Com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica, muitos empresários entenderam que a emissão da NF-e garantiria a segurança de uma operação, o que está longe da realidade brasileira.
Uma pesquisa realizada pela IOB em 2024 aponta que 60% das empresas já emitiram ao menos uma nota fiscal com erro ou divergência, enquanto 15% não sabem se já emitiram algum documento com falha.
Porém, mesmo com esse status, ainda é possível emitir a Nota Fiscal Eletrônica e ficar sujeito a problemas, inclusive ser multado em até 150% do valor da nota.
Irregularidades fiscais: por que a NF-e não garante segurança operacional
A Nota Fiscal Eletrônica surgiu com diversos objetivos, especialmente integrar o processo de controle fiscal, permitindo o compartilhamento de informações entre os fiscos e uma fiscalização mais efetiva.
Com o avanço da digitalização, a Receita Federal do Brasil passou a cruzar dados com mais precisão, criando um ambiente em que a emissão de nota fiscal não significa idoneidade, tampouco substitui processos internos de compliance fiscal, análise de regularidade e governança.
Para as empresas, a NF-e trouxe rapidez e automação, mas também novos riscos: cada negociação pode gerar autuações por até 5 anos. Isso reforça a importância de controles internos, especialmente na gestão de fornecedores, validação de cadastro e gestão tributária do ICMS.
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Nota Fiscal Eletrônica: digitalização, fiscalização e impacto no compliance fiscal
A digitalização das informações ampliou drasticamente a capacidade de fiscalização da Receita Federal. Hoje, sistemas automatizados analisam grandes volumes de dados e conectam informações de notas, ICMS, vínculos societários, inscrição estadual e eventuais pendências.
Modelos modernos de automação fiscal e verificação prévia tornam-se essenciais para reduzir riscos.
NF-e rejeitada: o que significa e como evitar o problema
Uma nota fiscal rejeitada significa que alguma irregularidade foi identificada pela Secretaria da Fazenda durante a tentativa de emissão. Nesse cenário, a NF-e não é registrada pelo fisco, não gera protocolo e não existe juridicamente.
Por isso, não há possibilidade de cancelamento, apenas notas autorizadas podem ser canceladas. Quando ocorre rejeição, a empresa deve corrigir a falha identificada e reenviar a nota.
As rejeições podem ocorrer por diversos motivos, como inconsistências na inscrição estadual, divergências de CFOP, erros de cadastro, problemas com o CNPJ do emissor ou destinatário, ou falhas nas regras fiscais aplicadas à operação.
Esses pontos exigem atenção contínua, especialmente na área de compras, no controle de fornecedores e nos processos de order to cash, já que uma rejeição frequente pode atrasar entregas, comprometer contratos de fornecimento e gerar riscos operacionais.
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Rejeição: impacto direto no processo fiscal e de compras
Embora não gere rastro fiscal, a rejeição pode afetar de forma significativa:
- Processos de procurement e compras, aumentando retrabalho e custos operacionais;
- Gestão de fornecedores, caso inconsistências cadastrais impeçam o avanço da operação;
- Controle interno e compliance fiscal, pois falhas constantes indicam brechas de governança;
- Fluxo financeiro e order to cash, já que a emissão correta da NF-e é requisito para faturamento e contas a receber.
Por isso, manter políticas de compra bem estruturadas, cadastro atualizado, processos de requisição e ordem de compra organizados, além de uma governança robusta, incluindo análise de riscos fiscais, compliance em compras e automação fiscal, é essencial para evitar rejeições e garantir fluidez operacional.
Como fortalecer o compliance fiscal e reduzir riscos no processo Order to Cash (O2C)
Para que o processo order to cash, a emissão de nota fiscal e todo o fluxo tributário funcionem com segurança, é preciso construir uma estrutura sólida de governança fiscal.
Isso envolve desde a análise do parceiro comercial até a automação de rotinas e a revisão constante das regras tributárias aplicadas ao negócio.
A seguir, os pontos essenciais para reduzir riscos de rejeição de nota fiscal, inconsistências de ICMS, falhas em obrigações acessórias e atrasos no ciclo financeiro.
Verificação cadastral completa de fornecedores e clientes
Uma política rigorosa de validação cadastral é o primeiro filtro de proteção. Antes de qualquer operação, é fundamental verificar inscrição estadual, situação fiscal do CNPJ em fiscos federal e estadual, enquadramento tributário, pendências cadastrais e histórico de eventuais irregularidades.
Quando isso não acontece, a empresa corre o risco de emitir uma NF-e para um parceiro irregular, uma das principais causas de rejeição e de atrasos no faturamento.
Auditoria contínua de parceiros comerciais
O compliance fiscal não é estático: empresas mudam de situação fiscal com frequência. Por isso, acompanhar variações no CNPJ, suspensão ou cancelamento da inscrição estadual, débitos em dívida ativa e indícios de empresas de fachada ajuda a reduzir riscos de autuações retroativas e garante previsibilidade operacional.
Esse monitoramento contínuo se torna ainda mais crítico em processos de compras e vendas de alto volume.
Automação fiscal integrada ao financeiro e contábil
Ferramentas de automação fiscal ajudam a identificar inconsistências antes que elas se tornem um problema.
Divergências são detectadas rapidamente quando o sistema está integrado ao fluxo financeiro e contábil. Isso aumenta a transparência, reduz retrabalho e facilita auditorias internas e externas.
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Política de compliance no processo Order to Cash (O2C)
Um ciclo O2C eficiente depende de uma combinação de análise de risco fiscal e financeiro, políticas de crédito consistentes e validações automatizadas antes da emissão da NF-e.
Bloqueios automáticos para clientes em situação irregular, conciliações diárias entre pedidos, notas emitidas e contas a receber, além da validação de dados fiscais antes do faturamento, ajudam a reduzir inadimplência e travamentos no fluxo de caixa.
Gestão eficiente de ICMS e obrigações acessórias
A maior parte das autuações ocorre por erros relacionados a ICMS, SPED e cruzamentos de dados. Por isso, é essencial revisar regimes especiais e créditos de ICMS; auditar benefícios fiscais e validar notas de entrada e saída de forma automatizada.
Uma gestão tributária precisa reduz o risco de multas e inconsistências que podem comprometer o compliance da empresa.
Governança, documentação e rastreabilidade
Em casos de fiscalização, a empresa precisa demonstrar diligência. Manter registros de consultas fiscais, documentar critérios de aprovação de parceiros e padronizar fluxos de compra e venda são medidas que fortalecem a governança. Trilhas de auditoria bem organizadas e políticas atualizadas ajudam a mitigar penalidades.
Treinamento da equipe e cultura de compliance
Mesmo com automação, o fator humano permanece decisivo. Treinamentos sobre legislação fiscal, ICMS, SPED, emissão de nota fiscal e boas práticas de cadastro ajudam a reduzir falhas operacionais. Quanto mais consciente e preparada a equipe estiver, menor o risco de inconsistências.
Revisão contínua da matriz de risco fiscal
A gestão de risco deve ser permanente. Mapear vulnerabilidades nos processos críticos como cadastro, emissão e recebimento, entender riscos por produto, cliente ou estado, avaliar exposição a parceiros irregulares e identificar gargalos de automação permite ajustes rápidos e evita problemas que poderiam se acumular ao longo do tempo.
Netrin: tecnologia para fortalecer o compliance fiscal e reduzir riscos
A Netrin oferece soluções inteligentes para fortalecer o compliance fiscal, otimizar processos e reduzir riscos em toda a cadeia, do cadastro de fornecedores à verificação fiscal contínua, passando pelo ciclo order to cash.
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