Entenda como o saneamento de dados cadastrais de parceiros de negócio pode evitar retrabalhos dos times em atualizações de dados manuais e outros riscos na operação
No decorrer do artigo, você vai entender a importância desta prática para o compliance e por que implementá-lo o quanto antes em sua empresa.
Confira o que você lerá neste artigo:
- O que é Saneamento de dados cadastrais?
- Como funciona o Saneamento cadastral de parceiros?
- Quais os dados mais frequentes no Saneamento Cadastral?
- Qual o volume mínimo indicado para realizar o saneamento cadastral?
- O saneamento cadastral no contexto tributário e fiscal
- Quais as fontes de consulta mais utilizadas?
- Diferença entre saneamento cadastral e o gerenciamento de dados mestres
- Porque realizar a higienização de dados cadastrais?
O que é Saneamento de dados cadastrais?
O saneamento de dados cadastrais, ou saneamento cadastral, é o termo mais utilizado para o processo de atualização de base de cadastros de um sistema, checando os principais dados (ou dados mestres) em fontes oficiais e confiáveis.
Também chamado de higienização de dados, o processo garante a veracidade dos dados que circulam nos sistemas e que são utilizados pelas as áreas de negócio em todas a jornada do cadastro. O saneamento cadastral é uma das principais medidas de compliance na gestão de clientes, fornecedores, colaboradores e materiais.
Diversas pesquisas apontam que mais de 75% dos cadastros brasileiros que circulam nas empresas estão incompletos ou errados. Esta grave estatística só revela a falta de controle das empresas sobre a integridade dos dados e, se não corrigida a tempo, pode impedir ou atrapalha a transformação digital de negócios e a implementação de tecnologias mais avançadas como big data, machine learning e inteligência artificial (AI ou IA).
Como funciona o Saneamento cadastral de parceiros?
A higienização da base de dados pode ser feita de forma pontual ou programada de forma recorrente. Pode ser realizada por empresas de qualquer tamanho, mas é ainda mais indicada para empresas B2B2C (onde o cliente é outra empresa que venderá para o cliente final). Neste caso, enquadram-se indústrias de bens de consumo, farmacêuticas, têxteis, entre outras empresas que lidam com um alto volume de cadastros diários.
No saneamento cadastral pontual, os dados são enviados e em um prazo estabelecido você recebe os dados atualizados em seu e-mail.
Já no saneamento cadastral recorrente, programa-se de tempos em tempos uma atualização dos dados, que pode ser dentro do próprio sistema (via API) ou em portal especializado.
Quais os dados mais frequentes no Saneamento Cadastral?
Os principais dados atualizados por grandes empresas B2B no momento do saneamento cadastral são os chamados dados mestres, ou seja, as principais informações sobre um negócio:
- CNPJ
- Situação Cadastral do CNPJ
- QSA (Quadro de Sócios e Administradores)
- Telefone da empresa
- Endereço completo da empresa com CEP
- Situação da Inscrição estadual
Qual o volume mínimo indicado para realizar o saneamento cadastral?
Se sua empresa emite um volume alto de notas fiscais por mês, para venda ou compra, é imprescindível realizar o saneamento cadastral de forma programada. Seja para atualizar cadastros antigos ou levantar informações novas, com uma constante atualização cadastral, sua empresa pode obter os dados mais recentes sobre seus parceiros de negócio.
O volume vai variar de acordo com a base de dados, estrutura e os esforços dos times de tecnologia e cadastros de cada empresa, mas o ideal é realizar uma degustação com 200 consultas para ter uma amostra de como está a base e, posteriormente, realizar em toda a base de dados.
Por exemplo, se sua empresa realiza muitas transações com dados, é recomendado o saneamento cadastral, pelo menos, duas vezes ao ano.
O Saneamento cadastral no contexto tributário e fiscal
Com as dificuldades inerentes ao ICMS (que conta com regras específicas em cada unidade da federação) e a nova interpretação trazida pelo STF, cabe às empresas adotarem medidas que visem a segurança do negócio, especialmente se pode levar a multas ou ficar exposta de passivos tributários por parte do fisco.
Ao efetuar o saneamento cadastral de seus parceiros comerciais, principalmente em larga escala, as transações com parceiros em situação irregular são facilmente impedidas. Atuando de forma preventiva, a limpeza do cadastro pode reduzir consideravelmente riscos de passivos, glosa de créditos de ICMS além de evitar problemas com o fisco, que está a cada dia mais ativo em função da maior possibilidade de cruzamento de dados.
Como demonstramos em artigo do blog, a Súmula 509 do STJ estabeleceu o papel do adquirente de boa-fé, ou seja, a companhia deve comprovar a situação fiscal do parceiro comercial antes de efetivar negócios.
O ICMS, principal tributo estadual, ainda obriga as empresas a buscarem ferramentas voltadas ao compliance fiscal. Em 2019, o STF decidiu que a empresa que não faz o recolhimento do ICMS comete crime. Ou seja, se sua empresa está operando com um parceiro (cliente ou fornecedor) que está com divergência ou que não recolhe o ICMS, sua empresa pode ser corresponsável deste crime e corre diversos riscos.
Quais as fontes de consulta mais utilizadas?
No saneamento cadastral, para atualizar o cadastro de parceiros comerciais, a primeira e mais importante etapa é levantar quais informações serão atualizadas e em quais fontes consultá-las. Existem os órgãos padronizados para certos tipos de obrigações acessórias, no entanto, cada setor em específico tem o seu mix de obrigações fiscais para cumprir.
Abaixo listamos as fontes de pesquisa essenciais que qualquer empresa pode implementar para realizar um bom saneamento cadastral:
- Receita Federal do Brasil
- SINTEGRA
- Simples Nacional
- Consulta ao Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC)
- Correios
Conferir estas informações em tempo real ou de forma programada é o básico para qualquer empresa. Mas certamente existem diversas fontes de consulta para cada obrigação acessória específica de um setor.
O ideal é que este processo de consultas dentro do seu negócio seja bem mapeado nos setores de cadastro, fiscal e compliance. Desta forma, ao contratar um serviço de saneamento cadastral, é possível extrair e automatizar ainda mais informações ricas do que as informações básicas, obedecendo os requisitos sobre cada tipo de informação recolhida nas fontes.
Diferença entre saneamento cadastral e o gerenciamento de dados mestres?
Apesar de resolutivo e de rápida execução, o saneamento cadastral é apenas o primeiro passo em direção a uma governança de dados, principalmente em grandes empresas. No entanto, uma empresa que só investe em saneamento pode acabar ficando reféns do serviço para manterem suas bases de dados atualizadas no curto prazo.
No entanto, existem melhores práticas para estar em dia com o compliance de parceiros. Entre elas, está o gerenciamento de dados mestres (MDM) que requer um esforço constante de todas as áreas em prol da construção de uma única base de dados que alimentam os demais silos de informação (CRM, ERP, etc).
Um dos pilares desta prática é inserir as consultas automatizadas nas rotinas de cadastro, prevenindo erros desde o onboarding de novos parceiros e em todo o ciclo de vida. No primeiro episódio do DATAlks, podcast da Netrin, abordamos sobre o viés estratégico destas práticas:
Porque realizar a higienização de dados cadastrais?
Todos os dias, empresas abrem e fecham, mudam de endereço ou telefone, entre outros dados oficiais. Se você possui uma base grande de clientes ou fornecedores, é fundamental manter seus sistemas limpos e livres de inconsistências cadastrais.
Sua empresa já realizou o saneamento de dados cadastrais?
Se ainda não, sua companhia pode estar correndo sérios riscos. Se sim, como vocês organizam o processo? Levantar estas informações e aplicar de forma constante esta prática na sua empresa é a chave para a saúde do seu negócio.
Conheça a nossa solução de Saneamento de Dados Cadastrais e atualize a sua base de dados de forma recorrente e programada, evitando cadastros duplicados, inconsistentes e inválidos, além de riscos fiscais e de fraude na sua operação.
