Integridade e conformidade são pilares essenciais para a sustentabilidade e a reputação de qualquer organização.
Com a crescente preocupação em combater fraudes, corrupção e outros ilícitos, o conceito de Know Your Employee (KYE), ou “Conheça Seu Funcionário”, tem ganhado destaque. Mas, afinal, o KYE é uma exigência legal no Brasil? E o que as empresas precisam saber para estar em conformidade?
A implementação de um programa robusto de KYE não apenas protege a empresa contra riscos internos, como também fortalece sua reputação e contribui para o cumprimento das exigências legais e regulatórias vigentes.
Este artigo explora a obrigatoriedade do KYE sob a ótica da legislação brasileira e apresenta as principais leis e regulamentações que, embora não o tornem explicitamente compulsório em todos os casos, o consolidam como uma prática relevante para a gestão de riscos e a promoção de um ambiente corporativo íntegro.
Quais leis regulamentam o KYE no Brasil?
Antes de analisar cada norma específica, é importante entender como o tema aparece na legislação brasileira.
Embora o conceito de KYE não seja citado de forma direta na maioria das leis, diferentes dispositivos legais e regulatórios estabelecem obrigações relacionadas à integridade corporativa, prevenção de ilícitos e gestão de riscos.
Na prática, essas exigências incentivam, e em alguns casos demandam, a adoção de mecanismos de verificação e monitoramento de colaboradores, alinhados aos princípios do KYE.
Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013)
A Lei Anticorrupção estabelece a responsabilização objetiva de pessoas jurídicas por atos lesivos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. Para mitigar esses riscos, a legislação incentiva a adoção de programas de integridade eficazes.
Nesse contexto, o KYE contribui para a verificação e o acompanhamento da conduta de colaboradores, auxiliando na prevenção de atos ilícitos e na proteção da empresa contra sanções severas, que podem incluir multas de até 20% do faturamento bruto.
Lei nº 14.811/2024
Essa lei tornou obrigatória a verificação de antecedentes criminais para profissionais que atuam em contato com crianças e adolescentes, com renovação periódica a cada seis meses.
Embora se trate de uma exigência setorial, ela evidencia a crescente preocupação do legislador com segurança e integridade, reforçando a relevância de processos de verificação de colaboradores em contextos específicos.
Regulamentações setoriais (BACEN e CVM)
Em setores altamente regulados, como o financeiro, as exigências são ainda mais rigorosas. Normas do Banco Central do Brasil (BACEN) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) determinam que instituições financeiras implementem políticas e procedimentos de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo (PLD/FT).
Nesse contexto, o KYE é uma ferramenta importante para o monitoramento de condutas de funcionários que possam indicar envolvimento em atividades ilícitas, contribuindo para a prevenção de penalidades regulatórias e danos reputacionais.
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei nº 13.709/2018)
A LGPD, embora não trate diretamente do KYE, estabelece diretrizes para a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais.
Assim, a implementação de programas de KYE deve observar integralmente seus princípios e regras, garantindo que a coleta de informações de colaboradores ocorra com transparência, finalidade específica, base legal adequada e mecanismos de proteção de dados.
O descumprimento da LGPD pode resultar em multas significativas e sanções administrativas.
KYE em setores específicos: quais são as exigências e boas práticas por segmento?
As exigências e a relevância do KYE podem variar entre diferentes setores da economia, considerando as particularidades de cada atividade em relação a riscos, regulamentações e perfil da força de trabalho. A seguir, destacamos como o KYE se aplica em alguns setores-chave:
Setor educacional
No setor educacional, a proteção de crianças e adolescentes é prioridade. A Lei nº 14.811/2024 tornou obrigatória a verificação de antecedentes criminais para profissionais que atuam diretamente com esse público, com renovação semestral. A exigência se aplica a professores, auxiliares, profissionais administrativos e de apoio que tenham contato com menores.
Nesse contexto, o KYE contribui para garantir um ambiente seguro para os estudantes, ajudando a prevenir abusos e outras condutas inadequadas. Além disso, a verificação de qualificações e histórico profissional também é relevante para preservar a qualidade do ensino e a reputação das instituições.
Setor logístico
O setor logístico, responsável pelo transporte e armazenamento de mercadorias, está exposto a riscos como roubo de cargas, desvio de produtos e fraudes.
Nesse contexto, o KYE é importante para avaliar a idoneidade de motoristas, operadores de armazém e outros profissionais que lidam com bens de alto valor ou informações sensíveis.
Práticas como checagem de antecedentes criminais, análise do histórico de condução e verificação de referências profissionais ajudam a reduzir perdas financeiras, reforçar a segurança da cadeia de suprimentos e evitar o envolvimento da empresa em atividades ilícitas.
Setor industrial
Na indústria, os riscos podem envolver sabotagem, espionagem industrial, roubo de propriedade intelectual ou acidentes decorrentes de negligência ou má conduta.
O KYE, nesse contexto, está relacionado à verificação de qualificações técnicas, histórico profissional e antecedentes de colaboradores que operam máquinas complexas, lidam com materiais perigosos ou têm acesso a informações estratégicas e processos produtivos.
A adoção dessas práticas contribui para a segurança operacional, a proteção de ativos e a manutenção da competitividade da empresa.
Setor financeiro
O setor financeiro é um dos mais regulados em relação a práticas de KYE, principalmente devido às exigências de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Combate ao Financiamento do Terrorismo. As instituições financeiras precisam adotar processos rigorosos de verificação de colaboradores, que podem incluir análise de antecedentes, avaliação de histórico financeiro e monitoramento contínuo de condutas.
O objetivo é evitar que o sistema financeiro seja utilizado para atividades ilícitas, preservando a integridade do mercado e a confiança dos clientes.
Nesse contexto, regulamentações do Banco Central do Brasil (BACEN) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) estabelecem diretrizes que tornam essas práticas parte essencial da gestão de conformidade das instituições.
Pilares de um programa de KYE eficaz
Para que um programa de KYE seja eficaz e esteja alinhado à legislação brasileira, as empresas devem estruturar suas práticas a partir de alguns pilares fundamentais.
1. Diligência apropriada
A realização de background checks é um dos principais pilares do KYE. No entanto, essa prática deve ser proporcional ao risco da função e estar em conformidade com a legislação trabalhista e a LGPD.
O Tribunal Superior do Trabalho tem se posicionado sobre a legalidade da verificação de antecedentes criminais, permitindo-a apenas para cargos que envolvam fidúcia, acesso a informações sensíveis, manuseio de valores ou atividades relacionadas à segurança.
Por isso, é essencial que as empresas estabeleçam critérios claros e justificados para a realização dessas verificações, evitando práticas discriminatórias e garantindo a adequação da análise ao contexto da função.
Leia mais: O que é Due Diligence? Guia completo sobre diligência para compliance empresarial
2. Monitoramento contínuo
O KYE não se limita à etapa de contratação. O monitoramento contínuo dos colaboradores é importante para identificar possíveis mudanças no perfil de risco ao longo do tempo. Isso pode incluir a atualização de informações cadastrais, a verificação de novas ocorrências criminais (quando aplicável e legalmente permitido) e o acompanhamento de condutas que possam representar riscos para a organização.
A Lei nº 14.811/2024, por exemplo, já prevê a renovação periódica da verificação de antecedentes em determinadas atividades, evidenciando a importância desse acompanhamento contínuo.
3. Políticas e procedimentos internos
A elaboração e a disseminação de um Código de Conduta claro, que estabeleça os valores éticos e as expectativas de comportamento da empresa, são elementos essenciais para sustentar um programa de KYE.
Além disso, a implementação de canais de denúncia seguros e eficazes, que garantam anonimato e proteção contra retaliações, incentiva a comunicação de irregularidades e contribui para o fortalecimento da cultura de integridade dentro da organização.
4. Respeito aos direitos trabalhistas e à privacidade
A implementação de práticas de KYE deve ocorrer com respeito aos direitos fundamentais dos trabalhadores, especialmente no que se refere à privacidade e à não discriminação.
A coleta de dados deve se limitar ao necessário para atender à finalidade legítima do programa, e o tratamento dessas informações precisa seguir rigorosamente as diretrizes da LGPD.
Nesse contexto, é recomendável que as empresas contem com orientação jurídica especializada para garantir que suas políticas de KYE estejam em conformidade com a legislação trabalhista e com as normas de proteção de dados.
Como a Netrin pode auxiliar na implementação do KYE
A Netrin, especialista em soluções de compliance, TPRM e gestão de riscos, oferece ferramentas que automatizam e otimizam os processos de KYE.
Nossa plataforma permite a realização de background checks completos e o monitoramento contínuo de colaboradores, sempre em conformidade com a legislação brasileira.
Com a Netrin, sua empresa pode:
Automatizar a verificação de antecedentes: agilize o processo de checagem de informações, reduzindo tempo e custos operacionais.
Realizar monitoramento contínuo: receba alertas sobre mudanças no perfil de risco dos colaboradores e garanta uma gestão mais proativa.
Garantir a conformidade legal: nossas soluções são desenvolvidas para atender às exigências das regulamentações setoriais.
Fortalecer a cultura de integridade: tenha mais segurança nas contratações e no dia a dia, protegendo a reputação e a sustentabilidade do seu negócio.
A implementação de um programa de KYE bem estruturado, com o apoio de tecnologias como as oferecidas pela Netrin, torna-se um investimento estratégico para proteger a empresa de riscos e fortalecer sua posição no mercado.
Fale agora com um especialista e transforme sua gestão de riscos.
