No mercado moderno, proteger a imagem e a reputação de uma empresa é tão importante quanto cuidar da saúde financeira. Segundo a pesquisa Global Identity and Fraud Report, da Experian, 75% das empresas brasileiras perceberam um aumento na tentativa de fraudes. Para se proteger disso, as políticas de verificação de antecedentes, ou background checks, são importantes.
Por meio de uma cuidadosa verificação prévia de parceiros, fornecedores, clientes e colaboradores, as organizações se mantêm em compliance e reduzem riscos jurídicos, financeiros e/ou institucionais que podem afetar a companhia.
Entretanto, apesar de ser uma prática legal, é importante conhecer as limitações de background checks, para não ferir nenhum direito ou lei, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ou a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), acarretando também problemas para os negócios.
Se você é uma pessoa a frente das decisões negociais da sua empresa, sejam elas de contratação de um colaborador ou efetivação de um contrato de prestação de serviço, este artigo ajudará no entendimento sobre background checks e, acima de tudo, como fazê-los de maneira acertada, ética e estratégica.
Boa leitura!
O que são Background Checks?
Em um mundo globalizado, com o advento da internet e mais precisamente das redes sociais, o cuidado com a reputação é cada vez mais necessário. Em questão de segundos, uma notícia negativa envolvendo o nome de uma empresa ganha proporções inimagináveis, causando extremo dano a imagem de uma empresa.
Não é difícil ou raro encontrarmos casos de empresas que tiveram que vir à publico se manifestar após se verem envolvidas em algum escândalo, ou até mesmo publicar notas e pedidos de desculpas. Um dos casos mais emblemáticos é o da vinícola que foi responsabilizada por ter um terceirizado envolvido com trabalho análogo à escravidão.
No caso de funcionários, isso também pode acontecer. Visto, por exemplo, situações de agressões e preconceito racial em grandes redes de mercado, vazamento de dados, entre outros. Ou seja, cada vez mais o antigo ditado “diga-me com quem andas que direi quem tu és” se torna uma máxima na hora de selecionar parceiros de negócios.
Então, como se proteger disso? A resposta está nos relatórios de background checks ou, em tradução para o português, checagem ou verificação de antecedentes. Como o próprio nome sugere, trata-se de um processo usado para encontrar e validar informações sobre pessoas ou empresas que irão se relacionar com a organização.
Existem diversos tipos de Background Check, os principais são:
- Background check de contratação
- Background check financeiro
- Background check criminal
- Background check de integridade
- Background check de redes sociais
- Background check de identidade
- Background check de crédito
Basicamente, todo background check consiste na verificação de antecedentes, mas é o objetivo do negócio em questão que define qual o tipo de verificação que será feita. Ou seja, se o objetivo é uma seleção de candidatos, a empresa conduz um background check de contratação, avaliando informações pertinentes do candidato para a posição em questão.
Benefícios do Background check:
- Reduz riscos associados a contratações ou transações financeiras, ao identificar potenciais problemas antes de tomar decisões críticas;
- Ajuda a proteger a reputação da empresa ao evitar a contratação de pessoas com históricos problemáticos que possam prejudicar a cultura organizacional;
- Facilita o cumprimento de regulamentações e requisitos legais relacionados à contratação e fornecimento de serviços;
- Minimiza os riscos financeiros ao avaliar a solidez financeira de clientes ou parceiros de negócios;
- Diminui a probabilidade de fraudes, lavagem de dinheiro e outras atividades ilícitas ao identificar indivíduos com comportamentos suspeitos;
- Reduz a exposição a possíveis ações judiciais ao demonstrar que a empresa tomou medidas razoáveis para garantir a integridade de suas decisões;
- Blinda a companhia contra fraudes, vazamento de informações e dados, assim como episódios de corrupção;
- Mostra que a empresa está alinhada com os princípios de ESG.
O que os background checks podem revelar?
Os relatórios de background checks podem revelar basicamente qualquer informação de crédito, criminal, financeira, trabalhista ou fiscal sobre uma pessoa. Desde que, é claro, essas informações se justifiquem para o objetivo da empresa e não configurem nenhum tipo de discriminação.
Por exemplo, no background check de contratação, o objetivo é avaliar o histórico do candidato para mitigar riscos para a empresa. O que é muito útil em cargos de confiança, ou posições que envolvem manipulação de dados sensíveis, armas, dinheiro, etc.
Então, a empresa também pode fazer um background check criminal, para avaliar se a pessoa possui alguma restrição ou sanção no nível criminal. Além dos antecedentes criminais, pode-se verificar se há mandados de prisão, verificando não só o passado, mas também o presente.
Vamos a mais alguns exemplos.
Antes de efetivar um contrato com fornecedor ou parceiro, as empresas podem fazer uma consulta na “lista suja” do governo federal, uma base publica com nomes de empregadores que submeteram trabalhadores a condições análogas à escravidão.
Outras fontes, como receita federal e COAF fornecem insumos quanto à crimes financeiros, situação fiscal, entre outros. Informações importantes para conhecer a empresa com a qual está se associando. É claro que esses são apenas alguns dos exemplos.
Sem um processo adequado de background check no Brasil, a organização está mais propensa a sofrer tentativas de golpes, fraudes, roubos e até crimes cibernéticos que podem afetar toda sua cadeia de operações. Portanto, qualquer pessoa física ou jurídica pode passar por um processo de background check, dependendo dos negócios jurídicos que pretende realizar.
Limitações dos Background Checks: o que eles não podem revelar
Tomar decisões baseadas em dados é algo bastante benéfico, mas é importante que isso não ultrapasse limites éticos e/ou legais. Isso porque certos tipos de verificação de antecedentes não são permitidas, podendo configurar discriminação contra a pessoa ou violar princípios da LGPD.
Dessa maneira, o profissional que irá guiar o processo de verificação, deve estar atento para não ferir o artigo 373-A da CLT, que proíbe a discriminação por motivo de sexo, idade, raça, cor, estado civil, orientação sexual, religião, deficiência, entre outros fatores.
Assim como, por exemplo, a Lei 9029/1995 veta qualquer procedimento relacionado à comprovação do estado de gravidez. Cuidados também devem ser tomados na verificação de antecedentes criminais. O Tribunal Superior do Trabalho (TST) entende que esse tipo de background check é permitido, mas apenas para certos cargos e funções, como:
- empregados domésticos;
- cuidadores de menores, idosos ou deficientes;
- motoristas rodoviários de carga;
- profissionais que manejam ferramentas de trabalho perfurocortantes;
- bancários;
- trabalhadores que atuam com substâncias tóxicas;
- colaboradores que precisam usar armas (por exemplo, seguranças, vigias, entre outros);quem trabalha com informações sigilosas.
Portanto, vale a pena ter cuidado, pois se a função exercida pelo candidato não justificar a checagem criminal, esse tipo de background check pode ser considerado ilícito. Por outro lado, há situações em que a checagem de antecedentes não é apenas um cuidado, mas uma obrigação.
Esse é o caso da Resolução 36/2021, do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), trata dos procedimentos para a prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo (PLD/FT).
Apesar dela não usar especificamente o termo “background check”, estabelece a necessidade de determinadas empresas adotarem processos internos de verificação e validação de informações, seja de clientes, fornecedores, prestadores de serviço terceirizados, parceiros e colaboradores.
A reforma trabalhista e as alterações na Lei 6.019/74 validaram a terceirização tanto da atividade fim quanto na atividade meio da empresa. Por isso, valida-se as empresas tomadoras de serviço terem atitudes preventivas e fiscalizadoras em relação àquelas por ela contratadas, justamente para evitar sanções.
Todavia, essa análise deve estar bem ancorada em fontes de dados confiáveis, muitas vezes esbarrando em dados sigilosos que, se divulgados, podem afetar a imagem do fornecedor. Portanto, para não ferir a LGPD, e evitar problemas para a companhia, o aconselhado é que a recusa de contrato seja realizada sem ferir nenhuma norma ou imagem.
Mitos sobre background check
O background check é ilegal no Brasil
Mito. O processo de background check é algo totalmente legal no Brasil, inclusive, em determinadas atividades é uma exigência. O que é ilegal é usar a verificação de antecedentes para descriminação de candidatos e/ou violar as leis de privacidade e LGPD para coletar as informações.
Background check gera conflito com a LGPD
Parcialmente verdade. Apesar das buscas de background check serem realizadas em fontes públicas e privadas, é importante tomar cuidado, pois a maneira que os dados são coletados e usados deve estar em compliance com a LGPD. Por isso a importância de contar com soluções profissionais de background check, como a da Netrin.
Background check faz parte da due diligência
Verdade. O processo de due diligence, ou “diligência prévia”, consiste em uma análise dos parceiros, fornecedores e clientes para descobrir se estão em conformidade com as legislações e exigências feitas pelo governo nas áreas ambiental, social, trabalhista e fiscal. Se durante a due diligence a empresa encontrar alguns possíveis riscos, ela pode solicitar um background check envolvendo aquela questão específica.
Ganhe eficiência e segurança com a automatização de Background Check
Tendo em vista todos os benefícios da verificação de antecedentes, assim como a necessidade de respeitar as limitações de background checks, é fundamental que esse processo seja realizado com cautela e por pessoas capacitadas para a tarefa. Caso contrário, algo que traz resultados positivos pode se tornar um grande problema para a empresa.
O profissional responsável pela tarefa deve ter amplo conhecimento, assegurando que os procedimentos de background check sejam seguidos por toda a instituição, identificando e avaliando os riscos relacionados aos clientes, produtos e serviços oferecidos pela instituição, assim como saber identificar e reportar atividades suspeitas aos órgãos regulatórios, quando necessário.
Por fim, vale a pena frisar que em um mercado tão competitivo e tecnológico, a tomada de decisões tem se tornado cada vez mais embasada na análise de dados automatizada e inteligente. Ou seja, usando soluções e ferramentas que fornecem precisão e agilidade nas tarefas.
Pesquisar e analisar uma quantidade imensa de informações, vindas de diferentes fontes torna o processo muito moroso, demorado e sujeito a falhas. Portanto, quando realizado manualmente, o background check se torna uma tarefa muito demorada e morosa para a empresa, além de não oferecer a precisão e segurança necessária.
Justamente para facilitar todo esse processo, e trazer segurança às atividades empresariais, a Netrin disponibiliza soluções automatizadas e integradas para verificação de antecedentes. Todo o processo de background check é feito em um mesmo lugar. Por meio da API da Netrin, as consultas são feitas rapidamente em mais de 400 tipos de dados.