As organizações dependem de informações confiáveis e atualizadas, justamente o objetivo da gestão de dados mestres, com a centralização de dados em um repositório único
O que você lerá neste artigo:
- O que é gestão de dados mestres?
- Para que serve a Gestão de dados mestres?
- Por que se preocupar com o Gerenciamento de dados mestres?
- 3 falhas que impedem uma boa gestão de dados mestres
- Como adotar uma estratégia de gestão de dados mestres eficiente?
O que é Gestão de dados mestre?
A gestão ou gerenciamento de dados mestres, conhecido na sigla em inglês por MDM (Master Data Management), é uma disciplina baseada em tecnologia onde as áreas de negócio e TI trabalham juntos para garantir a uniformidade, precisão, administração, consistência semântica e responsabilidade dos ativos de dados mestre compartilhados oficiais da empresa.
Para ficar ainda mais claro, a gestão de dados mestres não possui um único dono. Tanto a área de TI quanto as áreas de negócio que manipulam estes dados como Vendas, Compras, Marketing, Customer Success, Fiscal, Cadastro, Faturamento, entre outras, são responsáveis por garantir uma boa governança de dados.
Dados mestres são informações categorizadas entre produtos, materiais, clientes, fornecedores. Estas informações podem ser externas e, neste caso, extraídos via web scraping de fontes públicas ou privadas, ou internas, que são coletados entre as áreas para circular nos sistemas.
Para que serve a Gestão de dados mestres?
A proposta da disciplina de MDM ou gerenciamento de dados mestres é garantir que as informações estejam sempre atualizadas para permitir o cruzamento de diferentes fontes, o que gera insights em relação à estratégia adotada por concorrentes e a aspectos sobre o desempenho do próprio negócio. A gestão de dados mestres também favorece e facilita o Compliance e preserva a reputação da empresa.
Vale reforçar que a prática de MDM é também uma porta de entrada para o desenvolvimento sustentável do negócio e está atrelada ao conceito de iniciativas ESG (pilares de responsabilidade com o Meio Ambiente, o Social e a Governança). Sem contar que está aliada também à LGPD, já que manter os dados seguros e constantemente atualizados é uma forma de prevenir fraudes de identidade com CPF expostos por exemplo, e isto é de legítimo interesse, tanto de quem utiliza o dado quanto do titular do dado.
Por que se preocupar com o Gerenciamento de dados mestres?
Segundo relatório de inteligência artificial do Instituto Gartner (Hype Cycle for Artificial Intelligence 2021), uma das quatro tendências que impulsionam o uso de inteligência artificial é utilizar os dados e recursos de forma eficiente, com dados pequenos e amplos, que possibilitam o aprendizado contínuo da inteligência artificial. O relatório estima, utilizando o exemplo IA generativa (Generative AI) que foi usada para criar uma droga para tratar o transtorno obsessivo-compulsivo (TOC) em menos de 12 meses, afirmando que, até 2025, “mais de 30% dos novos medicamentos e materiais serão descobertos sistematicamente usando técnicas de IA.”
Sendo assim, é correto afirmar que o avanço tecnológico das empresas está diretamente ligado à forma como utilizam seus dados.
Os dados são ativos valiosos das empresas. E o gerenciamento de dados mestres garante que os dados estejam conectados à realidade e sem equívocos para que possam ser usados na operação do dia a dia, seja para tomar decisões relativas aos setores ou para melhorar a experiência dos consumidores.
Cada vez mais, porém, as companhias estão investindo em plataformas tecnológicas distintas com diferentes finalidades. Essas soluções são integradas de forma a simplificar o seu uso no dia a dia pelos colaboradores, mas a pergunta que fica é: como garantir que os dados que estão circulando são confiáveis?
Quando o uso de dados cresce em diferentes plataformas, a gestão dessas informações pode se tornar uma dificuldade. Reduzir custos, ser mais ágil nos processos torna-se um objetivo distante.
3 falhas que impedem uma boa gestão de dados mestres
Há empresas em diferentes etapas do processo de gestão de dados. Em geral, porém, há três erros comuns que são cometidos:
1. Dados isolados em vários sistemas
CRM, ERP, IoT, SaaS… Enfim, há uma “sopa de letrinhas” relacionadas ao mundo da tecnologia que confunde muitas pessoas. Em muitas empresas os dados não estão centralizados. As informações de clientes estão no CRM, de fornecedores no ERP, produtos em um software relacionado ao estoque e outros. O fato dos dados estarem em lugares distintos dificulta a criação de uma política para a gestão de dados.
2. Informações erradas ou desatualizadas
Uma pesquisa da Serasa Experian mostrou que 50% da desconfiança de dados vem de falhas humanas na hora de preencher informações. Além disso, muitos dados estão desatualizados, especialmente os obtidos de fontes públicas que precisam ser revisados periodicamente, o que tira a credibilidade de análises baseadas em dados.
3. Correção constante
Mesmo quando há um sistema específico, as empresas estão sempre focadas em corrigir os dados pela falta de um “golden record”. Isso impede que a tecnologia traga seu principal benefício: uma abordagem estratégica para cada negócio. O cuidado com os dados mestres garante que a empresa possa operar de forma tática e não apenas corretiva.
Como adotar uma estratégia de gestão de dados mestres eficiente?
Listamos quatro passos iniciais para facilitar a adoção da estratégia de gerenciamento de dados mestres em sua empresa. Confira a seguir:
Passo 1: Defina uma base única
Centralizar os dados mestres em um único local, chamado de golden record, será a chave para o sucesso da sua gestão de dados mestres. Este repositório central será a base que distribui as informações para os demais silos de informação (CRM, ERP, entre outros), além de garantir uma experiência única para o cliente final do seu serviço.
Para criar a sua base única, é imprescindível atualizar os dados, organizando as informações essenciais. Para isso comece implementando uma rotina de saneamento de dados cadastrais, que garante a precisão dos dados nas principais fontes públicas e privadas.
A partir das informações essenciais, inicia-se o enriquecimento de dados que variam de negócio para negócio, como histórico de compras, variações de nome do produto, situação cadastral do fornecedor, histórico de faturamento, entre inúmeras informações que alimentam este cadastro único e atualizado.
Passo 2: Crie uma política própria de dados
Estabeleça uma política de dados específica para o seu negócio. Ela deve estar alinhada à visão de negócio futura e ao planejamento estratégico da empresa de longo prazo. Basicamente, é preciso responder a quatro importantes perguntas:
- Onde queremos chegar?
- O que precisamos fazer para atingir esse resultado?
- Quais os diferenciais que precisam ser criados?
- Como os dados vão auxiliar neste processo?
Sua estratégia pode ser tornar a experiência do consumidor incrível, ter produtos de excelência e incomparáveis ou ter uma eficiência operacional acima dos concorrentes. Independentemente de qual seja o seu propósito, é preciso pensar quais dados são necessários, se eles já estão sendo coletados e como estão organizados.
Esse exercício de planejar o futuro terá que ser feito periodicamente, até mesmo em função da transformação das soluções tecnológicas e de eventuais mudanças e ajustes de rota necessários.
Passo 3: Defina uma abordagem de dados
Qual o status de sua empresa em relação ao uso de dados? Já está acostumada e adota esses processos no dia a dia? Precisa rever soluções e a gestão de suas informações? É completamente nova na modalidade? Mais do que quão avançado é o seu ponto de partida, a questão está em determinar qual a maturidade de sua empresa para lidar com esses processos.
Essa avaliação precisa levar em conta inúmeros fatores: há pessoas qualificadas para atuar na área? A companhia conta com soluções tecnológicas adequadas? Qual a capacidade de investimento?
Todas essas questões vão auxiliar a definir uma abordagem de dados pensada no gerenciamento de dados mestres. Mais do que isso: é preciso deixar claro qual o papel das informações na visão de futuro pensada no passo inicial.
Passo 4: Demonstre qual será o valor para o negócio
Quais são as dificuldades vividas pelo seu negócio hoje? Como uma boa gestão de dados poderia solucionar este problema? A lógica é simples: se há um problema a ser solucionado, é possível quantificá-lo e, a partir dessa perspectiva, demonstrar o valor que o gerenciamento de dados mestres pode trazer para o negócio no futuro.
Os executivos responsáveis pela tomada de decisão precisam ter uma visão palpável de como uma gestão baseada em dados pode resolver problemas que parecem complexos demais para serem solucionados. Nesse caso, é fundamental estabelecer indicadores específicos que serão monitorados ao longo da implantação da estratégia.
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Negligenciar o gerenciamento de dados mestres atrapalha o ganho de inteligência por parte dos negócios. Avalie a maturidade do seu negócio e como essas informações podem tornar a sua empresa mais produtiva e eficiente.
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