Background check é uma expressão em inglês que, em tradução livre, significa “checagem de histórico de antecedentes”, ou seja, processo que confirma informações diversas sobre pessoas físicas ou jurídicas que estão em fase de entrada como parceiros ou colaboradores.
Quanto maior o porte empresa, maior a quantidade de negócios realizados. Nessa dinâmica, torna-se incontável a quantidade de fornecedores, clientes e colaboradores que são cadastrados todos os dias no sistema operacional da companhia.
O onboarding e manutenção do cadastro, se feito de forma manual, é totalmente inviável. Por isso, para conseguir verificações rápidas, precisas e estáveis, é importante contar com um processo automatizado e é sobre isso que se trata o artigo.
Nesse artigo você vai encontrar:
- O que é background check?
- Background check no onboarding de pessoas físicas
- Background check no onboarding de pessoas jurídicas
- Como funciona o background check?
- Qual a relação do Background check com a LGPD?
- Quais são as vantagens do background check?
- Background check e due diligence: entenda a diferença
- Como fazer um relatório de background check?
- Como a Netrin pode ajudar com o background check?
O que é background check?
Background check é a checagem de antecedentes de pessoas físicas ou jurídicas que estão em processo de entrada como parceiros ou colaboradores na empresa.
Diretamente ligado ao Due Dilligence (ou diligência prévia), o background check é uma das práticas mais recomendadas pois acelera a mitigação de riscos e garante relações mais seguras.
Essa verificação é essencial para se manter em compliance e mitigar potenciais riscos jurídicos, financeiros e institucionais que podem afetar à empresa que está à frente da contratação ou negociação.
Muitas empresas têm aproveitado o background check para facilitar o processo de onboarding dos novos clientes. Esse processo gera vantagens importantes em diversos setores e segmentos de mercado, especialmente para as indústrias, que contratam novos fornecedores quase todos os dias.
Em resumo:
- Background check é um processo de pesquisa de informações sobre os antecedentes e a idoneidade de uma pessoa ou empresa.
- Os dados permitem a avaliação de novos parceiros, prestadores de serviço, fornecedores ou colaboradores.
- O objetivo é identificar potenciais riscos, problemas legais, jurídicos, financeiros, comerciais ou mesmo criminais que possam comprometer as relações de trabalho ou confiança.
- O background check é uma excelente ferramenta de checagem de antecedentes para a prevenção e detecção de fraudes.
Background check no onboarding de pessoas físicas
Para fazer o onboarding de clientes ou funcionários pessoas físicas, é preciso certificar-se de que não há nenhum tipo de fraude de identidade — que pode ser feita por meio do uso de documentos falsificados ou de terceiros.
O background check pode verificar a autenticidade dos documentos e da identidade da pessoa, como:
- Verificação de autenticidade do Cadastro de Pessoa Física (CPF), dados como data de nascimento, nome completo, nome da mãe
- Facematch e Prova de vida (liveness)
- Verificar a Carteira Nacional de Habilitação (CNH)
- Antecedentes criminais
- Protestos
- Processos relacionados ao usuário
- Pessoa Politicamente Exposta
Background check no onboarding de pessoas jurídicas
Já na análise dos dados de pessoas jurídicas, o background check verifica informações como quadro societário, situação cadastral, verificação de validade da inscrição estadual, busca por processos, possíveis débitos e irregularidades perante o Fisco, entre outros.
O objetivo é fazer com que a empresa saber exatamente com quem está fazendo negócios e mitigar os riscos de uma possível fraude, uma vez que as relações com essa pessoa jurídica podem impactar diretamente nos seus resultados.
Além disso, o background check é muito utilizado em processos de due diligence, como em operações de compra e venda de empresas, pois neste momento, é de suma importância que o comprador faça uma análise completa da saúde da empresa que está prestes a confirmar a parceria.
É preciso checar se há algum risco na operação e, no processo de background check, é possível verificar informações importantes como:
- Quais são as empresas investidas e investidoras da empresa?
- Quem são os sócios e administradores das empresas envolvidas?
- A empresa realizou alguma operação com partidos políticos?
- A empresa está em dia com o Fisco nas esferas Federal, Estadual e Municipal – através da emissão de Certidões Negativas de Débito (CND);
- Existem processos abertos contra a empresa?
Dentre muitas outras informações que mitigam riscos fiscais, trabalhistas e até mesmo criminais.
Como funciona o background check?
A validação de documentos como CPF, CNPJ, Inscrição Estadual, CNH, dentre outros documentos, pode evitar a entrada de fraudadores na empresa, sejam eles disfarçados de clientes, funcionários ou fornecedores.
Com o processo de Background check é possível averiguar a situação cadastral de pessoas e empresas, assim como dados inconsistentes, dívidas ativas e outras informações que podem oferecer riscos ao seu negócio.
O Background check funciona exatamente como uma ponte entre os dados da pessoa ou empresa, e as informações disponíveis nos sites do governo e correlatos.
Qual a relação do background check com a LGPD?
Uma das normas que mais alterou a organização empresarial dos últimos anos foi a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou LGPD (Lei 13.709/2018).
Por isso, o departamento de compliance não pode esquecer das normas referentes ao tratamento de dados pessoais ao solicitar o background check.
Sempre que houver uso de dados capazes de identificar uma ou mais pessoas físicas, também chamada de pessoa natural, estaremos diante de uma possível hipótese de incidência da LGPD. Ao lidar com esse tipo de informação é importante obedecer aos princípios de tratamento adequado de dados pessoais previstos na Lei.
Apesar de ser permitida a consulta de informações de pessoas físicas e jurídicas em pesquisas de CPF e consultas de CNPJ nos bancos de dados públicos e privados, é importante não extrapolar os limites ao direito de quem faz as consultas. Leia mais sobre o uso de dados.
Quais são as vantagens do background check?
A realização do background check é uma recomendação básica para empresas que desejam alcançar bons níveis de compliance.
Para algumas empresas como instituições financeiras, transações imobiliárias, contratos de consumo e prevenção às fraudes e lavagem de dinheiro, é indispensável comprovar que a empresa tomou todas as cautelas e fez o background check.
Além disso, a realização do background check nos processos da empresa ajuda a prevenir a ocorrência de fraudes, permite identificar riscos negociais e agir para mitigá-los.
O aumento da segurança pelo background check também previne a ação de criminosos. As organizações normalmente procuram empresas que não tomam cuidado para aplicar golpes, fraudes, roubos e sequestro de dados, pois sabem que as chances de sucesso são maiores.
De forma resumida, o background check tem as seguintes vantagens:
- Maior velocidade na consulta e análise de informações
- Mais rapidez no processo de onboarding
- Eliminação de trabalhos manuais
- Mitigação de erros
- Redução de custos operacionais
- Prevenção de fraudes
- Garantia de compliance
- Aumento do número de clientes aceitos.
Background check e due diligence: entenda a diferença
- O que é Due Diligence?
O termo em inglês due diligence (diligência prévia, em português), como explicamos melhor neste post, denomina o procedimento de estudo e investigação de diferentes fatores de uma empresa, ela tem como objetivo analisar possíveis riscos que a mesma possa trazer para os diferentes públicos interessados (compradores, investidores, fornecedores, parceiros de negócios etc).
Em processos aquisição de empresas, fusões e incorporações, por exemplo, é altamente recomendável que se faça um processo de due diligence para se entender como a empresa funciona, se ela é saudável em diferentes aspectos, quais são os seus riscos e oportunidades.
- Em que o background check auxilia no processo de due diligence?
O background check integrado no processo de due diligence atuará na verificação de antecedentes, ou seja, buscar nos sistemas públicos informações que possam apontar possíveis riscos, inadimplências, incoerências e afins. Abaixo algumas informações que podem ser extraídas a partir de um background check:
- Pendências com o fisco Federal, Estadual e Municipal pela falta de pagamento de tributos ou descumprimento de obrigações acessórias;
- Processos abertos contra a empresa que podem gerar um futuro passivo;
- Sócios ou administradores inidôneos;
- Informações incoerentes com as que foram fornecidas pela empresa;
- Identificação de empresas fantasmas.
Entre outras!
Como fazer um relatório de background check?
A fase final de análise dos dados e elaboração de relatório de background check é etapa primordial para o processo de tomada de decisões na empresa.
Essa avaliação vai levar em conta as informações disponibilizadas pelo usuário e concluir se há algum elemento que represente algum risco para os negócios.
No relatório, serão apresentadas todas as informações reunidas durante a pesquisa, com detalhamento dos dados obtidos, que demonstram possíveis riscos para a empresa, sejam eles de clientes, fornecedores, sócios, administradores e demais stakeholders. Abaixo algumas das informações que são imprescindíveis:
- Certidões negativas de débitos que não são possíveis de serem emitidas pela existência de débitos;
- Lista dos processos em aberto contra a empresa;
- Relatórios de irregularidades perante aos órgãos públicos, sejam eles previdenciários, fiscais e afins;
- Verificação de pessoas em listas governamentais e restritivas;
- Identificação de processos e crimes relacionados à lavagem de dinheiro, corrupção, fraude, tráfico, trânsito, entre outros.
E muito mais!
Como a Netrin pode ajudar sua empresa com o background check?
Como já comentamos, no background check, as consultas são aprofundadas e detalhadas, pois buscam a conformidade com diversas legislações do país. Se feito de forma manual, pode ser um processo altamente oneroso.
Leia mais sobre a solução, que pode ser em dois formatos:
Integrada ao sistema de gestão via API: a consulta às fontes é automatizada por APIs ou integração nativa em alguns sistemas. Por exemplo, a partir do nome, CPF e data de nascimento de uma pessoa física, sua empresa pode conferir rapidamente na Receita Federal se a pessoa é falecida, impedindo cadastros falsos. Ou ainda, conferir se um determinado executivo possui histórico criminal consultando registros na Polícia Federal. Estes são apenas exemplos do que é possível aplicar na sua estratégia de background check.
Via relatório. Sua empresa também pode programar um relatório de background check periodicamente, evitando riscos de fraudes.