Em um ambiente marcado por maior pressão regulatória e transparência radical, o risco deixou de ser apenas externo. As pessoas e seus históricos tornaram-se vetores relevantes de risco organizacional.
A McKinsey aponta que organizações maduras em governança são aquelas que conseguem integrar risco às decisões do dia a dia, em vez de tratá-lo como um processo isolado ou reativo. Isso inclui, necessariamente, a forma como essas empresas recrutam, monitoram e desenvolvem seus colaboradores.
É nesse contexto que o KYE (Know Your Employee) ganha relevância estratégica. Mais do que uma prática de RH, o KYE representa a consolidação da governança de pessoas como parte indissociável da gestão de riscos, da proteção da reputação e da sustentabilidade do negócio.
O que é KYE (Know Your Employee)?
O Know Your Employee pode ser definido como um conjunto estruturado de processos destinados a conhecer, verificar e monitorar colaboradores ao longo de todo o seu ciclo de vida na organização.
Inspirado no conceito de Know Your Customer (KYC), amplamente utilizado no setor financeiro, o KYE transpõe essa lógica para o ambiente interno, com foco em pessoas que representam a empresa, têm acesso a informações sensíveis e tomam decisões relevantes.
Do ponto de vista de compliance, o KYE não se limita à checagem inicial de dados cadastrais. Ele envolve a validação contínua da integridade e da compatibilidade do colaborador com as responsabilidades do cargo, políticas internas e com o apetite de risco da organização.
A PwC destaca a importância de integrar risco de pessoas à governança corporativa para evitar impactos legais, operacionais e reputacionais.
Assim, o KYE passa a dialogar diretamente com temas como compliance trabalhista, prevenção a fraudes, ESG e governança.
Leia também: O papel do Know Your Employee (KYE) na prevenção de escândalos corporativos
Por que o KYE é um tema crítico para empresas?
Um dos principais aprendizados trazidos por grandes consultorias é que riscos internos costumam ser subestimados.
A Deloitte, ao tratar de serviços de background check e due diligence, reforça que falhas na avaliação de pessoas podem gerar consequências tão severas quanto riscos associados a terceiros ou parceiros comerciais.
Contratações mal avaliadas podem resultar em passivos trabalhistas, exposição a fraudes, vazamento de dados, conflitos éticos e danos à imagem institucional. Em setores regulados, esses impactos podem se traduzir em sanções, multas e perda de licenças operacionais.
Para o gestor, o KYE funciona como uma camada preventiva de controle. Ele permite que decisões de contratação e permanência sejam tomadas com base em risco, e não apenas em critérios técnicos ou comportamentais isolados. Trata-se de antecipar problemas e não de reagir a eles.
Setores regulados: quais segmentos são obrigados a adotar processos de KYE e verificação de antecedentes?
Em diversos setores regulados, a adoção de processos estruturados de Know Your Employee (KYE) e de verificação de antecedentes não é apenas uma boa prática de governança, mas uma exigência legal ou regulatória.
Entre os principais segmentos, destacam-se:
Instituições financeiras e fintechs: sujeitas às normas do Banco Central do Brasil (BACEN), do Conselho Monetário Nacional (CMN) e à Lei nº 9.613/1998 (Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro), que impõem controles rigorosos de integridade, idoneidade e prevenção à fraude, inclusive nos processos de contratação de colaboradores e administradores.
Instituições de ensino: especialmente as reguladas pelo MEC e por conselhos profissionais, que exigem verificação de titulação, idoneidade moral e conformidade ética de docentes e gestores, sob pena de sanções administrativas, descredenciamento de cursos ou perda de autorizações de funcionamento.
Setor de saúde: clínicas, hospitais e operadoras de saúde devem cumprir normas da ANVISA, da ANS e de conselhos de classe, que demandam validação de credenciais, histórico profissional e conduta ética, com foco na segurança do paciente e na proteção de dados sensíveis.
Empresas que tratam dados pessoais em larga escala: nos termos da LGPD (Lei nº 13.709/2018), são obrigadas a adotar medidas de segurança e governança que incluam a mitigação de riscos internos, como acesso indevido, vazamento de dados e uso inadequado de informações pessoais por colaboradores.
Setores sujeitos a programas de integridade e compliance: como empresas que contratam com o poder público, nos termos da Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), nas quais a avaliação de antecedentes e de conflitos de interesse constitui parte essencial dos mecanismos de prevenção, detecção e remediação de irregularidades.
Nesses contextos, a ausência de processos adequados de KYE e de verificação de antecedentes pode resultar não apenas em passivos trabalhistas e danos reputacionais, mas também em sanções regulatórias, multas, responsabilização de administradores e perda de licenças operacionais.
Background check e validação de identidade como base do KYE
A operacionalização do KYE se apoia fortemente em dois pilares: o background check e a validação de identidade.
O background check consiste em um processo estruturado de verificação do histórico de um candidato ou colaborador. Ele envolve a análise da consistência das informações fornecidas, histórico profissional, registros públicos relevantes e de eventuais sinais reputacionais que possam indicar exposição a riscos.
Organizações que negligenciam essa etapa tendem a enfrentar maiores índices de incidentes internos e custos associados a más contratações.
Já a validação de identidade assegura que a pessoa analisada é, de fato, quem declara ser.
Em um contexto de digitalização acelerada, fraudes documentais e identidades falsas representam riscos concretos, especialmente em processos de contratação remota. A validação robusta de identidade passa a ser um elemento essencial da governança de pessoas e da segurança corporativa.
Ambos os processos devem ser conduzidos com rigor técnico, mas também com atenção aos limites legais, especialmente no Brasil, onde a LGPD e a legislação trabalhista exigem proporcionalidade, finalidade e transparência no tratamento de dados pessoais.
Leia também: KYE: o papel do background check na mitigação de riscos de contratação
Limites legais e o princípio da não discriminação: até onde o KYE pode ir?
A legislação trabalhista brasileira é clara ao adotar o Princípio da Não Discriminação, o que significa que informações coletadas no background check ou na validação de identidade não podem ser usadas para excluir pessoas com base em raça, gênero, religião, orientação sexual, opinião política ou condição social.
Quando o assunto é antecedentes criminais, o cuidado precisa ser ainda maior. Isso porque o entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST) é bem objetivo: exigir certidão de antecedentes criminais, sem um contexto claro, é ilegal. Ou seja, esse tipo de informação não pode virar um filtro automático em processos de contratação.
A única exceção acontece quando a própria função exige esse nível de verificação, como em cargos de vigilância, transporte de valores ou cuidado com pessoas. Fora desses casos, o KYE deve cumprir seu papel real.
Como estruturar um programa de KYE na prática: passo a passo completo
A implementação de um programa de KYE é uma medida essencial para fortalecer a governança corporativa, mitigar riscos internos e garantir conformidade regulatória.
Mais do que um processo pontual de verificação, o KYE deve ser estruturado como um programa contínuo, integrado às políticas de compliance e gestão de pessoas.
A seguir, veja como estruturar um programa de KYE na prática, em etapas claras e aplicáveis à realidade das organizações.
1. Defina políticas e diretrizes formais de KYE
O primeiro passo é estabelecer uma política documentada de KYE, que defina:
Quais informações serão verificadas;
Em quais momentos do ciclo de vida do colaborador as análas serão realizadas;
Quais critérios de risco serão considerados;
Quais áreas serão responsáveis pelo processo.
Essa política deve envolver as áreas de compliance, jurídico, RH e tecnologia, garantindo alinhamento institucional e segurança jurídica.
Uma diretriz clara evita decisões subjetivas e assegura que o programa seja aplicado de forma uniforme e não discriminatória.
2. Incorpore o KYE desde o pré-onboarding
O KYE deve começar antes mesmo da contratação formal.
Durante o pré-onboarding, o background check e a validação de identidade ajudam a embasar a decisão de contratação, sempre respeitando a legislação trabalhista, a proteção de dados pessoais e os princípios de não discriminação.
É importante que o processo não seja percebido como burocrático, mas como um mecanismo de proteção tanto para a empresa quanto para o próprio colaborador.
3. Estabeleça critérios de avaliação baseados em risco
Um programa eficaz de KYE não se baseia apenas em checklists padronizados. É fundamental adotar uma abordagem baseada em risco, considerando:
Nível de acesso a informações sensíveis;
Poder de decisão financeira;
Exposição a riscos regulatórios;
Representatividade institucional.
Quanto maior o risco associado à função, maior deve ser o nível de diligência aplicado.
4. Implemente monitoramento contínuo
O risco não é estático e mudanças no contexto pessoal, legal ou reputacional de um colaborador podem ocorrer ao longo do tempo.
Por isso, programas maduros de KYE preveem revisões periódicas, atualizações cadastrais e monitoramento automatizado de red flags relevantes.
O monitoramento contínuo permite a identificação precoce de situações que possam impactar a integridade ou a reputação da organização.
5. Capacite as equipes envolvidas
A estruturação do programa não termina na criação da política.
Um KYE bem-sucedido depende de profissionais capacitados para interpretar dados corretamente, compreender limites legais e avaliar riscos de forma contextualizada para tomar decisões fundamentadas.
O objetivo é sair de uma lógica meramente operacional e evoluir para uma gestão estratégica de riscos internos.
6. Revise e evolua o programa periodicamente
Assim como qualquer política de compliance, o KYE deve ser revisado regularmente para:
Incorporar mudanças regulatórias;
Ajustar critérios de risco;
Melhorar fluxos internos;
Integrar novas tecnologias.
A maturidade do programa está diretamente relacionada à sua capacidade de adaptação.
Boas práticas de KYE: como operar com visão de risco?
Um erro comum nas organizações é tratar o KYE como um conjunto de verificações pontuais. Programas eficazes adotam uma lógica diferente, que basicamente funciona como uma gestão de risco orientada por contexto.
Entre as principais boas práticas observadas em organizações com maior maturidade em compliance, destacam-se:
Abordagem baseada em risco (risk-based approach)
Nem todos os cargos exigem o mesmo nível de profundidade. Funções com acesso a dados sensíveis, poder decisório, interface com órgãos reguladores ou responsabilidade financeira devem ser submetidas a camadas adicionais de verificação e monitoramento. Isso garante proporcionalidade e eficiência, além de aderência à LGPD.
KYE contínuo, e não apenas pré-contratual
A checagem inicial é apenas o ponto de partida. Mudanças relevantes como promoções, movimentações internas, alteração de escopo ou exposição pública devem acionar revisões específicas. Organizações maduras trabalham com gatilhos de reavaliação e monitoramento recorrente.
Governança clara e trilhas de decisão documentadas
Boas práticas exigem critérios bem definidos sobre o que constitui uma red flag, quem avalia, quem decide e quais medidas são aplicáveis. Isso reduz a subjetividade, protege a empresa juridicamente e dá segurança às equipes envolvidas.
Integração entre compliance, RH, jurídico e tecnologia
KYE não é responsabilidade exclusiva de uma área. Programas eficazes operam de forma transversal, com papéis claros, fluxos bem definidos e tecnologia como elemento integrador, não como um sistema isolado.
Essas práticas não apenas reduzem riscos, mas também aumentam a legitimidade do programa internamente, evitando a percepção de vigilância excessiva ou arbitrariedade.
Ferramentas de KYE: como escolher com estratégia e maturidade?
O mercado já oferece ferramentas especializadas que atendem diferentes níveis de complexidade e maturidade organizacional. De forma geral, as soluções mais utilizadas se distribuem em alguns grandes grupos:
Plataformas de background check e verificação de dados
Essas ferramentas realizam cruzamentos automatizados com bases públicas e privadas, validando informações cadastrais, histórico profissional e registros legais. A principal diferença entre elas está na abrangência das bases, frequência de atualização e capacidade analítica.
Soluções de validação de identidade digital
Especialmente relevantes em contratações remotas, essas tecnologias utilizam biometria, validação documental e provas de vida para mitigar fraudes de identidade. Segundo dados de mercado, fraudes de identidade digital cresceram de forma consistente nos últimos anos, tornando esse recurso praticamente obrigatório em ambientes digitais.
Ferramentas de monitoramento contínuo e alertas
Mais avançadas, essas soluções permitem acompanhar alterações relevantes ao longo do tempo, como novos processos, exposições reputacionais ou inconsistências cadastrais, acionando alertas automáticos para as equipes de compliance.
Plataformas integradas de GRC e gestão de riscos de pessoas
Em organizações mais maduras, o KYE se conecta a soluções mais amplas de governança, risco e compliance, permitindo correlação entre riscos internos, terceiros e controles existentes.
Na escolha da ferramenta, gestores de compliance devem avaliar critérios como confiabilidade das fontes, transparência no processo de análise, capacidade de integração via API, aderência à LGPD e flexibilidade para adaptação à política de risco da empresa.
Leia também: A importância da verificação de antecedentes de candidatos no processo seletivo
Tecnologia, automação e IA: o que realmente faz diferença no KYE moderno
O avanço da tecnologia transformou profundamente a forma como o KYE é executado. Mais do que acelerar processos, a automação e a inteligência artificial permitem qualificar decisões, reduzindo vieses humanos e ampliando a capacidade de prevenção.
Soluções mais avançadas utilizam IA para identificar padrões de risco, correlacionar dados dispersos e priorizar casos que exigem análise humana. Em vez de sobrecarregar equipes com volumes excessivos de informação, a tecnologia atua como um filtro inteligente, direcionando o foco para exceções relevantes.
Além disso, a automação traz ganhos diretos em:
Escalabilidade: permitindo aplicar o KYE de forma consistente, mesmo em grandes volumes de contratações ou em estruturas descentralizadas;
Rastreabilidade: com registros auditáveis de todas as etapas do processo;
Redução de erros manuais: comuns em análises fragmentadas ou realizadas em múltiplas planilhas;
Agilidade na tomada de decisão: especialmente em ambientes de negócios mais dinâmicos.
Organizações que utilizam tecnologia avançada em seus processos de verificação interna conseguem reduzir significativamente incidentes relacionados a fraudes internas e falhas de contratação, além de otimizar custos operacionais.
Netrin: tecnologia e inteligência para um KYE eficaz
Nesse cenário, a Netrin se posiciona como uma solução que reúne, de forma integrada, os principais pilares de um programa moderno de KYE.
A plataforma combina validação de identidade, background check, saneamento e enriquecimento de dados, além de monitoramento contínuo de riscos, permitindo que gestores tenham uma visão consolidada e atualizada do risco associado às pessoas ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador.
Em até dois minutos, é possível consultar diversas fontes e obter, em um único dossiê, informações fiscais, eleitorais, jurídicas e antecedentes criminais, entre outras, tais como:
Documentos pessoais (RG, CPF e passaporte);
Busca de processos em todas as instâncias e órgãos de segurança;
Registros trabalhistas e histórico de conduta profissional;
Listas de inadimplência e fraudes;
Verificação de Pessoas Expostas Politicamente (PEP).
Com essa verificação automatizada e ágil, a Netrin reduz a carga operacional das equipes, aumenta a precisão das análises e fortalece a tomada de decisão baseada em risco, sempre em conformidade com a LGPD e as melhores práticas de governança.
Se sua organização busca transformar o KYE em um instrumento estratégico de mitigação de riscos e fortalecimento da governança, a Netrin está pronta para apoiar essa jornada. Entre em contato e descubra como potencializar sua gestão de riscos internos.
