CND: o que é e como emitir a Certidão Negativa de Débitos

A CND (Certidão Negativa de Débitos) é o documento oficial que comprova que uma pessoa física ou jurídica não possui débitos pendentes perante determinado órgão fiscal, trabalhista ou previdenciário.

Emitida gratuitamente por entes como a Receita Federal, as Secretarias de Fazenda estaduais e municipais, o TST e a Caixa Econômica Federal, ela atesta a regularidade fiscal exigida em licitações, financiamentos, contratos e processos de compliance.

Poucos documentos são tão decisivos para a rotina de uma empresa quanto a certidão negativa de débitos. Em diferentes momentos do dia a dia, ela surge como requisito para assinar contratos, participar de licitações, obter crédito, vender um imóvel ou simplesmente demonstrar que o negócio está em conformidade com suas obrigações legais.

Quando a certidão não está disponível, negociações podem ser interrompidas, oportunidades são perdidas e a exposição a riscos fiscais e jurídicos aumenta.

É nesse ponto que muitas empresas descobrem que “a CND” não é um documento único. Existem diferentes certidões, cada uma emitida por um órgão específico, com critérios, prazos de validade e canais próprios de emissão.

Uma empresa pode estar regular perante um órgão e, ainda assim, encontrar pendências em outro, o que torna o entendimento desse sistema essencial para evitar surpresas em momentos críticos.

Neste guia, você vai entender o que é a CND, para que ela serve, quais são os principais tipos de certidão, como emitir cada uma delas passo a passo e o que fazer quando a emissão é negada.

Ao final, também mostramos o desafio que surge quando a tarefa deixa de ser emitir uma única certidão e passa a envolver o monitoramento da regularidade fiscal de dezenas ou centenas de fornecedores, um processo que, só ganha eficiência com automação.

O que é CND (Certidão Negativa de Débitos)?

A CND é o documento que comprova a ausência de débitos e pendências de um contribuinte perante um determinado órgão público. Em outras palavras, ela funciona como uma prova de quitação de débitos e um atestado de idoneidade fiscal, confirmando que a pessoa física ou jurídica está em situação regular naquele momento.

No âmbito federal, o nome oficial do documento é Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, também chamada de certidão conjunta, por ser emitida em parceria pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Desde 2014, essa unificação incorporou à certidão federal as antigas contribuições previdenciárias, de modo que a CND federal hoje abrange também os débitos com o INSS.

Também é comum encontrar a CND sendo chamada de certidão de regularidade fiscal ou comprovante de regularidade tributária, especialmente em contratos, editais de licitação e documentos corporativos.

Embora a nomenclatura varie conforme o contexto, todas essas expressões se referem à mesma finalidade: comprovar que não existem pendências fiscais capazes de comprometer a operação, a contratação ou a reputação de quem apresenta o documento.

A certidão pode ser emitida tanto para pessoa física, com base no CPF, quanto para pessoa jurídica, com base no CNPJ. No caso das empresas, a certidão emitida para a matriz é válida para todos os estabelecimentos, incluindo filiais, o que simplifica a comprovação da regularidade em grupos com várias unidades.

Para que serve a CND?

A certidão negativa de débitos é exigida sempre que uma organização ou um órgão público precisa confirmar que está lidando com um parceiro regular. Ela é, na prática, um filtro de risco.

Entre as situações mais comuns em que a CND é solicitada, destacam-se:

• Participação em licitações e contratos públicos: a comprovação de regularidade fiscal é condição obrigatória para habilitação em processos licitatórios e para a manutenção de contratos com a administração pública.
• Obtenção de crédito e financiamento: bancos e instituições financeiras exigem a certidão para liberar empréstimos, financiamentos e outras linhas de crédito, pois ela sinaliza saúde fiscal.
• Compra e venda de imóveis: cartórios e compradores solicitam CNDs para garantir que o vendedor não possui débitos que possam recair sobre a transação.
• Abertura e alteração de empresas: diversos atos societários, como cisões, fusões e encerramentos, dependem da apresentação de certidões negativas.
• Processos de compliance e due diligence: a certidão é um dos documentos centrais na avaliação de risco de clientes, fornecedores e parceiros.
• Homologação de fornecedores: áreas de compras condicionam o cadastro e a manutenção de fornecedores à comprovação contínua de regularidade fiscal.

Em todos esses casos, a lógica é a mesma. A CND reduz a assimetria de informação entre as partes e protege quem contrata de assumir riscos herdados de um parceiro irregular.

Quais são os tipos de CND?

Não existe uma única certidão negativa que resuma toda a situação de uma empresa. A regularidade fiscal é dividida por esfera de governo e por natureza da obrigação, o que dá origem a diferentes tipos de CND, cada um emitido por um órgão específico. Conhecer essa divisão é essencial para saber exatamente quais documentos solicitar em cada operação.

Principais tipos de certidão negativa e seus órgãos emissores

Tipo de certidão	Órgão emissor	O que comprova
CND Federal (conjunta)	Receita Federal + PGFN	Regularidade quanto a tributos federais, Dívida Ativa da União e contribuições previdenciárias (INSS).
CND Estadual	Secretaria de Fazenda (SEFAZ)	Ausência de débitos estaduais, como ICMS, IPVA e ITCMD.
CND Municipal	Prefeitura / Secretaria de Finanças	Ausência de débitos municipais, como ISS e IPTU.
CNDT	Tribunal Superior do Trabalho (TST)	Inexistência de débitos trabalhistas inscritos em dívida ativa da Justiça do Trabalho.
CRF / FGTS	Caixa Econômica Federal	Regularidade quanto aos recolhimentos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

A CND Federal é a mais abrangente e a mais exigida. Por reunir tributos administrados pela Receita Federal, débitos inscritos na Dívida Ativa da União e as contribuições previdenciárias, ela concentra em um único documento boa parte da regularidade fiscal de uma empresa perante a União.

A CND Estadual, emitida pela Secretaria de Fazenda do estado da sede, comprova a regularidade quanto a tributos como o ICMS, o IPVA e o ITCMD. As regras e a validade variam bastante de um estado para outro, o que exige atenção quando a empresa atua em mais de uma unidade da federação.

A CND Municipal trata dos tributos de competência do município, como o ISS e o IPTU, e é emitida pela prefeitura da cidade onde a empresa está estabelecida. A CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas), por sua vez, atesta a inexistência de débitos trabalhistas e é indispensável em licitações. Já o CRF (Certificado de Regularidade do FGTS) comprova que a empresa está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia dos empregados.

Vale destacar que a antiga CND Previdenciária deixou de ser emitida separadamente. Desde a unificação de 2014, a comprovação de regularidade previdenciária está incorporada à certidão federal conjunta, o que reduziu o número de documentos que a empresa precisa reunir.

Quais são as diferenças entre CND, CPD e CPEN?

Um dos pontos que mais gera dúvida é a diferença entre os tipos de certidão que um órgão pode emitir. Nem sempre o resultado da consulta é uma certidão negativa.

Dependendo da situação fiscal, o contribuinte pode receber uma certidão positiva ou uma certidão positiva com efeitos de negativa. Entender essa distinção evita interpretações equivocadas em processos de contratação.

Comparativo entre CND, CPD e CPEN

Certidão	Situação fiscal	Efeito prático
CND (Negativa)	Não há débitos pendentes.	Comprova regularidade total. Aceita em qualquer processo que exija idoneidade fiscal.
CPD (Positiva)	Há débitos pendentes e exigíveis.	Indica irregularidade. Costuma impedir a habilitação em licitações e contratos.
CPEN (Positiva com efeitos de negativa)	Há débitos, mas com exigibilidade suspensa.	Tem o mesmo valor legal da certidão negativa. Aceita como prova de regularidade.

A CND é a certidão negativa propriamente dita. Ela é emitida quando não há qualquer débito pendente e representa a situação ideal de regularidade.

A CPD (Certidão Positiva de Débitos) é emitida quando existem débitos em aberto e exigíveis. Na prática, ela sinaliza uma irregularidade e costuma inviabilizar contratos, financiamentos e a participação em licitações.

A CPEN (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa) é o meio-termo que muitas empresas desconhecem. Ela é emitida quando existem débitos, mas a exigibilidade está suspensa, por exemplo, quando o débito está parcelado e em dia, garantido por depósito judicial ou coberto por decisão que suspende a cobrança.

O ponto mais importante é que a CPEN tem o mesmo valor legal da certidão negativa. Ou seja, uma empresa com CPEN é considerada regular para fins de contratação, o que a diferencia claramente da certidão positiva simples.

Como emitir a CND federal (passo a passo)

A emissão da certidão federal é totalmente digital e gratuita. Desde janeiro de 2022, ela passou a ser emitida exclusivamente pela internet, o que agilizou o processo. Veja como obter a sua:

1. Acesse o portal oficial: entre no site da Receita Federal, na seção de certidões, ou no portal gov.br. A consulta pode ser feita por qualquer pessoa, sem necessidade de login para a emissão simples.
2. Informe o CPF ou CNPJ: digite o número de identificação da pessoa física ou jurídica para a qual deseja emitir a certidão.
3. Consulte a situação fiscal: o sistema verifica automaticamente a existência de pendências junto à Receita Federal e à PGFN, incluindo a Dívida Ativa da União.
4. Gere o documento em PDF: caso não haja pendências, a certidão é gerada na hora, em formato PDF, com código de controle para validação de autenticidade.
5. Guarde o comprovante: a emissão é gratuita e o documento pode ser conferido posteriormente pelo código de controle no próprio site do órgão emissor.

A base normativa da certidão federal é a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, que rege sua emissão e foi atualizada pela Portaria Conjunta nº 103/2021, responsável por tornar o processo exclusivamente digital.

Como emitir a CND estadual (passo a passo)

A certidão estadual comprova a regularidade quanto aos tributos de competência do estado. Como cada unidade da federação possui seu próprio portal e suas próprias regras, o procedimento pode variar. De forma geral, o caminho é o seguinte:

1. Acesse o portal da SEFAZ: entre no site da Secretaria de Fazenda do estado onde está a sede da empresa.
2. Localize a emissão de certidões: procure pela área de serviços ao contribuinte ou de emissão de certidão de regularidade fiscal.
3. Informe o CNPJ e gere a certidão: preencha os dados solicitados e emita o documento. Fique atento a particularidades de cada estado, como campos adicionais ou prazos de validade distintos.

Empresas com operação em vários estados precisam repetir esse processo em cada SEFAZ correspondente, o que torna o controle manual especialmente trabalhoso.

Como emitir a CND municipal (passo a passo)

A certidão municipal atesta a regularidade quanto aos tributos do município, como o ISS e o IPTU. A emissão é feita no portal da prefeitura da cidade onde a empresa está estabelecida.

1. Acesse o portal da prefeitura: entre no site oficial do município da sede da empresa.
2. Encontre a seção de tributos: procure pela área de emissão de certidões, geralmente dentro dos serviços de tributos ou finanças.
3. Informe o CNPJ e gere a certidão: preencha os dados e emita o documento diretamente pelo portal.

Assim como no caso estadual, a diversidade de portais municipais é um dos maiores obstáculos ao acompanhamento manual da regularidade de uma base de fornecedores espalhada pelo país.

Como emitir a CNDT (passo a passo)

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas comprova a inexistência de débitos trabalhistas inscritos em dívida ativa da Justiça do Trabalho. Sua emissão é rápida, digital e gratuita.

1. Acesse o site do TST: entre no portal do Tribunal Superior do Trabalho, na área de emissão da CNDT.
2. Informe o CNPJ: digite o número de identificação da empresa.
3. Gere a certidão: o documento é emitido digitalmente e sem custo, também disponível para pessoa física por meio do CPF.

A CNDT é indispensável em licitações públicas, sendo uma das certidões mais recorrentemente exigidas na habilitação de fornecedores.

Como emitir o CRF/FGTS (passo a passo)

O Certificado de Regularidade do FGTS comprova que a empresa está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia dos seus empregados. A emissão é feita pela Caixa Econômica Federal.

1. Acesse o site da Caixa: entre no portal da Caixa Econômica Federal, na área de consulta de regularidade do FGTS.
2. Informe o CNPJ e o estado da sede: preencha os dados de identificação da empresa e a unidade da federação onde está estabelecida.
3. Gere o certificado: caso a empresa esteja regular, o CRF é emitido na hora, com prazo de validade próprio.

O CRF é exigido em licitações, na obtenção de financiamentos com recursos do FGTS e em diversas operações que envolvem a administração pública.

Qual é a validade das certidões negativas?

Cada documento tem um prazo de validade próprio, e uma certidão vencida perde totalmente sua função de comprovar regularidade. O controle desses vencimentos é um dos pontos mais críticos da gestão de regularidade fiscal.

Prazos de validade por tipo de certidão

Certidão	Validade aproximada
CND Federal (conjunta)	180 dias a partir da emissão
CNDT	180 dias a partir da emissão
CRF / FGTS	Definida no próprio certificado, geralmente curta
CND Estadual	Variável por estado, comumente 30, 60 ou 90 dias
CND Municipal	Variável por município, comumente 30, 60 ou 90 dias

Enquanto a certidão federal e a CNDT costumam ter validade de 180 dias, as certidões estaduais e municipais variam bastante e frequentemente têm prazos mais curtos, de 30 a 90 dias.

Isso significa que uma empresa que apresentou todas as certidões em janeiro pode estar irregular em março, sem que nada tenha mudado em sua operação, apenas porque um documento venceu.

Para uma organização que precisa controlar não só as próprias certidões, mas também as de dezenas ou centenas de fornecedores, cada um com vencimentos distintos em órgãos distintos, o acompanhamento manual se torna praticamente inviável.

É aí que a automação deixa de ser um luxo e passa a ser uma necessidade operacional.

O que fazer quando a CND não é liberada?

Nem sempre a certidão negativa é emitida na primeira tentativa. Quando o sistema identifica alguma pendência, ele não gera a CND, e sim uma certidão positiva ou uma mensagem de impedimento. Isso não significa, necessariamente, que a empresa esteja de fato irregular. Muitas vezes, trata-se de uma inconsistência que pode ser resolvida.

Os motivos mais comuns para a não liberação são a existência de débitos em aberto, a irregularidade cadastral e as pendências declarativas, como uma obrigação acessória não transmitida. O primeiro passo é identificar exatamente o que está impedindo a emissão.

No caso da certidão federal, isso é feito no e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal, na opção de consulta de pendências e situação fiscal. Lá, o contribuinte visualiza a lista de pendências que bloqueiam a certidão e pode iniciar a regularização, seja quitando o débito, seja parcelando, seja corrigindo a informação declarada.

Se, após a regularização, a certidão negativa ainda não puder ser emitida pela internet, existe a possibilidade de protocolar um requerimento específico de certidão. Quando a pendência é relativa a créditos administrados pela PGFN, esse pedido é feito pelo portal Regularize. Quando o débito está com exigibilidade suspensa, por parcelamento em dia ou garantia judicial, o resultado adequado é a emissão de uma CPEN, que, como vimos, tem o mesmo valor legal da certidão negativa.

O ponto de atenção aqui é o tempo. Regularizar pendências e obter uma nova certidão pode levar dias. Quando isso acontece no meio de uma licitação ou de uma contratação urgente, o prazo perdido pode significar a perda do negócio. Antecipar-se ao vencimento é sempre mais barato do que correr atrás de uma certidão bloqueada.

Por que a CND é essencial para o compliance?

Além do uso pontual em contratos e licitações, a CND cumpre um papel estratégico dentro dos programas de compliance e de gestão de riscos. Ela é uma das evidências mais objetivas de que uma empresa está lidando apenas com parceiros idôneos.

A regularidade fiscal funciona como um dos principais indicadores de idoneidade de um parceiro de negócio. Um fornecedor com débitos em aberto ou certidões vencidas pode representar risco de descontinuidade, sinalizar fragilidade financeira ou até mesmo expor a empresa contratante a questionamentos futuros.

Esse ponto ganha peso jurídico quando se considera o risco de responsabilidade solidária. Operar com parceiros irregulares pode, em determinadas situações, atrair para a empresa contratante consequências fiscais e trabalhistas que, a princípio, seriam apenas do parceiro. A verificação prévia da regularidade é uma das formas de mitigar esse risco.

Um marco importante nesse debate é a Súmula 509 do STJ, segundo a qual o comprador de boa-fé não é responsabilizado pela inidoneidade de um fornecedor posteriormente declarada, desde que comprove ter agido com diligência. Na leitura consolidada pelo Superior Tribunal de Justiça, a boa-fé do adquirente reside justamente em exigir, no momento da negociação, a documentação que comprove a regularidade do parceiro. Em outras palavras, verificar e arquivar as certidões dos fornecedores não é apenas uma boa prática, é uma proteção jurídica concreta.

Por isso, a CND deixou de ser um documento pontual e passou a integrar dois momentos-chave da relação com fornecedores: a homologação, no onboarding, quando se confirma a regularidade antes de iniciar a parceria, e o monitoramento contínuo, ao longo de toda a relação, quando se acompanha se essa regularidade se mantém.

Verificação de CND de terceiros em escala

Há uma diferença fundamental entre emitir a própria certidão e verificar a regularidade de uma base inteira de fornecedores. Emitir a sua CND é uma tarefa que você faz algumas vezes por ano. Verificar as certidões de centenas de parceiros, de forma recorrente, é um problema de outra natureza.

O desafio do controle manual se multiplica rapidamente. Cada fornecedor pode exigir certidões federais, estaduais, municipais, trabalhistas e de FGTS. Se a empresa lida com fornecedores em diferentes estados e municípios, o número de portais a consultar cresce de forma explosiva. Some a isso os vencimentos distintos de cada documento e o resultado é uma matriz de controle que nenhuma planilha sustenta por muito tempo.

O risco de operar com um fornecedor que tem uma CND vencida ou uma certidão positiva é real e silencioso. Uma certidão que estava válida no cadastro inicial pode ter vencido meses depois, sem que ninguém perceba, e a empresa continua contratando como se tudo estivesse regular. Quando o problema aparece, geralmente já é tarde, seja em uma auditoria, seja em uma fiscalização, seja em uma disputa judicial.

Por isso, verificar a regularidade de terceiros não é uma ação única, e sim um processo de monitoramento contínuo. A pergunta certa não é apenas se o fornecedor estava regular quando foi cadastrado, mas se ele continua regular hoje, e amanhã. Responder a essa pergunta manualmente, para toda a base, é o que se tornou inviável.

Como automatizar a emissão e verificação de CNDs?

A automação resolve exatamente o gargalo que o controle manual não sustenta. Em vez de consultar dezenas de portais um a um, a empresa passa a orquestrar todas as verificações em um só lugar, de forma programática e recorrente. Na prática, uma solução de automação de certidões permite:

• Consulta automatizada a múltiplos órgãos via API: as verificações de regularidade federal, estadual, municipal, trabalhista e de FGTS são feitas de forma integrada, sem depender de acesso manual a cada portal.
• Emissão e verificação em lote: milhares de CNPJs e CPFs podem ser consultados simultaneamente, transformando horas de trabalho manual em minutos de processamento.
• Monitoramento contínuo de vencimentos e mudanças de status: o sistema acompanha a validade de cada certidão e reavalia a situação dos parceiros de forma recorrente.
• Alertas automáticos: a empresa é avisada em tempo real sempre que uma certidão vence ou quando um fornecedor deixa de estar regular.
• Integração com ERPs e plataformas de compliance: os dados de regularidade fluem diretamente para os sistemas de gestão, eliminando retrabalho e mantendo tudo atualizado.
• Centralização das certidões: todos os documentos e status ficam reunidos em um único painel, prontos para auditoria e para comprovar diligência.

Com esse arranjo, a regularidade fiscal deixa de ser uma corrida contra o vencimento e passa a ser um processo governado, previsível e auditável.

Com as soluções da Netrin, sua empresa consulta automaticamente a situação fiscal e cadastral de milhares de CNPJs e CPFs, recebe alertas em tempo real sobre pendências e vencimentos de CNDs, integra as consultas aos seus sistemas e reduz o risco de contratações irregulares, elevando o nível da governança corporativa.

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Perguntas frequentes sobre CND

O que é uma CND (Certidão Negativa de Débitos)?

A CND é o documento oficial que comprova a ausência de débitos e pendências de uma pessoa física ou jurídica perante um determinado órgão fiscal, trabalhista ou previdenciário. Ela atesta a regularidade fiscal e é exigida em licitações, contratos, financiamentos e processos de compliance.

Quais são os tipos de CND?

Os principais tipos são a CND Federal (Receita Federal e PGFN, que inclui as contribuições previdenciárias), a CND Estadual (SEFAZ), a CND Municipal (prefeitura), a CNDT (débitos trabalhistas, emitida pelo TST) e o CRF/FGTS (Caixa Econômica Federal). A antiga certidão previdenciária foi unificada à federal.

Como emitir a CND federal?

A emissão é feita de forma totalmente digital pelo site da Receita Federal ou pelo portal gov.br. Basta informar o CPF ou CNPJ, consultar a situação fiscal e gerar o documento em PDF. O processo é gratuito e a certidão é emitida na hora quando não há pendências.

A emissão da CND é gratuita?

Sim. A emissão das certidões negativas de débitos é gratuita em todos os órgãos oficiais, sejam federais, estaduais, municipais ou trabalhistas. Cobrar pela emissão da certidão em si não é uma prática dos órgãos emissores.

Qual a validade da certidão negativa de débitos?

A CND federal e a CNDT costumam ter validade de 180 dias. Já as certidões estaduais e municipais variam conforme o órgão emissor, geralmente entre 30 e 90 dias. Por isso, o controle de vencimentos é essencial para manter a regularidade sempre atualizada.

Qual a diferença entre CND e CPEN?

A CND é emitida quando não há débitos pendentes. A CPEN (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa) é emitida quando existem débitos, mas com a exigibilidade suspensa, por exemplo, em caso de parcelamento em dia ou garantia judicial. Na prática, a CPEN tem o mesmo valor legal da certidão negativa.

O que fazer quando a CND não é liberada?

O primeiro passo é consultar as pendências no e-CAC para identificar o que impede a emissão, como débitos em aberto ou irregularidades cadastrais. Depois, é preciso regularizar a situação e, se necessário, protocolar um requerimento específico de certidão. Quando há débito com exigibilidade suspensa, o resultado adequado é a emissão da CPEN.

Como verificar a CND de fornecedores automaticamente?

A verificação em escala é feita por meio de soluções que consultam múltiplos órgãos via API, processam CNPJs e CPFs em lote, monitoram continuamente vencimentos e mudanças de status e emitem alertas automáticos. Plataformas como a Netrin integram essas verificações aos sistemas de ERP e compliance, centralizando o controle da regularidade de toda a base de fornecedores.