Tecnologias e iniciativas digitais para o setor de compliance

Transformação digital acelerou o uso de tecnologias e aumentou a exposição de organizações ao risco; veja os benefícios de aplicar tecnologia ao setor de compliance e os cuidados necessários

O que você vai ler neste artigo

• Pesquisa da PwC relaciona setor de compliance e transformação digital
• Como as iniciativas digitais auxiliam o setor de compliance?
• Por que aumentar a competência digital das organizações?
• Quais estratégias devem ser aplicadas em um processo de transformação digital seguro?

O setor de compliance e a transformação digital

Uma pesquisa realizada pela PwC com 2.073 CEOs, conselheiros e profissionais das áreas de gerenciamento de riscos, auditoria interna e compliance mostrou como a transformação digital tem influenciado o setor de compliance. O estudo foi realizado antes da pandemia, mas já indicava a preocupação das companhias com o alinhamento às tendências digitais aceleradas pela crise sanitária.

A necessidade de compreender as demandas do mercado e da companhia se tornaram ainda maiores após a pandemia. Não é segredo que a crise sanitária – que levou a um distanciamento social e mudanças na forma como trabalhamos – antecipou muitos investimentos realizados em tecnologia, o que exige muito mais atenção por parte das organizações com a gestão de riscos e compliance.

O estudo dividiu as companhias em três grupos: dinâmicas (aquelas mais avançadas), as ativas (que estão se movimentando rumo à transformação digital) e as iniciantes. As dinâmicas são mais eficientes na gestão de riscos e estão mais dispostas a assumir riscos do que no passado: com 89% e 57% de respostas positivas, respectivamente, contra 76% e 45% das ativas e 56% e 32% das iniciantes.

Para determinar o estágio de cada companhia, a pesquisa se baseou em cinco pilares: visão e plano, engajamento dos stakeholders, formas de trabalho, modelos de atuação e operações:

Como as iniciativas digitais auxiliam o setor de compliance?

No Compliance, há dois principais benefícios de implantar iniciativas digitais – benefícios percebidos de forma estratégica, uma vez que é inevitável o avanço no uso de dados para suportar o crescimento das organizações. Veja a seguir:

Garantir a segurança do processo de transformação digital

A transformação digital nada mais é do que encontrar novas formas de solucionar problemas utilizando tecnologia e não acontece de um dia para o outro. As iniciativas digitais, por mais simples que pareçam em um primeiro momento, vão dando início ao processo de transformação digital com segurança e, é claro, de dentro para fora.

Com “pequenas” iniciativas desde um serviço de assinatura digital de contratos a um checklist de due dilligence 100% online, experiências novas e melhores vão sendo criadas para clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores, dando início a uma transformação digital segura.

Atualizar, rever e otimizar processos e serviços de Due Dilligence e outros

Com a chegada de novas tecnologias, é inevitável que também os mecanismos de trabalho das organizações sejam modificados e otimizados. Cabe ao compliance acompanhar e revisitar processos antigos, testar e melhorar constantemente até que a melhoria traga segurança e evite riscos.

Para exemplificar melhor, pense no processo de Due Dilligence. Um recente estudo da ICTS Protiviti indicou que o processo de diligência de fornecedores dura cerca de 12 dias corridos, o tempo de realização caiu 5 vezes nos últimos 5 anos. Em contrapartida, no mesmo período, o volume de diligências aumentou mais de 610%, devido às exigências da nova Lei anticorrupção

A tendência para os próximos anos é aumentar cada vez mais o volume de diligências – para isto, é necessário revisitar periodicamente cada etapa do processo para torná-lo cada vez mais rápido e seguro e que suporte o volume de novos contratos.

Neste cenário, a transformação digital é a chave para tornar o processo de due dilligence ainda mais rápido e eficaz. Quais são as variáveis que envolvem o levantamento de informações? Quais fontes de pesquisa de informação são mais utilizadas? Quais os canais destas fontes? Qual processo é repetitivo e qual processo não se repete? Perguntas como esta podem direcionar o início da transformação digital deste processo, por exemplo.

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Por que aumentar a competência digital das organizações?

Em um mundo cada vez mais baseado em dados, as capacidades preditivas da organização podem ser ampliadas com a devida integração entre setores e os investimentos adequados na área.

Vantagens de ampliar a competência digital

Avançar mais rápido na jornada digital: Ao conseguir conciliar as iniciativas digitais com o compliance, torna-se mais simples identificar os riscos e se antecipar, com a contratação de soluções adequadas e ajuste de processos internos.

Assumir riscos de maneira coerente e estratégica: Com informações mais precisas, é mais simples fazer o levantamento necessário de dados para permitir aos gestores ponderar suas decisões: os benefícios valem os riscos?

Gerenciar a transformação digital: Governança de dados, prevenção aos ataques de hackers, respeito às novas legislações e riscos operacionais. Todo esse novo dicionário precisa fazer parte do vocabulário empresarial.

Quais estratégias devem ser aplicadas em um processo de transformação digital seguro?

Há inúmeros cuidados que precisam ser tomados para fazer essa transformação digital. Há riscos envolvidos, mas eles podem ser mitigados com alguns cuidados. Veja algumas estratégias com exemplos de aplicação:

Lembre-se que planejamento e comunicação são aliados em direção à inovação

Em qualquer planejamento, a comunicação é fundamental. É preciso explicar aos envolvidos no processo de transformação digital o motivo pelo qual foi dado esse passo, as consequências de não perseguir a nova cultura, qual a perspectiva para um futuro próximo. Além disto, é importante promover um ambiente de colaboração na mudança processos ou tecnologias.

Exemplos de um bom planejamento com comunicação:

• Reunir grupos e comitês de discussão de mudanças e melhorias
• Promover uma iniciativa de mudanças contínuas de processos
• Tornar acessíveis os processos de todas as áreas
• Criar programas internos de inovação
• Convocar reuniões periódicas com todos os times para apresentar propostas de ideias e melhorias,
• Entre outros

Aproprie-se dos recursos humanos

O potencial humano é a força motriz de um negócio. Se há novos fluxos e processos, é preciso capacitar a força de trabalho já existente. Além disso, caso não caiba um grupo de competências no time, considere aumentar o time, introduzindo novos cargos e pessoas para assumir tarefas novas.

Exemplos de boa utilização de recursos humanos:

• Desenvolver internamente um colaborador que tenha maior inclinação para uma competência específica, tornando-o líder de um projeto temporário;
• Convocar treinamentos com equipes especializadas em transformação digital;
• Participar em conjunto de treinamentos coletivos com empresas especializadas em capacitação para o digital;
• Coletar as percepções de cada colaborador sobre o que é transformação digita e abrir discussões com especialistas do tema;
• Entre outros.

Utilize tecnologias emergentes de forma adequada

É fundamental automatizar processos de análise fiscal e consulta. Não tenha receio de usar a tecnologia a favor e garantir que a equipe possa se focar em atividades estratégicas, principalmente na gestão de riscos.

Pesquisa do Serasa Experian, de 2019, apontou que mais de 50% dos problemas relacionados a cadastros eram oriundos de falhas humanas. A tecnologia só vem para tornar mais segura a gestão de riscos e compliance.

Exemplos de tecnologias emergentes:

• Utilização de APIs dedicadas em automação de consultas públicas
• Plataformas de automação de consultas públicas em massa;
• Tecnologias de extração de dados via OCR;
• Serviços de saneamento de dados cadastral (higienização de dados) em massa;
• Onboarding automatizado de novos clientes e fornecedores

Responda a riscos em tempo real

Em um mundo digital, os riscos se materializam mais rápido e exigem respostas mais ágeis. Se é possível conferir os dados em tempo real, a mesma lógica deve ser aplicada ao setor de avaliação de riscos e compliance.

Exemplos de respostas a riscos em tempo real:

• Automatizar via API a consulta de dados em cada fase do ciclo de vida do cliente;
• Realizar a consulta automatizada a diversas fontes públicas, principalmente antes da emissão do pedido e NF, para evitar retrabalhos;
• Entre outros.

Consolide informações de riscos todos os lados

É preciso encontrar um caminho para demonstrar os riscos de forma única. De preferência, com o mesmo cuidado que se tem para apresentar os dados, de visualização simples, como o uso de dashboards. Ou seja, facilitar a tomada de decisão dos gestores em todos os aspectos.

Exemplos de consolidação de informações:

• Construir modelos de dossiês KYC (Know Your Customer) para cada tipo de risco;
• Investir em modelos de relatórios de background check;
• Investir em modelos de processos semi-automatizados de due dilligence, que envolvam a análise durante as fases da diligência.

Com as soluções adequadas, uma estratégia bem definida e os recursos humanos adequados, é possível se destacar neste cenário, gerenciando os riscos com prudência.

DATAlks: Melhores Momentos do Webinar “Desafios na Automação de Compliance de Parceiros”

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