Este guia mostra como usar certidões negativas (e processos semelhantes como background check e due diligence trabalhista e ambiental) para construir um TPRM robusto, escalável e alinhado à governança, riscos e ESG.
Mas antes, vamos estabelecer algumas bases importantes:
Por que as certidões negativas importam, e por que não basta tê-las em papel
Certidões negativas (fiscais, trabalhistas, previdenciárias, ambientais, FGTS, dívida ativa etc.) são instrumentos legais essenciais para comprovar regularidade momentânea.
No Brasil algumas das principais são:
- Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal (CND);
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT (TST);
- Certidão do INSS (CND do INSS);
- Certidão de regularidade do FGTS (Caixa);
- Certidões ambientais federais e estaduais (IBAMA, órgãos estaduais).
Essas certidões são emitidas pelos órgãos competentes e têm validade temporária, muitas validades variam de 30 a 180 dias, dependendo do tipo.
O problema aqui é que estamos falando de um retrato pouco fiel do estado do fornecedor, já que essa análise possui uma validade tão curta.
Sem integração com monitoramento contínuo, verificação automática de alterações societárias e cruzamento com listas restritivas, a certidão perde valor prático pouco depois de emitida.
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Principais certidões negativas de parceiros que você deve consultar (e como interpretá-las)
1. Certidão Negativa de Débitos Federais – Receita Federal (CND/CNPJ)
- Confirma ausência de débitos federais inscritos na RFB/Dívida Ativa. Validade e regras de emissão estão no portal da Receita. Use o link oficial para validação online.
2. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT (TST)
- Indica existência (ou não) de débitos trabalhistas registrados no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas. É gerida pelo Tribunal Superior do Trabalho e trata-se de uma verificação essencial para verificar passivos trabalhistas.
3. Certidão Negativa/Positiva do INSS (CND/CPD-EN)
- Confirma regularidade previdenciária. Tem prazos próprios e regime de aceitação em processos públicos.
4. Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) – Caixa
- Exigido em licitações e contratações com o setor público; indica situação do FGTS.
5. Certidões Ambientais – IBAMA / órgãos estaduais
- O IBAMA emite CND/CPD-EN para débitos ambientais; estados e municípios têm sistemas próprios de licenciamento e certidões (CETESB, INEA etc.). É recomendada a verificação de validade (muitas valem 30 dias) e se existe inscrição no Cadastro Técnico Federal (CTF/APP).
6. Dívida Ativa da União / Estadual / Municipal (PGFN / Procuradorias)
- Verifica execuções fiscais; é importante para entender risco de restrição patrimonial.
7. Lista Suja do Trabalho Análogo à Escravidão (MTE)
- Verificar se o fornecedor consta nesse cadastro é mandatório em due diligence trabalhista/ESG no Brasil. O MTE publica atualizações semestrais da chamada “Lista Suja”.
Como transformar certidões em sinalização prática
O objetivo aqui é transformar declarações pontuais em um fluxo de inteligência acionável. Para isso, integre três camadas:
1. Validação e extração automatizada (pré-onboarding / onboarding):
- Ao receber a certidão, o sistema valida o código de autenticidade (quando aplicável) e extrai metadados: data emissão, validade, órgão emissor e escopo (CND/CND-EN/CNDT).
Isso permite padronizar a base de dados do fornecedor e é o primeiro passo para saneamento de dados cadastrais e enriquecimento de dados cadastrais.
2. Cruzamentos e enriquecimento (enriquecimento de base de dados):
- Combine certidões com consulta automática a registros de CNPJ (Receita), base de processos judiciais, BNDT/CNDT, listas de sanções internacionais e nacionais (OFAC, ONU, CEIS/CGU), Lista Suja do MTE e cadastros ambientais (IBAMA, órgãos estaduais).
Esse enriquecimento de dados identifica inconsistências (ex.: certidão válida emitida há 100 dias, mas há execução fiscal posterior). Ferramentas de saneamento de dados cadastrais reduzem falsos positivos e asseguram conformidade com LGPD.
3. Monitoramento contínuo + red flags em TPRM:
Não basta emitir as certidões apenas uma vez: adote um monitoramento de parceiros em tempo real e defina red flags automatizadas (ex.: inclusão na Lista Suja; suspensão/inscrição em dívida ativa; autuação ambiental; alteração societária com nova participação de PEPs).
Um relatório global da Deloitte mostra que organizações mais maduras estão migrando para o monitoramento contínuo e digital, ainda que a adoção total seja parcial. A Deloitte aponta que muitos usam técnicas digitais, mas com cobertura limitada do universo de terceiros.
Segundo a PwC, existe uma lacuna na adoção de risk scoring e na utilização de análises para procurement fraud, o que embasa fortemente a necessidade da automação.
Checklist prático: o que podemos automatizar hoje?
Automatizar não é apenas ganhar tempo, é garantir confiabilidade e rastreabilidade em cada etapa do ciclo de vida do fornecedor. Por isso, separamos aqui os processos que mais impactam a maturidade de um programa de TPRM quando são digitalizados:
1. Validação automática da autenticidade das certidões
Use plataformas de monitoramento com integrações diretas (via API ou portais oficiais) para confirmar, em tempo real, a veracidade de cada documento junto ao órgão emissor. Assim, você elimina falsificações e evita que certidões vencidas ou inválidas passem despercebidas.
2. Extração e normalização dos dados críticos
Cada documento deve ser lido e estruturado automaticamente: CNPJ, data de emissão, validade e órgão emissor. Esses campos precisam estar padronizados no repositório principal do fornecedor para que sirvam de base a auditorias e indicadores de compliance.
3. Alertas inteligentes para renovação de certidões
Configure lembretes e ações com base na data de validade, por exemplo, X dias antes do vencimento de cada tipo de certidão. Assim, o processo de renovação ocorre de forma proativa, e não reativa, o que evita bloqueios operacionais ou não conformidades.
4. Cruzamento com listas restritivas e sanções
Integre o sistema às bases da OFAC, ONU e ao Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), além da Lista Suja do MTE.
O cruzamento contínuo garante alerta imediato em caso de inclusão de um fornecedor em listas restritivas, uma camada essencial de governança e due diligence.
5. Verificação financeira e sinais de deterioração
Implemente consultas automatizadas à Dívida Ativa, registros de protestos e processos de recuperação judicial. O objetivo é identificar indícios precoces de deterioração financeira que possam comprometer a entrega, o contrato ou a reputação da empresa.
6. Monitoramento ambiental contínuo
Conecte-se periodicamente às bases do IBAMA/CTF e aos órgãos ambientais estaduais. Mapeie as licenças obrigatórias de acordo com o CNAE e a atividade do fornecedor, garantindo que sua operação esteja em conformidade com as exigências ambientais vigentes.
7. Análise de rede societária e identificação de PEPs
Vá além dos dados cadastrais: utilize ferramentas de enriquecimento para mapear vínculos societários e conexões com Pessoas Politicamente Expostas (PEPs). Essa análise revela riscos ocultos, potenciais conflitos de interesse e favorecimentos indevidos.
8. Registro auditável de todo o processo
Cada checagem deve gerar evidência documental em um log auditável, registrando data, responsável, resultado e ação tomada. Esse histórico compõe a trilha de auditoria essencial para conformidade em GRC e TPRM, assegurando governança e transparência em eventuais fiscalizações.
Leia também: Além do CNPJ e IE: 7 Dados Essenciais que Você Deve Validar em Seus Fornecedores
Como as red flags operam como mecanismos preditivos, e por que tecnologia é crucial nesse processo
Pense nas red flags como sensores num painel: sozinhos, cada valor é apenas um número, mas juntos eles formam um padrão que prevê falhas. Com o auxílio da tecnologia é possível executar:
- Rastreamento em escala: checar milhares de fornecedores diariamente (impraticável manualmente). Estudos de mercado mostram que nem todas as empresas usam digital monitoring para a totalidade da base de terceiros, o que deixa lacunas exploráveis por risco.
- Detecção de anomalias baseada em dados históricos: técnicas de ML identificam desvios (ex.: volume de contratação, frequência de aditivos, sudden spikes) que sinalizam conluio ou fraude em procurement, tema destacado pela PwC.
- Triagem e priorização (risk scoring): automatizar score permite destinar esforço manual apenas aos fornecedores de maior risco; a PwC observa que muitas organizações ainda não usam risk scoring de forma consistente (42% sem TPRM/risk scoring).
- Auditoria e evidência: logs, certificados e alertas automáticos criam trilhas que provam que a empresa monitorou/atuou, fator crítico em investigações e em licitações.
- Integração com GRC/ERP: permitir que procurement, jurídico, RH e ESG acessem o mesmo painel de risco acelera decisões (ex.: suspensão de pagamento, exigência de plano de remediação, encerramento de relacionamento).
Em suma: a tecnologia converte certidões (dados pontuais) em sinalização contínua com insights acionáveis. Sem isso, o compliance se reduz apenas à conformidade formal.
Os riscos de implementação incompleta e o porquê dos processos falharem
Mesmo com ferramentas sofisticadas, muitos programas de TPRM tropeçam, não por falta de tecnologia, mas por lacunas de processo, cultura e governança. Vamos destrinchar os principais erros e como eles corroem o valor do programa:
1. Dependência exclusiva de certidões estáticas
Solicitar apenas certidões negativas no onboarding é necessário, mas claramente insuficiente.
A realidade da cadeia de terceiros é dinâmica, uma autuação ambiental, uma mudança societária ou uma inclusão em lista de trabalho análogo à escravidão podem ocorrer semanas depois da emissão da certidão.
A falta de monitoramento contínuo transforma uma certidão “verde” em um falso sinal de segurança. Estudos da EY apontam que apenas os programas que “integram automação e dados externos ao ciclo de vida do fornecedor” mostram vantagem de desempenho.
2. Falta de renovação sistemática e data-driven dos documentos
Quando vencimentos não são rastreados eletronicamente, documentos expirados continuam em vigor “no papel”. Isso reduz a confiabilidade da base de fornecedores e deixa sua empresa vulnerável. Além disso, sem extração e padronização dos metadados (data emissão, validade, órgão emissor), torna-se difícil automatizar os alertas relevantes.
3. Cobertura parcial ou foco apenas nos parceiros “críticos”
Muitos programas concentram esforço nos 10% “top” de parceiros, deixando um universo maior sem vigilância.
Porém, como um estudo da Deloitte mostra, mais da metade das organizações não têm “adequado nível de visibilidade sobre suas terceiras ou quartas partes”, sendo assim, uma lacuna nesse nível expande o risco sistêmico dentro da cadeia.
4. Fragmentação entre áreas da empresa e ausência de visão holística
Compliance, procurement, jurídico, ESG e TI muitas vezes operam em silos. Isso resulta em questionários redundantes, definções de risco dispares e falta de uma base única de “verdade” sobre o fornecedor.
5. Subestimar a importância da documentação auditável e dos fluxos automáticos de alerta
Se cada verificação de fornecedor não gera um log, não há trilha de auditoria, e a empresa fica em posição vulnerável, seja para investigações regulatórias ou para responder rapidamente a um incidente.
Plataformas especializadas demonstram que a automação de fluxos reduz tempo de resposta, erro humano e custos de remediação.
6. Cultura e habilidades insuficientes para acompanhar a tecnologia
Adotar tecnologia sem mudar mindset ou estruturar governança significa que alertas são ignorados, processos permanecem manuais ou a equipe é engolfada por “falsos positivos”.
A transformação de TPRM exige treinamento, revisão de políticas, definição de roles e responsabilidades, não apenas um “plug-in” tecnológico.
Em conjunto, esses erros fazem com que o que era para ser um programa estratégico vire apenas “check-list de fornecedores”. E isso é exatamente o antídoto que o mundo moderno de riscos não permite mais.
Leia também: Os 7 sinais de alerta de um fornecedor de alto risco para sua operação industrial
Modelo mínimo que sua empresa deve adotar (5 passos incrementais)
Para que o seu programa de TPRM alcance maturidade, e não apenas conformidade, proponho estes cinco passos práticos, aliados à tecnologia, que transformam a gestão de terceiros em diferencial estratégico:
1. Padronização de exigências e classificação de fornecedores
- Elabore uma lista de certidões exigidas por categoria de fornecedor ou parceiro (serviços, obras, insumos, tecnologia).
- Crie um modelo de segmentação de risco (alto/baixo/mediano) desde o pré-onboarding, com base em critérios como função crítica, exposição de dados, localização geográfica e histórico de conformidade.
2. Automatização da ingestão e extração de dados
- Implantar portal de registro de fornecedor onde upload é automaticamente validado e os metadados (data emissão, órgão emissor, validade) são extraídos.
- Implementar enriquecimento de dados cadastrais: cruzamentos com bases de CNPJ, dívidas, listas restritivas, vinculações societárias. Isso evita depender apenas de dados que o próprio fornecedor forneceu.
3. Definição de red flags e configuração de alertas em tempo real
- Estabeleça alertas automáticos para eventos como inclusão em listas de sanções ou Lista Suja MTE; alteração societária com PEP; vencimento de certidões; autuação ambiental; recuperação judicial; mudança de controle acionário.
- Garanta que esses alertas sejam integrados ao sistema de workflow da empresa para que acionem análises ou revisão de contrato.
4. Construção de dashboard de risco e trilha auditável
- Centralize todas as informações em um repositório de fornecedores com pontuação de risco, data da última verificação e status de compliance.
- Todos os eventos e decisões devem gerar logs, quem fez a verificação, qual ação foi tomada, qual foi a severidade do alerta. Essa trilha de auditoria é fundamental para governança, compliance e evidência regulatória.
5. Revisão, treinamento e melhoria contínua
- Realize revisões periódicas (ex: semestrais) da metodologia de TPRM: critérios de risco, fornecedores classificados, ferramentas utilizadas, resultados alcançados.
- Treine as equipes envolvidas (procurement, jurídico, compliance, ESG) no uso da plataforma, interpretação de alertas e ações de mitigação.
- Revise os processos de onboarding e offboarding (saída de fornecedor) para que o encerramento do relacionamento também seja gerido com risco (ex.: revogação de acessos, encerramento de contratos, retenção documental).
- Documente indicadores de desempenho (ex.: tempo médio de verificação, quantidade de alertas por fornecedor, número de fornecedores com risco elevado, tempo médio de resposta a alertas) e use-os como base para evoluir o programa.
Certidões negativas são o ponto de partida, não o destino. Por muito tempo, elas foram tratadas como um fim em si mesmas, uma espécie de carimbo que “libera” o fornecedor.
Mas, em um cenário em que riscos se movem na velocidade dos dados, elas precisam se transformar em sinais vivos dentro de um ecossistema inteligente de gestão de terceiros.
O futuro do TPRM, e do compliance como um todo, pertence às empresas que usam tecnologia para enxergar antes que o problema apareça. Não se trata de substituir o olhar humano, mas de amplificá-lo: enquanto as máquinas cruzam milhares de variáveis em tempo real, o time de compliance direciona energia para análise estratégica, tomada de decisão e mitigação preventiva.
Automatizar, portanto, não é apenas reduzir tarefas manuais, é mudar o papel do compliance: de fiscal para preditivo, de burocrático para estratégico, de reativo para inteligente. As red flags, antes vistas como alarmes pontuais, tornam-se mecanismos de antecipação, capazes de detectar anomalias antes que elas se transformem em crises reputacionais, jurídicas ou financeiras.
Quando uma empresa adota essa mentalidade, apoiada em dados confiáveis, processos integrados e cultura de governança, ela não está apenas cumprindo a lei: está construindo resiliência institucional, um ativo que hoje vale mais do que qualquer certificado.
Em última análise, o verdadeiro valor das certidões negativas não está no documento, mas na capacidade de transformar informação estática em inteligência contínua.
