A Reforma Tributária brasileira representa a maior transformação do sistema fiscal em décadas. Com a criação de um modelo baseado no IVA dual, formado pela CBS (federal) e pelo IBS (estadual e municipal), o país dá um passo importante rumo à simplificação, padronização e digitalização das obrigações tributárias.
Mas, para além da mudança estrutural nos impostos, a reforma traz implicações diretas para a relação das empresas com sua cadeia de fornecedores.
Se antes o cadastro e a atualização de parceiros eram vistos como tarefas burocráticas, agora se tornaram elementos estratégicos para garantir a conformidade fiscal, proteger créditos tributários, evitar corresponsabilidade e assegurar a integridade dos dados utilizados nas operações.
Nesse novo cenário, a automatização do cadastro e do monitoramento de fornecedores passa a ser uma necessidade, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de parceiros, dados dinâmicos e riscos crescentes.
Neste conteúdo, você vai saber mais sobre como a automatização pode ser uma grande aliada nesse processo. Confira!
Principais impactos da Reforma Tributária no cadastro de fornecedores
O principal impacto no cadastro de fornecedores se dá pela necessidade de monitorar e atualizar continuamente as informações fiscais, como alíquotas de impostos, regimes tributários e dados cadastrais. Esses dados são essenciais para a apuração correta do IBS e da CBS, que passam a substituir tributos como ICMS, PIS, Cofins e IPI.
Pequenas inconsistências cadastrais ou fiscais, que antes poderiam passar despercebidas, agora podem:
- Inviabilizar o crédito do IVA;
- Gerar glosas e autuações,
- Comprometer a conformidade fiscal;
- Afetar o fluxo de caixa e os resultados financeiros.
Além disso, a Reforma Tributária reforça a corresponsabilidade do comprador: se o fornecedor estiver irregular, com pendências fiscais, dados divergentes ou indícios de fraude, o risco pode recair sobre a empresa contratante.
Por isso, o novo modelo tributário exige que as empresas não apenas possuam dados corretos e atualizados de seus fornecedores, mas também que esses dados sejam validados constantemente para garantir total regularidade.
Isso exige uma governança de dados eficaz, com o gerenciamento de grandes volumes de informações de fornecedores e a constante verificação de sua regularidade fiscal.
Governança de dados: o novo pilar da conformidade fiscal
Nesse novo contexto, governança de dados e compliance deixam de ser temas separados do universo fiscal. A consistência e integridade dos dados mestres de parceiros tornam-se essenciais para cumprir as exigências do novo modelo tributário.
A Reforma Tributária exige uma base de informações padronizada, atualizada, rastreável e validada em fontes oficiais, consistente entre estados e municípios. Por isso, a governança de dados entra como elemento-chave para garantir:
- Qualidade cadastral;
- Integridade de informações fiscais e reputacionais;
- Padronização de processos;
- Maior confiabilidade nas operações;
- Histórico organizado para auditorias.
Nesse contexto, a automatização é uma das maneiras mais eficazes de garantir a qualidade e a consistência dos dados. A tecnologia pode ser utilizada que empresas verifiquem, higienizem, atualizem e monitorem dados em larga escala, reduzindo erros humanos e trazendo previsibilidade ao processo.
Leia mais: Due diligence fiscal: o que verificar antes de contratar um fornecedor ou parceiro
O que é a automatização do monitoramento de fornecedores
Automatizar o monitoramento de fornecedores significa implementar tecnologias que garantam a atualização contínua e a verificação de conformidade fiscal de todos os parceiros comerciais.
A automatização permite que a empresa monitore de forma constante o status de cada fornecedor, verificando sua regularidade fiscal e outras informações perecíveis.
Isso envolve, por exemplo, a validação automática das informações fiscais, como a certidão negativa de débitos do fornecedor e sua situação no CNPJ.
Quando as informações mudam (como mudanças nas alíquotas fiscais ou no regime tributário), o sistema automatizado pode realizar ajustes no cadastro em tempo real, sem a necessidade de intervenção manual.
Essa automação não só garante a conformidade com as novas exigências fiscais, mas também aumenta a agilidade e precisão no processo de gestão de fornecedores.
Como a automatização ajuda a garantir a conformidade tributária
Com a Reforma Tributária, a relação entre conformidade e cadastro se torna muito mais direta. A automatização contribui para a conformidade fiscal de diversas formas, como:
Atualização constante dos dados fiscais
A automação assegura que as informações fiscais de fornecedores, como alíquotas de impostos e regimes tributários, sejam constantemente monitoradas e ajustadas conforme as mudanças na legislação.
Verificação de regularidade fiscal em tempo real
O sistema automatizado pode realizar a verificação contínua da regularidade fiscal dos fornecedores, assegurando que não haja pendências que possam afetar a conformidade tributária da empresa.
Redução de erros e inconsistências
A automação minimiza o risco de erros humanos no processo de verificação e atualização dos dados, garantindo que a empresa não cometa falhas na apuração dos tributos ou no aproveitamento de créditos fiscais.
Produtividade e eficiência operacional
Equipes ganham tempo ao substituir processos manuais por workflows automáticos e consultas centralizadas. Menos planilhas, menos consultas manuais e menos risco de erro humano. Além disso, atualizações podem ser feitas em grande escala, sem sobrecarregar a equipe.
Acompanhamento de grandes volumes de dados
Com a automação, as empresas conseguem gerenciar grandes volumes de dados fiscais de forma eficiente e sem comprometer a qualidade ou a consistência das informações.
Proteção de créditos
Ao garantir que dados cadastrais estejam sempre corretos e que o fornecedor esteja regular, a empresa reduz o risco de glosas e perde menos créditos fiscais.
Prevenção de corresponsabilidade
A validação contínua reduz a chance de contratar fornecedores com pendências fiscais, processos ou irregularidades que possam gerar responsabilização solidária.
Redução de notas fiscais denegadas
Dados mestres atualizados evitam divergências entre cadastros e sistemas fiscais estaduais e municipais, o que previne a negativa de emissão de nota fiscal.
Documentação para auditorias
A automação gera histórico, evidências e trilhas de auditoria que comprovam diligência e conformidade.
Qual é a melhor solução para automatizar o monitoramento de parceiros?
A Netrin é uma regtech especializada em soluções de compliance e prevenção de riscos. Referência em TPRM, a plataforma oferece funcionalidades completas e automatizadas para saneamento de dados e monitoramento de fornecedores, garantindo que todas as informações fiscais e regulatórias estejam sempre atualizadas.
O sistema realiza validações automáticas de dados em mais de 2 mil fontes públicas e privadas, e essa consulta pode ocorrer em grande escala: é possível importar planilhas em massa diretamente na plataforma e também integrar via API com ERPs ou CRMs, como SAP S/4hana, SAP Ariba e Salesforce e acompanhar o processamento diretamente na plataforma.
Você pode definir a frequência de revalidação e as regras de monitoramento contínuo (mensal, trimestral ou sob eventos específicos), além de fluxos personalizados por jornada, assegurando um acompanhamento automatizado de acordo com as suas necessidades.
Se você deseja reduzir riscos cadastrais, fiscais, regulatórios e reputacionais, a Netrin tem a solução ideal. Fale agora com um especialista e saiba como podemos apoiar sua operação para se adaptar à nova realidade fiscal, garantindo conformidade e proteção de créditos tributários.
