Parece impossível, mas é possível automatizar os processos de análise fiscal no país, mesmo com todos os detalhes das legislações federal, estadual e municipal
O que você vai ler neste artigo:
- O desafio de automatizar processos fiscais
- É possível automatizar a totalidade do processo de análise fiscal?
- O que pode ser automatizado?
- Quais são as vantagens de automatizar processos na área fiscal?
O desafio de automatizar processos fiscais
É possível automatizar todos processos de análise fiscal de uma empresa de forma integral?
Essa é a primeira pergunta que vem à cabeça quando se fala em automatizar esse setor, incluindo as consultas no Sefaz.
Essa questão está longe de estar descolada da realidade. De fato, ela faz total sentido em um sistema fiscal e tributário complexo, reconhecidamente um dos mais difíceis de se trabalhar do globo, com exigências distintas em níveis federal, estadual e municipal.
Devido às especificidades e ao temor de não seguir todos os regramentos, muitas empresas ainda realizam processos fiscais de forma manual. O trabalho humano, neste caso, está mais sujeito a erros, que podem gerar falhas de execução em toda a cadeia de análise fiscal.
Além disso, ao automatizar processos de análise fiscal, garante-se que a mão de obra possa confiar nas ferramentas digitais, focando-se em atividades estratégicas. Dessa forma, os recursos humanos se voltam a tarefas mais importantes e não repetitivas e, ao mesmo tempo, eliminam-se os gargalos desse processo.
É possível automatizar a totalidade do processo de análise fiscal?
Em algumas empresas, sim. A complexidade do sistema fiscal brasileiro exige certos cuidados e um know-how sobre peculiaridades. Entretanto, com a adoção de ferramentas digitais certeiras e uma gestão ativa, consegue-se retirar a força de trabalho humana de atividades repetitivas e que geram erros.
Não é novidade que uma automatização de tarefas visa reduzir erros, gerar economia e garantir maior produtividade da força de trabalho e da infraestrutura tecnológica, eliminando eventuais gargalos. Já as iniciativas de inteligência artificial (robôs, BOT’s, APIs, integrações entre sistemas, entre outros) são mais eficientes para conferência de dados, criação de tarefas, entre outros. As pessoas podem ser acionadas se algo fugir ao controle, garantindo o compliance e checagem de dados.
Assim como em outros momentos, existe a necessidade de desenvolver um olhar crítico interno. É preciso identificar quais são os erros e dificuldades que impedem que isso aconteça. Pode ser um impedimento relacionado a processos, à tecnologia, às pessoas, à cultura organizacional. Há necessidade de compreender este processo e modificá-lo para que a tecnologia se transforme em uma aliada.
Nesse cenário, em um mundo ideal, a automatização deve contemplar tudo como: coleta e análise de dados; armazenamento de arquivos; regras; controle de obrigações; consultas à Sefaz, entre outros.
O que pode ser automatizado?
Em suma: o que é rotineiro pode ser automatizado. Veja alguns exemplos:
- Lançamento de notas fiscais de entrada e saída, customizando diferentes cenários na atuação de uma companhia;
- Tributação de produtos/serviços;
- Tratamento de exceções tributárias;
- Apurações de impostos;
- Geração de obrigações acessórias;
- Consultas à situação fiscal de clientes e fornecedores.
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Quais são as vantagens de automatizar processos na área fiscal?
1. Compreensão do processo fiscal como um todo
Iniciado a partir da escrituração de documentos recebidos e emitidos, que se somam a uma série de obrigações tributárias e cuidados, a automatização de processos de análise fiscal exige que se compreenda exatamente a situação da companhia.
Em muitos negócios, este trabalho é executado de forma automática, sem uma preocupação ou compreensão, o que coloca a empresa em risco em muitos casos.
2. Mudança do foco dos recursos humanos
Os contadores e profissionais que atuam nesta área têm uma mudança de perspectiva. São capazes de monitorar se os sistemas estão desempenhando o seu trabalho de forma eficiente ao mesmo tempo em que adquirem um papel analítico, tornando-se um tipo de consultor, mais focado em estratégias para as organizações.
3. Uso da tecnologia de forma apropriada
Mesmo que a complexidade do sistema fiscal brasileiro exija muitos cuidados no momento de seu planejamento e início da prática, já que as ferramentas precisam considerar inúmeras particularidades e parâmetros.
Quando se consegue executar todas as configurações necessárias nesse software, inclusive com as segmentações e cuidados específicos para cada setor e a integração com sistema ERP, ganha-se tempo e segurança, permitindo que a empresa atinja um novo patamar de produtividade na área.
4. Mais segurança
Com processos automatizados, sistemas adequadamente parametrizados, consultas à Sefaz e a outros sistemas e os recursos humanos recebendo alertas em caso de incongruências, reduz-se drasticamente o risco de multas ou outros problemas com o fisco, evitando prejuízos e dando tranquilidade aos gestores.
Veja também: O que é Compliance fiscal e a quais riscos sua empresa está exposta?
5. Ganho de competitividade
Como mencionado no tópico anterior, a segurança reverte em mais competitividade, já que é possível se focar em tarefas relacionadas à estratégia de negócio da companhia.
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