É muito comum o contribuinte se deparar com uma nota fiscal denegada em sua rotina. Isso acontece quando a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) identifica alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou do destinatário da nota fiscal.
Assim como outras questões fiscais, esse tema é origem de diversas dúvidas para a empresa contribuinte: por que a nota fiscal foi denegada? Como corrigir uma nota denegada? Por isso, este artigo irá mostrar os principais detalhes sobre a denegação de notas fiscais.
O que você verá neste artigo:
- O que significa o status nota fiscal denegada?
- Por que uma nota fiscal é denegada?
- Principais irregularidades que causam a denegação de uma nota fiscal
- Quais os riscos da denegação de nota fiscal?
- Qual a diferença entre nota rejeitada e nota denegada?
- O que fazer quando uma nota fiscal é denegada?
- Como prevenir uma denegação de nota fiscal?
O que significa o status “Denegado“
A nota fiscal com status de denegada significa que foi registrada no sistema da SEFAZ, mas não tem valor fiscal. Ou seja, durante o processo de validação, o órgão identificou alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou do destinatário e barrou a validação da nota. Com isso, a NF não pode ser corrigida ou cancelada e o seu número é inutilizado.
A Nota fiscal, após ser denegada, permanece inválida e não pode ser faturada, mas precisa ser guardada pelo prazo de cinco anos, como previsto na legislação.
Por que uma nota fiscal é denegada?
Normalmente, as notas fiscais são denegadas em razão de pendências fiscais de uma das empresas perante a SEFAZ, seja por uma inscrição estadual suspensa, cancelada, em processo de baixa ou até mesmo baixada.
É importante consultar a SEFAZ do estado, tanto de quem vai receber (destinatário), quanto de quem vai emitir a nota (emitente), pois os fiscos de cada Estado têm autoridade para determinar suas próprias regras.
Leia também: como automatizar processos de análise fiscal
Principais irregularidades que causam a denegação de uma nota fiscal
Porém, algumas irregularidades são consideradas comuns entre os estados, para as duas partes envolvidas na transação, como por exemplo:
- Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa;
- Cadastro desatualizado na SEFAZ;
- Inadimplência dos impostos;
- Falta de autorização para prestar serviço na Unidade Federativa (UF).
A notificação na hora de transmissão da nota fiscal indica se o problema está no emitente ou no destinatário, assim como qual foi a situação impeditiva.
Quais os principais riscos de denegação de nota fiscal?
Qual a diferença entre nota rejeitada e nota denegada?
Diferentem da nota fiscal denegada, nos casos em que as notas são rejeitadas, elas podem ser corrigidas e reenviadas com a mesma numeração. Ou seja, é como se as notas não tivessem sido transmitidas anteriormente.
Uma Nota Fiscal pode ser rejeitada por diversos motivos. Veja alguns exemplos:
- Erros em cálculos de contribuição;
- Informações incorretas na NF-e;
- Assinatura digital inválida;
- Erros de duplicidade de informação
Entre muitos outros motivos. Além disso, pode acontecer de a nota fiscal sofrer rejeição porque o número da nota fiscal corresponde ao de uma nota fiscal que já foi denegada. Ou seja, o emissor da nota fiscal rejeitada utilizou o mesmo número. Nesse caso, é necessário apenas corrigir a numeração.
O que fazer quando uma nota fiscal é denegada?
Não é possível corrigir uma nota fiscal denegada. Por mais que o contribuinte tente emitir outro documento fiscal, com outra numeração, o problema persistirá enquanto não for sanada a irregularidade.
Para regularizar o problema, é necessário entrar em contato com o SEFAZ do estado, identificar o motivo da denegação e corrigir a irregularidade apresentada. Apenas após a resolução será possível voltar a emitir a nota fiscal – com outra numeração.
Consulte aqui a lista da SEFAZ de alguns estados:
- Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo
Atendimento Virtual SEFAZ SP: Atendimento SEFAZ (fazenda.sp.gov.br)
Documentação necessária: Denegação de NF-e (fazenda.sp.gov.br)
Lista de Postos Fiscais: Secretaria da Fazenda – Governo do Estado de São Paulo
- Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul
Plantão Fiscal Virtual – Fale Conosco
- Secretaria da Fazenda do Estado de Minas Gerais
Secretaria de Estado de Fazenda de Minas Gerais – SEF/MG – SEF/MG
- Secretaria da Fazenda do Estado do Rio de Janeiro
Instruções sobre denegação de NF-e no Governo do Estado do RJ
- Secretaria da Fazenda do Estado do Paraná
Canais de Atendimento | Secretaria da Fazenda
Como prevenir uma denegação de nota fiscal?
Para evitar que uma nota seja denegada, o contribuinte deve tomar dois importantes cuidados com sua base cadastral de parceiros de negócio, seja de clientes ou fornecedores.
Confira se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada
Este passo é fundamental para evitar este transtorno. Para conferir, basta realizar a consulta por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC) não apenas no momento do cadastro, mas também antes da emissão da NF, reduzindo o risco de o fisco denegar a nota. No entanto, empresas com muitas notas fiscais para emitir podem pular esta etapa ou, ainda, enfrentar problemas diversos ou de retrabalho.
Se o destinatário estiver com o status “não habilitado” significa que precisa resolver pendências com o Fisco. Porém, se estiver com o status “habilitado”, significa que sua situação está regular.
Muitas empresas têm recorrido ao uso de tecnologias para fazer este trabalho, justamente pois a consulta manual dos cadastros acaba sendo inviável para o dia a dia do contribuinte.
Para tanto, existem tecnologias que automatizam esta consulta, como as APIs de consulta, que podem ser configuradas no ciclo de cadastro do fornecedor ou cliente até a emissão da nota fiscal. Entenda mais sobre o que é e como funciona uma API.
Atualize periodicamente sua base de cadastros
É de suma importância manter a sua base de cadastro atualizada. Além de ser uma prática que promove a governança de dados, programar a higienização da base de dados – pode evitar diversos riscos, como o de passivos fiscais, além de manter atualizada informações sobre pendências na Receita Federal e mudanças de endereço, por exemplo.
Saiba o que é o saneamento cadastral e como ele pode auxiliar sua empresa a evitar riscos de denegação de notas fiscais, entre outros.
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