No ambiente acadêmico, a segurança e a credibilidade são essenciais. A aplicação do Know Your Employee (KYE) é uma estratégia eficaz para garantir que sua instituição de ensino contrate profissionais confiáveis e mantenha sua reputação longe de polêmicas causadas por colaboradores com problemas criminais, judiciais ou fiscais.
Em janeiro de 2024, foi sancionada a Lei n° 14.811/24, que obriga todas as instituições de ensino a realizar a verificação de antecedentes criminais de seus colaboradores a cada seis meses.
Neste artigo, vamos discorrer sobre como implementar o KYE de forma eficiente, utilizando validação de dados e verificação de antecedentes.
O que é o Know Your Employee (KYE)?
O conceito de Know Your Employee é uma prática de compliance que visa conhecer melhor os funcionários de uma empresa. Ele envolve processos estruturados de validação de dados, conferência de documentação e verificação de antecedentes criminais e profissionais.
No setor educacional, onde a confiança é um fator primordial, o KYE ajuda a evitar riscos e assegura que professores, administrativos e colaboradores tenham um histórico adequado para lidar com alunos e comunidade acadêmica.
Quais os benefícios do KYE para instituições de ensino?
- Mais segurança para alunos e colaboradores: A verificação de antecedentes criminais e profissionais reduz riscos de contratação inadequada.
- Transparência e confiabilidade: Instituições que adotam boas práticas de compliance transmitem credibilidade para pais e alunos.
- Prevenção de fraudes e falsificações: A validação de dados impede que informações falsas passem despercebidas no processo seletivo.
- Atendimento a normas regulatórias: Muitas instituições precisam seguir exigências legais para garantir um ambiente seguro e ético.
Como implementar o KYE na sua instituição?
1. Validação de Dados
Antes de contratar qualquer profissional, é essencial conferir a autenticidade dos dados informados. Isso pode incluir:
- Verificação de documentos pessoais (RG, CPF, passaporte);
- Conferência de diplomas e certificados acadêmicos;
- Checagem de histórico profissional e referências de empregos anteriores.
2. Consulta de Antecedentes
A consulta de antecedentes criminais e profissionais garante que os colaboradores possuem um histórico adequado para atuar na instituição. Algumas fontes relevantes para essa verificação incluem:
- Tribunais de Justiça e órgãos de segurança;
- Registros trabalhistas e histórico de conduta profissional;
- Consultas em listas de inadimplência e fraudes.
3. Automatização do Processo
O uso de soluções tecnológicas pode agilizar o processo de validação de dados e verificação de antecedentes. Plataformas especializadas, como as oferecidas pela Netrin, integram diferentes fontes de dados para um processo mais rápido e preciso.
A verificação manual de dados com as práticas de KYE leva, em média, 3 dias, considerando uma busca simples que inclui verificação de antecedentes criminais, validação de identidade e conferência de registros públicos básicos.
Por isso, cada vez mais se torna importante estar aliado a essas tecnologias que otimizam sua rotina com segurança e credibilidade.
4. Monitoramento Contínuo
Não basta realizar o KYE apenas no momento da contratação. A instituição deve se embasar na lei (n° 14.811/24) e manter atualizados os registros de antecedentes e validação de dados.
Existe invasão de privacidade na checagem de antecedentes de um candidato?
Não, a validação de dados e checagem de antecedentes criminais e judiciários são endossadas por lei em território brasileiro.
Em 2024, foi sancionada uma lei (nº 14.811/2024) que obriga a verificação de dados e antecedentes criminais de cada colaborador que entrar em um processo seletivo em instituições de ensino no Brasil. Esse monitoramento deve ocorrer de seis em seis meses.
Caso a legislação não seja colocada em prática, sua instituição de ensino está sujeita a sanções aplicadas pela fiscalização vigente na região.
Como a Netrin pode ajudar a sua instituição de ensino?
O processo de Background Check aplicado ao processo de KYE realizado pela Netrin, facilita toda a análise de dados e antecedentes dos candidatos e colaboradores de instituições de ensino.
Dentro da plataforma, apenas com o CPF do candidato, você tem acesso ao dossiê completo com as informações parametrizadas que fazem sentido para o monitoramento de colaboradores.
As informações mapeadas pela plataforma são todas de fontes confiáveis e podem ser atualizadas de acordo com a sua necessidade.
Clique aqui e fale com um de nossos especialistas, para entender como a Netrin te ajuda a ficar em compliance e proteger a reputação da sua instituição de ensino.
Conclusão
A implantação do Know Your Employee é uma etapa fundamental para manter a segurança e a credibilidade da sua instituição de ensino. Com boas práticas de validação de dados e verificação de antecedentes, é possível contratar profissionais mais qualificados e confiáveis, garantindo um ambiente educacional seguro para todos.
Se sua instituição deseja modernizar seus processos de compliance, conte com soluções especializadas para tornar o KYE mais eficiente e preciso.
