A Reforma Tributária brasileira, com a introdução de novos impostos como o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), representa um marco importante no sistema fiscal do país.
Para as empresas, isso não significa apenas a mudança no cálculo e no pagamento de tributos, mas também a necessidade de atualizar e garantir a precisão dos dados cadastrais dos seus fornecedores.
O cadastro desses parceiros, até então tratado muitas vezes como uma atividade administrativa, se torna agora um pilar fundamental para garantir a conformidade fiscal e a proteção de créditos tributários.
Neste artigo, vamos explorar os principais impactos da Reforma Tributária nesse contexto, mostrando como uma governança de dados eficaz é essencial para mitigar riscos e garantir que as empresas não enfrentem problemas fiscais ou financeiros no novo cenário tributário.
A mudança no sistema tributário e seus efeitos no cadastro de fornecedores
A principal alteração trazida pela nova legislação diz respeito às novas regras para a implementação do Imposto sobre Valor Agregado (IVA). O sistema de IVA será adotado de forma dual, com duas vertentes: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), cuja arrecadação será destinada aos estados e municípios, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), voltada para o governo federal.
Esses tributos irão substituir os atuais ICMS, ISS, Pis, Cofins e IPI, promovendo uma reformulação abrangente na maneira de cobrar impostos sobre o consumo e uma reestruturação significativa da economia.
Nesse contexto, a criação da CBS traz mais complexidade ao sistema, especialmente para as empresas que precisam garantir que todos os dados fiscais de seus fornecedores estejam corretos.
Com a introdução do IBS e da CBS, cada compra de bem ou serviço passará a estar amarrada a validações cadastrais muito mais rigorosas, o que transforma esse processo em um pilar de conformidade fiscal.
Agora, a consistência de dados mestres, como o endereço, o CNAE, o enquadramento tributário e a regularidade fiscal dos fornecedores, impacta diretamente a apuração do IBS e da CBS.
O enquadramento tributário correto de cada fornecedor é essencial para garantir que as alíquotas do IBS sejam aplicadas adequadamente, o que, por sua vez determina o valor do crédito tributário que a empresa pode usufruir.
Qualquer erro ou desatualização nesse cadastro pode resultar em perda de crédito fiscal, problemas de conformidade tributária e até mesmo multas e autuações.
Até que o modelo de split payment esteja plenamente implementado, o crédito do IVA (Imposto sobre Valor Agregado) só será consolidado se o fornecedor recolher corretamente o imposto. Ou seja, a empresa passa a depender da regularidade fiscal de terceiros para assegurar seu próprio crédito tributário.
Essa interdependência coloca ainda mais pressão sobre o cadastro de fornecedores, que precisa ser gerido de maneira mais rigorosa e eficaz.
Riscos de não conformidade e penalidades fiscais
A falta de atualização e a manutenção incorreta do cadastro de fornecedores pode gerar uma série de riscos fiscais para as empresas, especialmente no contexto da Reforma Tributária. Entre os principais riscos estão:
Perda de créditos tributários
Caso as informações do fornecedor não sejam corretamente registradas, a empresa pode acabar perdendo créditos tributários que poderiam ser utilizados para compensar impostos devidos, resultando em pagamentos excessivos de tributos.
Multas e autuações fiscais
A Receita Federal e os estados têm se tornado mais rigorosos na fiscalização da conformidade tributária. Empresas que não mantiverem um cadastro de fornecedores atualizado podem ser multadas ou até mesmo sofrer autuações fiscais.
Problemas em processos de auditoria
A falta de informações precisas e atualizadas sobre os fornecedores pode resultar em problemas durante auditorias fiscais, complicando a relação com os órgãos reguladores e prejudicando a reputação da empresa.
Perda de receita
Erros cadastrais podem bloquear pedidos, comprometer o SLA e elevar custos com retrabalhos, afetando o faturamento da operação.
Portanto, é essencial que as empresas adotem práticas de governança de dados eficientes e invistam em tecnologias que ajudem a garantir a conformidade fiscal e a proteger os créditos tributários.
Governança de dados: a chave para garantir conformidade
Gerenciar a governança de dados no cadastro de fornecedores se torna ainda mais crítico nesse novo contexto. As empresas devem acompanhar continuamente informações detalhadas sobre cada fornecedor, incluindo:
- Dados cadastrais, como endereço e CNAE;
- Enquadramento tributário e códigos fiscais;
- Alíquotas do IBS e da CBS;
- Regularidade fiscal e documentos comprobatórios (como certidão negativa de débitos e a regularidade do CNPJ).
Esses dados são perecíveis e podem mudar a qualquer momento. Por isso, devem ser atualizados regularmente para evitar inconsistências que, no novo modelo, podem resultar nos problemas fiscais mencionados anteriormente.
Desafios da governança de dados no cadastro de fornecedores
- Volume de dados: o número de fornecedores e a variedade de produtos e serviços exigem o gerenciamento de um grande volume de dados fiscais. Esses dados devem ser armazenados e acessados de forma eficiente para garantir que a empresa esteja em conformidade com as novas exigências fiscais da reforma.
- Complexidade tributária: a nova reforma altera a forma como os tributos são calculados e distribuídos. Para que a empresa consiga se adaptar, será necessário monitorar constantemente as mudanças nas alíquotas, a classificação fiscal dos produtos e as obrigações acessórias.
- Qualidade e integridade dos dados: um cadastro de fornecedores desatualizado ou com informações incorretas pode comprometer a conformidade fiscal da empresa, resultar em erros na apuração de impostos e na perda de créditos tributários. A governança de dados assegura que as informações estejam corretas e consistentes ao longo do tempo.
O que sua empresa precisa fazer agora?
Como você viu até aqui, manter as informações fiscais corretas e atualizadas será crucial para garantir a conformidade tributária, reduzir riscos e proteger créditos.
Para isso, as empresas devem investir em processos de governança de dados robustos e tecnologias que facilitem a atualização contínua dessas informações.
Isso envolve:
- Centralização de dados: utilizar uma plataforma centralizada para armazenar todas as informações fiscais e tributárias dos fornecedores, de forma que a empresa possa acessar rapidamente os dados atualizados e garantir que as decisões sejam baseadas em informações precisas.
- Processos de validação e auditoria: estabelecer processos contínuos de validação de dados, auditoria interna e reconciliação de informações para garantir que o cadastro de fornecedores esteja sempre correto e em conformidade com a legislação vigente.
A reforma também coloca em evidência a importância de soluções automatizadas que possam garantir a precisão e a regularidade do cadastro de fornecedores, minimizando os riscos de erros manuais e aumentando a eficiência dos processos fiscais.
A Netrin, referência em TPRM, oferece soluções completas de saneamento de dados em lote e monitoramento de parceiros, automatizando todo o processo de atualização de informações. A plataforma reduz trabalhos manuais e mitiga riscos enquanto:
- Saneia e enriquece dados em escala;
- Valida dados em mais de 1.000 fontes oficiais;
- Monitora CNPJ, IE e certidões em tempo real;
- Gera evidências auditáveis para proteger faturamento e créditos IBS/CBS.
Apoiando a produtividade da sua equipe, é possível importar planilhas em massa diretamente na plataforma e também integrar via API com ERPs ou CRMs, como SAP S/4HANA, SAP Ariba e Salesforce, e acompanhar o processamento diretamente na plataforma.
Você pode definir a frequência de revalidação e as regras de monitoramento contínuo (mensal, trimestral ou sob eventos específicos), além de fluxos personalizados por jornada, assegurando um acompanhamento automatizado de acordo com as suas necessidades.
Com a implementação de boas práticas de governança de dados e a utilização de uma tecnologia como a Netrin, sua empresa estará muito mais preparada para se adaptar à nova realidade fiscal e para aproveitar ao máximo as oportunidades que a reforma oferece.
Agora é o momento de revisar e ajustar o cadastro de fornecedores para garantir que ele esteja pronto para a reforma. Garantir a conformidade fiscal e a proteção dos créditos tributários nunca foi tão essencial para o sucesso e a sustentabilidade da empresa.
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