Mais de 25 mil empresas foram alertadas em 2020, segundo o site da Receita, sobre irregularidades. Saiba como evitar autuações fiscais utilizando os comprovantes de consulta.
Consultar informações cadastrais e documentar consultas para validar a integridade de dados de uma empresa nunca foi tão relevante como nos tempos atuais. Em um ambiente de transformação digital, que traz consigo um aumento significativo do índice de fraudes nas relações empresariais, somado à velocidade e facilidade de transações B2B, torna-se ainda mais importante a certeza sobre quem é “a outra parte”, ou o parceiro comercial, seja cliente ou fornecedor.
No contexto fiscal, por exemplo, uma das obrigações acessórias está presente no Regulamento do ICMS (RICMS) que exige, antes de qualquer transação comercial entre empresas, que cada parte consulte a situação cadastral da outra parte na Receita Federal e no Sintegra Estadual e documente as informações.
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Os sites da Receita Federal e o Sintegra, que são de acesso público e gratuito, validam a situação cadastral das empresas e, a partir dos serviços de consulta, otimizam o cumprimento das obrigações acessórias e principalmente, atenuam o risco fiscal decorrente do erro cadastral dos CNPJs.
Cada consulta nas entidades públicas e oficiais resulta em um arquivo comprobatório. No entanto, o ato de consultar não deve ser pautado apenas em extrair os dados, mas sim, garantir a evidência do cumprimento da obrigação pelo contribuinte.
O comprovante de consulta tem validade de apenas 24 horas
Você sabia que a validade de uma consulta cadastral nos órgãos públicos é de apenas 24 horas?
Ou seja, isso significa que no dia seguinte ao da validação, caso o status da situação cadastral de um contribuinte seja alterado (seja atualização de situação em esfera federal ou na esfera estadual, além de qualquer mudança no status devido a retroatividade de informação que o fisco determina) e um comprovante novo não for emitido, sua empresa está exposta a riscos fiscais e operacionais.
Se sua empresa lida com um alto volume de emissão de notas fiscais, como por exemplo, um e-commerce B2B durante a Black Friday, que é o caso de empresas como distribuidoras online, full-commerce e até mesmo indústria, esta consulta é indispensável. Seja para evitar a denegação de notas fiscais, retenção de cargas ou, ainda, passar por uma auditoria fiscal e receber uma autuação.
O que é a autuação fiscal? Como é possível evitá-la com os comprovantes de consulta?
A autuação fiscal faz parte do estágio final do processo de fiscalização de empresas realizada pela Receita Federal. As inconsistências resultam em um documento, formalizado pelo Fisco, contendo todas as informações sobre transações inidôneas contra o contribuinte em questão.
Ao receber uma autuação, sua empresa possui o direito de concordar ou não com o motivo. Caso não concorde com o motivo ou acredita que a cobrança está errada, seja por um deve solicitar ao Fisco uma reanálise e mais detalhes sobre a autuação.
A autuação fiscal é um risco inerente a qualquer empresa e acontece com muita frequência. Sendo assim, os comprovantes das consultas online devem ser armazenados pela empresa pelo prazo decadencial, ou seja, 5 anos.
Fique atento: Os certificados de consulta são a única prova de que o contribuinte realizou a consulta da situação cadastral antes da operação mercantil.
Por este motivo, são muito úteis em processos de auditoria fiscal, e, como evidência do cumprimento da obrigação acessória. As áreas fiscais, controladora, compliance e jurídica são as principais envolvidas nesse processo e podem, por si só, se defender de qualquer autuação proveniente de idoneidade do parceiro.
Como guardar os comprovantes de consulta utilizando API ou integração (SAP)?
Com o uso das APIs de CNPJ da Netrin, por exemplo, é possível guardar os comprovantes de consulta em seu sistema de forma automatizada. Estes comprovantes são emitidos automaticamente a cada consulta e registrados em cache para download em até 30 dias.
Você pode baixá-los ou, se o seu sistema for SAP, nas versões ECC ou S/4Hana e possuir instalado o Netrin SAP Compliance, os comprovantes ficam salvos em backlog para consulta online no próprio SAP.
Como funciona a auditoria de comprovantes de consulta utilizando o Netrin SAP Compliance
Assista a demonstração completa e saiba mais sobre como funciona a auditoria de comprovantes de consulta dentro do SAP:
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