A tecnologia fiscal já faz parte do dia a dia das empresas. As organizações têm procurado mecanismos para deixar o setor fiscal automatizado, e consequentemente, produtivo, dinâmico e seguro.
Nesse artigo você verá:
- Os 4 principais desafios do setor fiscal no Brasil
- 8 Sinais de que seu departamento fiscal está desatualizado e improdutivo
- Como a tecnologia auxilia as empresas no setor fiscal
- Indicadores de desempenho que o setor fiscal precisa ter
Os 4 principais desafios do setor fiscal no Brasil
A complexidade do setor fiscal e tributário no Brasil faz com que as empresas invistam constantemente em recursos tecnológicos, que otimizam as atividades da área e proporcionam otimização, agilidade, segurança das informações e redução de procedimentos nos processos do departamento, em contrapartida que diminuam os riscos de erros e o tempo empregado dos colaboradores.
Veja alguns dos principais desafios do setor fiscal:
i. Garantir o Compliance entre as obrigações acessórias
É essencial para uma companhia, seja qual for o seu porte, garantir que as diversas obrigações acessórias entregues ao Fisco estejam coerentes entre si, mitigando o risco de receber autuações pela entrega de informações divergentes.
Desde a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) em 2007, o cruzamento das informações fiscais, contábeis e previdenciárias realizado pela Receita Federal passou a ser mais rápido e efetivo. Isso foi possível devido ao emprego de tecnologia para analisar as informações por meio da emissão de documentos fiscais pelo certificado digital, além da autorização em tempo real pela Sefaz de cada UF e da integração dessas informações em um único banco de dados.
ii. Mudanças constantes na legislação
A todo tempo as normas brasileiras sofrem alterações, sejam federais, estaduais ou municipais. Isso faz com que seja humanamente impossível acompanhar as mutações de todas as normas. Mesmo o profissional mais experiente ou totalmente dedicado a essa atividade, não consegue se manter atualizado e conhecer todos os detalhes de cada norma ou lei.
De acordo com uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), estima-se que cada empresa tem que seguir cerca mais de 3.790 normas, o equivalente a 5,9 quilômetros de folhas impressas em papel formato A4, segundo o IBPT. A cada dia, uma média de 30 novas regras ou atualizações tributárias são editadas no país. Ou seja, a cada hora, mais de uma nova norma tem que ser seguida ou levada em conta no cálculo dos impostos.
iii. Volume de trabalho excessivo
Um outro desafio da área tributária é o grande volume de trabalho. Segundo dados também do IBPT, existiam à época em vigor no Brasil 63 tributos e 97 obrigações acessórias – conjunto de documentos, registros e declarações utilizadas para o cálculo dos tributos e que precisam ser enviados ao Fisco dentro de prazos pré-estabelecidos sob pena de multa.
Atualmente o número de obrigações acessórias é muito alto!
De acordo com outra pesquisa, dessa vez do Banco Mundial, também em 2017, as empresas gastam em média 1.958 horas e R$ 60 bilhões por ano para vencer burocracia tributária.
Sendo assim, a sobrecarga de trabalho também é um dos principais desafios para os profissionais que, muitas vezes, cuidam de mais de um cliente.
iv. Fiscalizações e Autuações Fiscais
Outro tema que afeta muito às empresas está relacionado às constantes fiscalizações que o Fisco realiza na empresa, e, pior, quando acompanhado de autuação fiscal por erros nas obrigações acessórias.
Tem se tornado cada vez mais comum autuações por equívocos no preenchimento das obrigações, e isso, além de tomar tempo dos funcionários para levantar documentação probatória para defesa da empresa, ainda gera custo com possível contratação de advogados, consultores especializados e até mesmo os próprios encargos da autuação.
8 Sinais de que seu departamento fiscal está desatualizado e improdutivo
Muitos gestores fazem as seguintes perguntas: “por que estamos enviando guias para pagamento dos tributos no último dia?”, “por que estamos enviando as declarações fiscais no dia do vencimento, ou pior com atraso”, “por que demoramos tanto tempo para escriturar notas fiscais?”, “por que estamos emitindo notas fiscais erradas?”, e a resposta quase sempre é “faltam pessoas”.
Mas na verdade, a resposta certa seria “nos falta tecnologia”!
Veja abaixo alguns sinais de que seu setor fiscal está desatualizado e improdutivo:
1. Recebimento de multas constantes por entregas em atraso das obrigações fiscais
Isso é um problema muito comum das empresas que não têm seus processos automatizados. Os prazos das obrigações não são apertados, há tempo hábil para realizar a entrega, porém, isso não é possível quando a empresa tem um processo de preenchimento manual.
Consequentemente, acaba que as empresas muitas vezes entregam fora do prazo, e posteriormente, recebem multa pela entrega em atraso.
2. Autuações por erros nas obrigações acessórias
Como já comentamos, a Receita Federal tem cada vez mais autuado contribuintes por erros de preenchimento das declarações fiscais.
Isso acontece porque de forma manual é quase impossível verificar se todos os registros estão preenchidos corretamente, de acordo com os manuais de preenchimento e com as normas.
3. Autuações por falta de coerência entre as obrigações acessórias
Como já comentamos, existem dezenas de tributos no Brasil, e é muito comum haver mais de uma obrigação acessória para o mesmo tributo. Porém, o Fisco realiza o cruzamento dessas obrigações acessórias para checar se estão com a mesma informação, e se estão coerentes com os valores recolhidos.
Essa conciliação quase nunca é feita de maneira manual, afinal, se as obrigações são entregues na última hora, manualmente, como poderia ainda conciliar para garantir que todas estão sendo enviadas com informações idênticas?
4. O time gasta muito tempo para organizar notas fiscais recebidas
Se seu time faz um controle manual de notas fiscais recebidas de fornecedores, isso está demandando muitas horas deles e está travando seus processos!
Existem ferramentas no mercado que buscam automaticamente as notas fiscais recebidas de fornecedores! E mais, é possível conciliar com seu sistema ERP.
5. A equipe fica o mês todo lançando notas fiscais
Essa era já passou! Não se gasta mais horas para lançar notas fiscais. Com tecnologia é possível simplesmente fazer um upload de um arquivo extraído da prefeitura, ou de um sistema que faz captura de XML de notas fiscais, ou ainda, com determinadas ferramentas o próprio sistema captura as notas fiscais recebidas e realiza o lançamento, para o colaborador simplesmente revisar as informações integradas.
6. Reprocessamentos infinitos
Sabe quando seu time diz “estamos reprocessando o período X”? Pois é, é um reflexo também da identificação de lançamentos manuais com erros, obrigações incorretas, falta de conciliação, e por aí vai.
É possível verificar que há pendências em relação às obrigações fiscais antes de uma fiscalização e consequente autuação fiscal, porém, além de isso também chamar atenção do fisco, dispende horas de trabalho de profissionais totalmente desnecessárias, pois estão retificando, revisando um passado, que já era para estar correto e conciliado, sem a necessidade de reabrir períodos para revisitar as informações passadas.
7. Time focado em acompanhamento de certidões
Algumas empresas separam um time apenas para acompanhar a validade das Certidões Negativas de Débito (CND).
Sem dúvida as CNDs das empresas são muito importantes, afinal, sem um acompanhamento não seria possível verificar se a empresa está em dia com as suas obrigações fiscais e recolhimentos. Porém, não é necessário dispender sequer uma pessoa em tempo integral para esse acompanhamento. É possível fazer este processo utilizando uma API de consulta à CND Federal.
8. Falta de report ou de indicadores da área
Poucas empresas têm na palma da mão uma média de gasto mensal ou anual com tributos. É um número possível de se resgatar nos registros da contabilidade (quando está em dia), ou dos extratos do financeiro, porém, dificuldade há um painel com indicadores pronto para apresentação.
O índice de carga tributária da empresa é extremamente importante para verificar não só a saúde da empresa, mas também se há oportunidades de redução desta carga, bem como para planejar os próximos períodos da empresa, verificar se sua operação está vantajosa, e afins.
Como a tecnologia auxilia as empresas no setor fiscal?
A tecnologia auxilia as empresas justamente no contraponto de todos esses problemas listados acima. Com integração e automação é possível mitigar todos esses riscos e muitos outros que as empresas enfrentam no seu dia a dia.
Vejamos alguns exemplos:
- Ferramenta para busca XML de notas fiscais recebidas;
- Sistema integrado (ERP) que faça integração com prefeitura e SEFAZ para busca e input das notas fiscais emitidas contra a empresa;
- APIs de dados de consultas obrigatórias fiscais
- ERP para integração das informações de outras áreas de negócio da empresa e elaboração das obrigações acessórias;
- Enriquecimento de dados e o Saneamento Cadastral
- Automação de consultas cadastrais e fiscais durante todo o ciclo de vida do parceiro
- Consultas em lote e automação
- Ferramenta de cruzamento das obrigações acessórias;
- APIs de consulta e emissão de Certidões
- Ferramenta que elabore indicadores da área fiscal da empresa;
- Ferramentas de auditoria que revisam as obrigações acessórias de acordo com a norma.
E muito mais!
Indicadores de desempenho que o setor fiscal precisa ter
Não poderíamos falar de otimização e tecnologia sem falar dos indicadores que a área fiscal precisa ter. Vejamos alguns indicadores essenciais para a saúde da empresa:
i. Carga tributária total
Este é um importante indicador de desempenho fiscal, para verificar quanto a empresa recolhe de tributos efetivamente.
A partir deste índice, é possível (i) medir o quanto a carga tributária representa nos resultados da empresa, (ii) se a empresa precisa rever o seu planejamento tributário, (iii) se a área fiscal está atualizada com relação a possíveis benefícios, e afins.
ii. Total das obrigações entregues
Este índice pode ser desmembrado em alguns outros, como:
- Obrigações entregues com erros;
- Obrigações entregues em atraso;
- Quantidade de obrigações retificadas;
- Obrigações entregues sem erros;
Assim, é possível medir se a empresa está utilizando a tecnologia adequada para a entrega das declarações, se seu sistema está adequadamente parametrizado, se está sendo feito cruzamento das informações e revisão adequada antes do envio, e por aí vai. Ou seja, com este indicador é possível medir se a empresa está utilizando métodos de automatização necessários para a saúde do setor.
Isso nos leva ao próximo indicador:
iii. Quantidade de multas recebidas
Este indicador é extremamente importante para quem está preocupado com a saúde da empresa, afinal, as multas da área fiscal não são baratas, e além de afetar o financeiro da empresa, demanda eventuais gastos com advogados na tentativa de defesa.
iv. Créditos fiscais recuperados
Este índice é importante para medir o quanto a empresa está conseguindo aproveitar os créditos permitidos pela legislação, bem como benefícios fiscais ou regimes especiais.
v. Controle de notas fiscais
Este indicador também pode se dividir em:
- Quantidade de notas fiscais emitidas;
- Quantidade de notas fiscais recebidas;
- Quantidade de nota fiscais canceladas/rejeitadas;
- Notas fiscais recebidas x notas fiscais lançadas.
Assim, é possível medir o quanto o time está utilizando as automatizações nos lançamentos, ao invés de fazer este processo manualmente.Conte com o apoio da Netrin para ajudar com ferramentas capazes de integrar informações necessárias e otimizar o dia a dia do seu setor fiscal!