Quando falamos em riscos corporativos, muitos pensam em fraudes financeiras, cibersegurança ou conformidade regulatória. Mas há um fator silencioso — e muitas vezes negligenciado — que pode comprometer todos eles: o comportamento humano.
Mais do que processos e controles, são as pessoas que sustentam ou fragilizam a integridade de uma empresa.
Neste artigo, vamos explicar por que os processos de verificação de antecedentes e validação de identidade assumem papel central na mitigação dos chamados riscos humanos.
O que é background check?
Background check é o processo pelo qual organizações verificam a identidade de uma pessoa e validam informações relevantes de seu histórico antes ou durante o vínculo com a empresa.
Na prática, isso pode incluir:
Confirmação de identidade;
Investigação de antecedentes criminais ou condutas ilícitas;
Consultas a múltiplas bases de dados (nacionais e internacionais);
Validação de identidade digital, com foco na prevenção a fraudes de candidato.
O background check atua principalmente no pré-onboarding (antes da contratação ou integração definitiva), mas, conforme o nível de risco, também pode ser repetido ou complementado ao longo da relação.
Quando inserido em uma estratégia integrada de KYE + TPRM, o background check contribui para uma governança que não depende apenas de controles tecnológicos, mas de processos humanos bem desenhados.
Leia também: Recrutamento Estratégico: Como Usar KYE e Checagem de Antecedentes com Inteligência
O que é KYE – Know Your Employee?
KYE refere-se ao processo sistemático de conhecer o colaborador ou trabalhador antes da sua entrada na organização e de acompanhar sua jornada enquanto existir vínculo ou relação contratual.
Assim como o KYC (Know Your Customer) ganhou protagonismo no compliance financeiro, o KYE se consolida em frentes como compliance trabalhista, gestão de terceirizados, fornecedores e parceiros estratégicos.
Esse “conhecer” vai além de verificações básicas. Envolve compreender histórico profissional, reputação, integridade e situações de risco, como envolvimento em fraudes, trabalho análogo à escravidão, condutas antiéticas ou práticas incompatíveis com os valores da organização.
A importância do background check na mitigação de riscos humanos
Mitigação de risco interno e reputacional
O risco humano tem se destacado como uma das principais vulnerabilidades corporativas. A McKinsey aponta que 50% das violações de segurança envolvem um componente interno — colaboradores, terceirizados ou fornecedores.
Isso se traduz em exposição a fraudes, acessos indevidos, vazamentos de dados, sabotagem ou outras condutas ilícitas com impacto direto no negócio.
A Gartner, por sua vez, alerta que até 2028 um em cada quatro perfis de candidatos será falso, o que reforça que entrevistas e currículos já não são suficientes como única base de decisão.
Do ponto de vista reputacional, uma falha de seleção pode resultar em sanções regulatórias, danos à marca e perda de confiança de clientes e investidores.
Integração com compliance e governança
No universo do compliance corporativo, que abrange temas como anticorrupção, proteção de dados, compliance trabalhista e integridade, o background check atua como mecanismo preventivo.
Ele permite validar, antes do ingresso, quem passa a integrar o ecossistema de governança da empresa, reduzindo a probabilidade de que colaboradores ou terceiros se tornem vetores de risco, seja por fraudes, irregularidades trabalhistas ou práticas ilícitas.
Fornecedores e força de trabalho estendida
O risco humano não se limita a funcionários diretos. Com o crescimento do modelo de workforce estendida (terceirizados, freelancers, parceiros e cadeia de suprimentos), a exposição aumenta.
Estudos como os da HireRight indicam que muitas empresas reduzem investimentos em background check para trabalhadores contingentes, o que representa um erro relevante, já que esses profissionais frequentemente acessam sistemas, dados e ambientes sensíveis.
Nesse cenário, o background check deve se estender também a terceiros, reforçando o TPRM e os processos de homologação e monitoramento de fornecedores.
Convergência com monitoramento e qualidade de dados
Uma verificação eficaz depende de dados confiáveis e monitoramento contínuo. Isso significa trabalhar com bases atualizadas, processos auditáveis e fornecedores qualificados.
Ao mesmo tempo, a conformidade com legislações de proteção de dados exige que o tratamento dessas informações tenha base legal, finalidade definida, minimização e prazos de retenção claros.
Assim, o background check deixa de ser uma ação pontual e passa a integrar o ciclo de governança de dados, compliance e gestão de riscos.
Leia também: Políticas de Background Check para RH: contratações seguras com base legal e gestão de riscos
O que a lei permite (e o que proíbe) no background check
A principal dúvida do RH costuma ser até onde a checagem pode ir sem violar a legislação trabalhista ou a LGPD. A resposta passa por três pilares jurídicos.
1. Situações em que o background check é obrigação legal
A Lei nº 14.811/2024 alterou o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) para reforçar a proteção de crianças e adolescentes.
Com essa mudança, instituições que desenvolvem atividades com esse público, como escolas, ONGs, igrejas e outras organizações sociais, devem exigir e manter certidões de antecedentes criminais de seus colaboradores, com atualização a cada seis meses.
Essa exigência se aplica tanto a instituições que recebem recursos públicos quanto a estabelecimentos educacionais e similares, mesmo quando não há financiamento público.
Na prática, isso significa que essas organizações não estão apenas autorizadas, mas têm o dever legal de realizar esse controle como medida de cuidado e prevenção.
A ausência dessa verificação pode ser interpretada como falha no dever de proteção e na governança institucional, especialmente considerando a prioridade absoluta dos direitos de crianças e adolescentes prevista no ECA.
2. Quando é permitido, desde que proporcional
A Lei nº 9.029/1995 proíbe práticas discriminatórias para acesso ou manutenção da relação de emprego.
Ao julgar o Incidente de Recursos Repetitivos, o TST consolidou o entendimento de que exigir certidão de antecedentes criminais é legítimo quando:
- Houver previsão legal específica (como no caso de instituições que trabalham com crianças);
A natureza do cargo envolve grau elevado de confiança ou risco (vigilância, manuseio de valores, dados sensíveis, cuidado com pessoas vulneráveis).
Fora desses contextos, exigir antecedentes “por padrão” pode ser interpretado como prática discriminatória e gerar condenação por dano moral coletivo, como a própria jurisprudência recente do TST vem reforçando.
3. LGPD: base legal, minimização e transparência
O background check envolve tratamento de dados pessoais (muitas vezes sensíveis) e deve observar os princípios da LGPD.
Na prática, isso exige que a empresa documente:
A base legal utilizada;
Os dados estritamente necessários ao risco da função;
Quem acessa, por quanto tempo e como ocorre o descarte.
O problema não está em realizar o background check, mas em fazê-lo sem critério, sem base legal e sem vínculo com o risco.
Quando integrado ao KYE e ao TPRM, com políticas claras e registro das decisões, o processo deixa de ser um risco trabalhista e se torna uma ferramenta sólida de gestão de riscos humanos.
Leia também: Políticas de Background Check para RH: Contratações Seguras com Base Legal e Gestão de Riscos
Benefícios do background check na mitigação de riscos humanos
- Redução significativa do risco de ingresso de pessoas não conformes com padrões éticos/reputacionais, o que diminui a probabilidade de vazamentos, fraudes internas e condutas ilícitas.
- Fortalecimento da governança corporativa: a empresa demonstra que pratica o pilar “governança, riscos e compliance” com consistência.
- Proteção de marca e reputação: ao demonstrar rigor na seleção e no controle de pessoas e terceiros, a empresa se posiciona de forma mais sólida perante stakeholders.
- Contribuição para o ambiente de trabalho: colaboradores sabem que os pares ou terceiros passaram por verificação e isso reforça confiança, cultura de integridade.
Desafios do background check na mitigação de riscos humanos
- Definir o nível de verificação adequado para cada função (risco × custo × experiência do candidato).
- Garantir que os processos respeitem privacidade, legislações nacionais/internacionais (ex: LGPD no Brasil, GDPR na Europa).
- Manter base de dados atualizada e qualidade dos fornecedores de verificação.
- Equilibrar a experiência do candidato/colaborador (maior rigidez pode afastar bons talentos) com a necessidade de mitigação de risco.
Passo a passo prático para implementar KYE com background check
Para gerentes de compliance, jurídico, compras e áreas responsáveis por governança e seleção de pessoas e terceiros, seguem alguns passos práticos para estruturar KYE integrado ao TPRM, com uso consistente de background check.
Defina o universo de risco
O primeiro passo é mapear quais perfis e tipos de vínculo representam maior risco humano para a organização. Isso inclui, por exemplo:
Colaboradores com acesso a informações confidenciais ou sistemas críticos;
Terceirizados que atuam em ambientes operacionais sensíveis;
Fornecedores com acesso físico à planta ou a ativos estratégicos;
Funções nas áreas de TI, financeiro, compras, jurídico ou compliance.
A partir desse mapeamento, crie uma matriz de risco (probabilidade × impacto) para o risco de “entrada de pessoa de risco” na organização, classificando os níveis como baixo, médio ou alto.
No TPRM, esse risco deve ser formalmente registrado como Risco de Terceiro (fornecedores, prestadores, parceiros) ou, quando aplicável, como Risco de Força de Trabalho Estendida, garantindo rastreabilidade dentro da governança de riscos.
Estabeleça critérios de KYE e baseline de background check
Com os níveis de risco definidos, determine quais verificações são obrigatórias para cada categoria (alto, médio ou baixo risco). Exemplos de critérios incluem:
Validação de identidade;
Consulta a antecedentes criminais, quando juridicamente cabível;
Verificação de referências profissionais;
Consulta a listas públicas, como o cadastro de empregadores em condições análogas à escravidão.
Formalize o procedimento de pré-onboarding como etapa obrigatória antes da assinatura de contrato, início de atividades ou concessão de acesso a sistemas e instalações.
Documente claramente o que significa “validação de identidade” no contexto da empresa, podendo incluir autenticação digital, biometria, verificação por vídeo ou outros mecanismos compatíveis com o risco.
Alinhe a política interna para deixar explícito que o ingresso de colaboradores, terceiros ou fornecedores críticos está condicionado à aprovação do background check, conforme critérios definidos no TPRM.
Integre ao processo de TPRM, monitoramento e reavaliação
No TPRM, estabeleça indicadores específicos de risco humano, tais como:
Percentual de colaboradores e terceiros críticos submetidos a background check;
Percentual de fornecedores críticos sem verificação vigente;
Ocorrências de condutas impróprias, desvios éticos ou violações de política.
Inclua no plano ações periódicas de rechecagem, especialmente para funções sensíveis, mudanças de escopo contratual ou fornecedores críticos.
Estruture um canal de monitoramento de alertas (red flags) pós-onboarding, considerando eventos como mudança de função, ampliação de acessos, envolvimento em incidentes ou surgimento de informações negativas recentes.
Conecte esse processo ao TPRM de forma integrada, garantindo que fornecedores, prestadores e parceiros estejam submetidos ao mesmo nível de avaliação sempre que a exposição ao risco for equivalente.
Cumpra requisitos de proteção de dados e governança
Assegure que o uso de dados pessoais no background check esteja legalmente fundamentado (obrigação legal, execução contratual, legítimo interesse ou consentimento, conforme o caso) e respeite os princípios de privacidade, minimização e retenção definidos pela LGPD ou normas equivalentes.
Também inclua o background check no escopo da governança de dados, documentando:
Quais bases são utilizadas;
Quem pode acessar as informações;
Como os dados são armazenados;
Quando e como ocorre o descarte após o ciclo definido.
Garanta que existam contratos ou termos específicos com os prestadores responsáveis pelas verificações, assegurando padrões de qualidade, confiabilidade, confidencialidade e conformidade legal.
Estabeleça comunicação, treinamento e cultura de compliance
Sensibilize gestores, RH, compras e áreas demandantes para a importância do processo, reforçando que não se trata de “checar por checar”, mas de mitigar riscos reais.
Além disso, use políticas internas de ética e conduta para comunicar, de forma transparente, que a organização realiza background check e validação de identidade como parte de sua governança.
Também é importante capacitar os times envolvidos para interpretar corretamente os resultados das verificações, distinguindo o que é uma red flag, o que é impeditivo e o que exige mitigação ou monitoramento.
Por fim, estruture um fluxo claro de decisão e resposta: se um risco for identificado, quem avalia, quem aprova exceções, quais medidas mitigadoras são aplicáveis e qual o plano de contingência.
Como o background check fortalece o KYE + TPRM e transforma compliance em vantagem competitiva
Em um ambiente corporativo que exige mais do que controles financeiros ou tecnológicos, o controle do risco humano torna-se essencial. Nesse cenário, o background check, integrado à lógica de KYE + TPRM, ocupa posição central na matriz de governança, riscos e compliance.
Ao validar identidades, investigar históricos, monitorar terceiros e conectar essas informações ao programa de gestão de riscos de terceiros, o gestor de compliance passa a contar com um instrumento prático, estruturado e eficaz para mitigar riscos humanos — aqueles que podem gerar impactos relevantes em reputação, finanças ou conformidade regulatória.
Em síntese, não basta contratar rápido. É necessário contratar com segurança, com base em dados, processos e governança.
Quando bem estruturados, a validação de identidade e o background check deixam de ser vistos como custo ou burocracia e passam a ser investimentos estratégicos de mitigação de risco, especialmente para organizações que operam em ambientes regulados ou com cadeias complexas de fornecedores.
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