam em escândalos que extrapolam as perdas financeiras, afetando reputação, valor de mercado e a confiança de stakeholders. Por isso, torna-se essencial que gestores de compliance, governança e RH adotem abordagens preventivas, e não apenas reativas.
É nesse contexto que surge o KYE (Know Your Employee), uma extensão natural das práticas já consolidadas de KYC (Know Your Customer) e KYP (Know Your Partner), aplicada ao universo interno da organização.
O KYE é uma prática de compliance voltada à verificação, validação e monitoramento do histórico, identidade e integridade dos colaboradores ao longo de toda a sua jornada na empresa. Ele funciona como uma due diligence interna contínua, que complementa o background check tradicional e acompanha mudanças de comportamento, acessos sensíveis, funções estratégicas e eventuais vínculos externos de risco.
Por que a adoção do KYE importa?
Escândalos internos como foco estratégico
Escândalos corporativos, como fraudes financeiras, desvios de conduta ética ou falhas de governança, frequentemente têm origem em fatores humanos ou operacionais que passaram despercebidos.
Dados da ACFE indicam que o valor médio de perda por caso de fraude ocupacional foi de aproximadamente US$ 145.000, considerando 1.921 casos analisados.
Para gestores de compliance e RH, esse dado vai além do impacto financeiro. Escândalos internos colocam em xeque os controles, fragilizam a governança e comprometem a credibilidade institucional.
Sob a ótica do RH, os efeitos se aprofundam: aumento de turnover, dificuldades na retenção de talentos, queda da confiança interna e comprometimento da segurança psicológica das equipes. Em outras palavras, cumprir normas não basta: é necessário compreender e gerenciar o risco humano por trás dos processos.
O gap entre controle e comportamento humano
Muitas empresas investem fortemente em políticas, treinamentos e códigos de conduta e, ainda assim, continuam expostas a riscos relevantes. Como aponta a Harvard Business Review, programas de compliance frequentemente falham não por ausência de regras, mas por desconsiderarem fatores como cultura organizacional, comportamento humano e monitoramento contínuo.
Grande parte do risco reside em quem executa atividades críticas e possui acesso a dados, recursos ou decisões sensíveis. É nesse ponto que o KYE se torna decisivo, pois coloca o colaborador, seu histórico, integridade e perfil de risco no centro da governança corporativa.
Como estruturar um programa de KYE eficaz?
A implementação de um programa de Know Your Employee exige método, clareza operacional e integração entre governança, tecnologia e gestão de pessoas. A seguir, apresentamos um caminho prático para estruturar ou aprimorar um programa consistente.
1. Diagnóstico e definição de universo de risco
O primeiro passo é realizar um diagnóstico rigoroso dos riscos organizacionais, mapeando colaboradores, funções, áreas e níveis de acesso com maior potencial de impacto negativo à governança.
Funções em áreas como finanças, compras, tecnologia, compliance e setores regulados normalmente demandam verificações mais robustas. Essa análise deve considerar também informações já registradas em bases internas de RH, auditoria e compliance.
Red flags relevantes incluem recorrência de alertas disciplinares, alta rotatividade em posições críticas, alterações inesperadas de função e ampliação de acessos a sistemas estratégicos.
Com base nesses insumos, a empresa define critérios objetivos para determinar quem deve passar por verificações de KYE, sempre alinhando o escopo às diretrizes de compliance, governança corporativa e, quando aplicável, à agenda ESG.
2. Construção de política, procedimentos e governança
Com o universo de risco definido, é essencial estruturar formalmente a política interna de KYE, integrada ao código de conduta, às normas trabalhistas e à matriz de riscos corporativa.
A governança deve deixar claros os papéis e responsabilidades de RH, compliance, jurídico, TI, auditoria interna e lideranças, assegurando que cada etapa do processo tenha responsáveis definidos.
Também é fundamental integrar o KYE a programas existentes, como background check, validação de identidade, TPRM e due diligence de terceiros, evitando redundâncias e inconsistências metodológicas.
Outro pilar crítico é a governança de dados, com definição de critérios de acesso, retenção, periodicidade de revisão e conformidade com a LGPD. Indicadores de desempenho, como volume de verificações, alertas gerados, tempo de resposta e casos escalados, devem ser monitorados continuamente.
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3. Implementação de verificações e validações
Na fase de implementação, as verificações passam do plano à prática. Background check e validação de identidade são a base desse estágio, garantindo a confirmação de dados cadastrais, documentos, qualificações e, quando pertinente, registros judiciais.
É essencial que o KYE não se limite à admissão. Monitoramentos periódicos permitem identificar mudanças de comportamento, envolvimentos legais ou exposições financeiras que elevem o risco interno ao longo do tempo.
Ferramentas de monitoramento com alertas de red flags viabilizam a identificação de acessos excessivos, alterações atípicas de função, conflitos de interesse ou padrões incomuns de conduta. A integração desses dados com auditoria interna e lideranças garante que as informações influenciem decisões práticas.
Todo o processo deve ser documentado, rastreável e protegido, em conformidade com a LGPD e normas internacionais de proteção de dados.
4. Cultura, engajamento e reporte
Nenhum programa de KYE se sustenta apenas por processos técnicos. A cultura organizacional precisa apoiar o modelo, reforçando que o KYE é um instrumento de proteção coletiva, e não de vigilância ou punição.
O KYE deve ser tratado como mecanismo de governança e prevenção, nunca como ferramenta de discriminação. Seu propósito é antecipar riscos que possam comprometer a integridade da organização, preservar o ambiente de trabalho e fortalecer a confiança entre empresa e colaboradores.
Comunicação clara, treinamento e canais de reporte são essenciais para garantir engajamento e aderência.
5. Avaliação, melhoria contínua e tecnologia
A última etapa assegura que o programa de KYE permaneça relevante. Indicadores como incidentes evitados, tempo de investigação, custo das verificações e volume de alertas tratados devem ser acompanhados continuamente.
O programa também precisa refletir exigências legais e regulatórias, como a Lei nº 14.811/2024, que reforça a necessidade de verificações recorrentes de antecedentes em determinadas funções, além de recomendações anticorrupção e diretrizes do COAF.
Auditorias periódicas, revisão de critérios de risco e atualização de políticas garantem aderência e evolução do programa.
A tecnologia é o grande acelerador desse processo. Automação, inteligência artificial, biometria, monitoramento contínuo e análises preditivas ampliam a capacidade de detecção e reduzem custos operacionais, alinhando o KYE a padrões como ISO 37301 e ISO 31000.
Onde o KYE ajuda a evitar escândalos corporativos?
Proteção de imagem e reputação
Escândalos corporativos frequentemente começam com lapsos humanos não monitorados. O KYE demonstra ao mercado e aos stakeholders o compromisso da empresa com integridade e governança, reduzindo riscos reputacionais.
Redução de perdas financeiras e operacionais
Ao antecipar o risco humano, o KYE diminui a probabilidade de fraudes internas e reduz custos associados a investigações, perdas financeiras e interrupções operacionais.
A pesquisa da ACFE enfatiza que a detecção tardia de fraude aumenta as perdas. Então, ao antecipar o risco humano, o KYE atua diretamente na linha de frente da prevenção.
Aumento da eficiência e automação
Aplicar verificações manuais para todos os colaboradores e monitorá-los continuamente seria impraticável e custoso.
A utilização de tecnologia (IA, biometria, dashboards de risco, alertas automáticos) permite fazer o KYE de forma escalável e ágil, e esse ganho de velocidade e qualidade é fundamental para que o compliance não fique obsoleto frente aos riscos em tempo real.
Alinhamento com terceiros e fornecedores
Embora o foco principal do KYE sejam os colaboradores, muitas vezes os escândalos corporativos envolvem conluio, terceiros ou fornecedores. O KYE complementa programas de TPRM (Third Party Risk Management) e due diligence de fornecedores, garantindo que o elo interno não se torne vulnerável por ausência de verificação.
Checklist do KYE para gestores de compliance e RH
Para facilitar a aplicação, seguem os principais componentes que um gestor de compliance deve assegurar em seu programa de KYE:
Definição clara de papéis, responsabilidades e governança.
Política formal de KYE integrada ao código de conduta e matriz de riscos.
Segmentação de colaboradores por nível de risco, função e acesso.
Procedimentos de pré-onboarding, onboarding e monitoramento contínuo.
Background check, validação de identidade, listas restritivas e PEPs.
Automação, IA e alertas de mudanças no perfil de risco.
Proteção de dados e conformidade com LGPD/GDPR.
Comunicação interna e treinamento.
KPIs e reporte para alta liderança.
Auditoria periódica e melhoria contínua.
As estatísticas são claras: fraudes internas, escândalos corporativos e falhas de governança continuam sendo ameaças reais. Diante desse cenário, o compliance não pode ignorar o fator humano interno.
Aplicar o Know Your Employee significa adotar uma abordagem sistemática, contínua e orientada por risco para conhecer e proteger a própria força de trabalho. Isso fortalece a governança, reduz perdas, protege a reputação e torna a empresa mais resiliente.
Nesse contexto, a Netrin atua como especialista em soluções de background check, automação de compliance e gestão de riscos, apoiando empresas na estruturação de programas de KYE robustos, integrados e escaláveis.
Alinhando tecnologia, governança e cultura corporativa, a Netrin ajuda você a transformar o conceito de “conheça o seu colaborador” em uma prática operacional robusta e integrada ao ciclo de controle de risco da sua organização.
Para gestores de compliance e governança, tratar o KYE como parte central da estratégia não é apenas recomendável: é essencial para evitar que o próximo escândalo comece por dentro.
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