Como assegurar que um cliente ou parceiro de negócio, seja ele pessoa física ou jurídica, é realmente quem ele diz ser? A resposta para esse dilema cruza-se com as práticas de KYC (Know Your Customer) e KYB (Know Your Business), cada vez mais comuns e necessárias para quem busca proteger sua organização contra transações ilegais.
Isso porque, infelizmente, golpes e fraudes fazem parte do dia a dia do nosso mundo. Crescendo em um ritmo maior do que qualquer um gostaria. Consequentemente, causando impactos financeiros e de reputação que podem condenar uma companhia da noite para o dia.
Para se ter uma ideia, em 2021, os ataques de fraudes em pagamentos de fintechs tiveram alta de 70%. Esse dado é do Índice de Confiança e Segurança Digital, da Sift, empresa global de prevenção de fraudes. Ainda conforme o levantamento, os ataques visam principalmente modalidades alternativas, como carteiras digitais, provedores de serviços de pagamentos e as exchanges de criptomoedas.
Vale destacar que existem amparos legais em casos de fraudes e, a depender da situação, a instituição financeira pode arcar com pesadas multas, sanções e, é claro, o dano à reputação. Portanto, KYC é uma prática fundamental para proteger a organização contra fraudes e perdas resultantes de fundos e transações ilegais.
Direto ao ponto, entenda o que é KYC
KYC é a sigla para Know Your Customer, ou, em português, Conheça Seu Cliente. Basicamente, trata-se de uma série de procedimentos adotados por uma instituição financeira com o intuito de garantir a identidade do cliente, a legalidade das fontes dos fundos dele e os riscos de lavagem de dinheiro ou outras atividades ilegais.
Em resumo, são medidas preventivas para assegurar que o cliente não utilize a empresa financeira na prática de crimes, mitigando riscos de fraudes e evitando relações comerciais negativas. Apesar do Know Your Customer ser obrigatório no mercado financeiro, todas as empresas que buscam atingir altos níveis de compliance deveriam praticar isso.
Nesse aspecto, as etapas do KYC vão servir de ferramentas para que a instituição valide a identidade, verifique o histórico e veracidade das informações apresentadas pelo cliente, confira os dados e a idoneidade da relação.
O que é o processo de KYC?
Não existe uma padronização de como o Conheça Seu Cliente precisa acontecer. Portanto, o processo de KYC pode mudar conforme a instituição. Entretanto, é importante frisar que ele deve seguir as orientações e recomendações legais que a organização está sujeita. Falaremos sobre isso logo mais.
Todavia, o processo de KYC consiste em uma sistemática de etapas que começam na coleta de dados, documentos e informações, passando pela verificação e análise delas até a manutenção e acompanhamento das atividades do cliente na conta.
Por exemplo, para abrir uma conta em uma operadora de pagamento, o cliente precisa fornecer nome completo, CPF, RG, endereço, data de nascimento, ocupação, remuneração, etc. Em seguida, precisa enviar documentos que validem tudo isso.
Por fim, a instituição financeira fará a conferência desses documentos com o intuito de confirmar a autenticidade e validade. Assim como a verificação da identidade do cliente e os riscos associados a ela. Nesse processo, inclui determinar se o cliente é de baixo, médio ou alto risco, considerando elementos como a origem dos fundos, comparação de dados em bancos terceiros, histórico de transações, localização geográfica e outros critérios relevantes.
Como fazer um processo de KYC eficaz
É fato que o Brasil é um dos campeões em fraudes, roubos de identidade e vazamento de informações. De acordo com estudo da empresa Cybersegurança Axur, o país liderou o ranking de vazamentos de dados bancários em 2020.
Uma pesquisa da bureau de crédito Serasa Experian mostrou que, a cada oito segundos, um brasileiro é vítima de uma tentativa de fraude. Inclusive, o setor financeiro é o principal foco dos fraudadores e os roubos de identidade.
Dessa forma, a implementação adequada do KYC traz diversos benefícios para as empresas, clientes idôneos e instituições financeiras como um todo. Por isso, para fazer um processo eficaz de KYC é preciso seguir alguns padrões.
1 – Programa de Identificação do Cliente (CIP)
O primeiro passo é garantir que a pessoa que deseja abrir a conta é realmente quem ela afirma ser. Mas como fazer isso em um país campeão de roubo de identidade? Tecnologias como a validação de identidade da Netrin entram em campo justamente para assegurar esse processo.
A API da Netrin faz a consulta especializada em diversas fontes, incluindo a Polícia Federal, Receita Federal, Anvisa, Correios, IBGE, Serasa e Caixa Econômica Federal.
A identificação e verificação de pessoas e empresas faz parte da política de prevenção à lavagem de dinheiro, sendo essencial para procedimentos de segurança. Portanto, além do reconhecimento óptico de caracteres (OCR), há a verificação biométrica, como o Face Match e Liveness.
2 – Diligência do Cliente / Due Diligence
Após garantir a identidade do cliente, a etapa seguinte é determinar se essa pessoa é confiável. Esse processo é conhecido como Due Diligence ou mais especificamente CDD (Customer Due Dilligence).
Trata-se de um estudo aprofundado dos riscos oferecidos pelas pessoas, para se prevenir de criminosos, terroristas e Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) que possam apresentar complicações para o negócio.
Aqui entram análises de Background Check, a fim de entender antecedentes ou investigação de registros criminais, comerciais e financeiros do indivíduo.
O nível de complexidade e tecnologia envolvido pode depender se o cliente se enquadra em uma Due Diligence Simplificada (contas de baixo valor) ou Enhanced Due Diligence (clientes de maior risco).
Alguns fatores, que podem servir de base para determinar se o cliente é um DDE ou EDD, para operadora de pagamento, fintech ou qualquer outra empresa financeira que precisa fazer Due Dilligente, são:
- Localização da pessoa;
- Ocupação da pessoa;
- Tipo de transações;
- Padrão esperado de atividade em termos de tipos de transação, valor em dólar e frequência;
- Método de pagamento esperado.
3 – Monitoramento Contínuo
Validar a identidade e conferir histórico são etapas importantes, mas é claro que o processo não acaba por aí. Não basta verificar o cliente uma única vez, é preciso estabelecer um sistema de monitoramento contínuo das atividades dele.
Por exemplo, com regulamentação e supervisão de transações, limites de operações, detecção de atividades incomuns, previsão de comportamento padrão do usuário e atualização periódica das informações do cliente.
A finalidade é evitar que ele utilize a plataforma de pagamento para aplicar golpes e/ou fazer lavagem de dinheiro. Dependendo da estratégia de mitigação de risco adotada pelo perfil do cliente, a empresa pode monitorar informações como:
- Picos em atividades
- Transações fora da área habitual ou atividades transfronteiriças incomuns
- Inclusão de pessoas em listas de sanções
- Menções adversas da mídia
Pode haver um requisito para registrar um Relatório de Atividade Suspeita (SAR) se a atividade da conta for considerada incomum. Revisões periódicas da conta e do risco associado também são consideradas as melhores práticas.
Outras siglas importantes para o mercado financeiro
Todas as empresas deveriam saber o que é KYC, KYE, KYP e KYS. Afinal, essas siglas são muito importantes quando falamos de boas práticas de compliance, que são fundamentais para prevenir golpes e fraudes de diversos âmbitos jurídicos, reputacionais e financeiros do negócio.
Entretanto, se para empresas em geral essas boas práticas são indicadas, quando se trata de corporações pertencentes ao mercado financeiro, as condutas dos 4Ks se tornam obrigatórias. Afinal, as chances de danos judiciais, econômicos e de autoridade aumentam consideravelmente devido ao viés monetário envolvido em maior escala.
KYE (Know Your Employee)
Traduzido para o português como “conheça seu colaborador”, trata-se de uma verificação adotada no processo de seleção e gestão de funcionários. Dessa forma, a empresa não se preocupa apenas com riscos externos, mas também se resguarda internamente.
KYP (Know Your Partner)
O intuito do Know Your Partner, ou “conheça seu parceiro”, é fazer uma análise detalhada dos parceiros para tomada de decisão negocial. A integridade social e de governança é fundamental, por isso, é válido entender os âmbitos fiscal, jurídico, ambiental e econômico das pessoas jurídicas com quem faz negócio.
KYS (Know Your Supplier)
Com os critérios de ESG (Enviromental, Social e Governance) cada vez mais relevantes para consumidores e mercado, usar o (KYS), ou “conheça seu fornecedor” é uma prática que ajuda a garantir que as empresas mantenham relações comerciais saudáveis e seguras, minimizando riscos e garantindo conformidade com regulamentos e leis.
KYB (Know Your Business)
O “Conheça Seu Negócio” é uma estratégia que ajuda o empreendedor a reconhecer as empresas com as quais tem ou busca começar relacionamento. Por exemplo, será que a empresa que sua instituição financeira tem relacionamento é real ou de fachada?
O KYB também se enquadra como uma boa prática de due diligence ou backgroud check contra técnicas de lavagem de dinheiro. Apesar de ser um termo recente, cada vez mais as empresas estão se preocupando com o Know Your Business.
Um exemplo é a Financial Action Task Force (FATF) que aperfeiçoou suas recomendações de AML (Anti-Money Laundering) para atuar com empresas de diferentes partes do mundo. Esses direcionamentos ajudam a descobrir e rastrear os beneficiários finais de uma organização.
KYC e política de compliance
No mercado financeiro, já existem regulamentações que obrigam as empresas a fazerem o background check dos clientes. Entretanto, há outras regras e leis que devem ser observadas nos processos de Know Your Customer no mercado financeiro.
- Políticas do sistema de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, (PLD-FT), artigo 9º da Lei da Lavagem de Dinheiro (9.613/98), na Lei Anticorrupção (12.486/13), e na Lei de Improbidade Administrativa (8.429/92);
- Procedimentos obrigatórios para relacionamento as Pessoas Politicamente Expostas (PEP), normas do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), especialmente a Resolução COAF 40/2021;
- Medidas preventivas obrigatórias para todas as instituições reguladas pelo Banco Central do Brasil, Circular BACEN 3.641/09;
- Medidas de prevenção às atividades ilícitas obrigatórias para as empresas que se sujeitam à regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), de acordo com a Instrução CVM 617;
- Políticas, procedimentos e controles internos obrigatórios para empresas do ramo securitário ou que se sujeitem à fiscalização pela Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), nos termos da Circular SUSEP 612/20.
- Normas do CMN (Conselho Monetário Nacional) e CVM (Comissão de Valores Mobiliários);
- Fontes de dados, como OFAC (Agência de Controle de Ativos Estrangeiros dos EUA), no Banco Nacional de Mandado de Prisão, na Serasa Experian, no Portal da Transparência, na Receita Federal, no SCPC (Serviço Central de Proteção ao Crédito) e no cadastro de empregadores que submeteram trabalhadores a condições análogas à de escravo (Lista Suja), tribunais estaduais e federais e protestos em cartórios.
Ainda é importante se atentar se o cliente possui sinalização de que é uma PEP (Pessoa Exposta Politicamente) no COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras), com o objetivo de prevenção à lavagem de dinheiro.
Entende-se PEP quem tem ou teve cargos ou funções públicas relevantes nos últimos 5 anos no Brasil ou em outros países. Assim como representantes de agentes públicos, familiares e outras pessoas com quem se relaciona. Em novembro de 2021, o COAF publicou uma atualização da lista de cargos e funções de PEP para alinhá-la com as já adotadas por outros órgãos.
Benefícios do KYC para as empresas e instituições financeiras
Empresas que operam no mercado financeiro, desfrutam de uma série de benefícios ao adotar os processos do KYC. Como visto no tópico anterior, a conformidade regulatória é uma delas. O KYC é uma maneira de bancos, fintechs, meios de pagamento e casas de apostas, entre outras, ficarem em dia com as obrigações regulatórias impostas por agências governamentais e órgãos reguladores financeiros.
Além de uma boa prática de compliance, isso vai evitar multas e penalidades pelo não cumprimento das normas e regulamentos. Também é importante citar que o Know Your Customer irá reduzir a probabilidade da organização estar associada com clientes potencialmente fraudulentos ou que tenham envolvimento com atividades ilegais, como lavagem de dinheiro, corrupção ou financiamento do terrorismo. Protegendo, assim, a empresa contra riscos e perdas financeiras.
Sem falar, é claro, do risco para a imagem e reputação da companhia. Afinal, basta uma rápida busca pelos portais de notícias para ficar sabendo de uma empresa envolvida em algum escândalo de naturezas como essas.
Por fim, há o benefício da empresa assegurar transações financeiras legítimas, contribuindo para a boa relação com seus clientes, investidores, potenciais parceiros e muito mais. Nesse aspecto, destaca-se a qualidade da base de dados para ações estratégicas e a reputação da empresa no mercado.
Requisitos KYC para Setores Financeiros
KYC para Bancos
Com as atividades bancárias se tornando cada vez mais digitais, as necessidades de prevenção à fraude são extremamente importantes. Hoje em dia, a abertura de contas com perfis falsos é um dos principais meios para lavagem de dinheiro.
No processo de KYC, tecnologias como verificação de identidade, biometria e tecnologias avançadas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permitem que os bancos coletem mais informações e as analisem com mais inteligência e segurança.
Além disso, checagem de histórico de e-mail, dados móveis e análise de aplicativos móveis, pode ajudar nas avaliações de risco e detectar identidades sintéticas e fraudulentas na hora de abrir uma conta.
KYC para Serviços e Agentes Financeiros
Os requisitos KYC para serviços financeiros são bem semelhantes aos dos bancos. Um dos requisitos de Know Your Customer é a checagem da origem de somas maiores do que o habitual e necessidade de relatar transações em dinheiro que excedam os limites estabelecidos.
Outro ponto é a obrigatoriedade do registro das transações financeiras significativas, um dos melhores métodos para detecção de crimes e corrupção.
Quanto às legislações, duas importantes diretrizes internacionais devem ser seguidas, sendo elas a 5AMLD (5th Anti-Money Laundering Directive), e o eIDAS (Electronic Identification, Authentication and trust Services)
KYC para Criptomoedas
O mercado de criptomoedas é, sem dúvida, um dos mais desafiadores quanto às práticas de KYC. Isso porque não há um único entendimento e abordagem desse mercado por parte de todos os países.
Entretanto, há algumas orientações para os agentes que operam nesse setor. Por exemplo: atentar-se com perfis que criam contas separadas com nomes diferentes, transações que são iniciadas a partir de endereços IP não confiáveis, clientes que se recusam a atender solicitações de documentos KYC ou consultas sobre a fonte de fundos.
KYC para Meios de Pagamento
A popularidade de meios de pagamento tem possibilitado muitas facilidades para empresas e consumidores. Cheques e dinheiro dão espaço para QR Codes, pagamento instantâneo, aplicativos e links de pagamento.
Todavia, isso tudo abre margem para golpes e fraudes. Visando minimizar esses riscos, o procedimento de KYC para empresas de meios de pagamento deve-se amparar no máximo de tecnologias possíveis, como identificação de identidade, reconhecimento óptico de caracteres (OCR), etc.
KYC para Fintechs
Pensando especificamente no segmento de Fintechs, os requisitos de KYC se assemelham aos demais para bancos e operadores financeiros. O processo de KYC para Fintechs traz redução de risco, conformidade regulatória, maior segurança, melhoria na experiência do cliente e melhoria na tomada de decisões.
Quanto à legislação, o processo de KYC das Fintechs precisa estar de acordo com as especificações sobre lavagem de dinheiro contidas na Lei nº 9.613/1998 e na Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
KYC na Prevenção à Lavagem de Dinheiro
As ferramentas de automação da Netrin para KYC na Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo (PLD/FT) garantem que a sua instituição esteja em conformidade com as regulamentações do BACEN e COAF.
A PLD ou AML (anti-money laundering) é um conjunto de regras utilizadas por órgãos financeiros no combate ao crime de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo que, por meio de processos que detectam movimentações de origem ilícita, impedem que o valor seja transacionado novamente.
No Brasil, a PLD foi regulamentada com a Lei da Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei 9.613/98) pelo Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf), além de mais políticas estabelecidas pelo Banco Central do Brasil e da CVM, entre outros órgãos. Proteja o seu negócio de crimes financeiros. Clique aqui e saiba mais sobre nossas soluções!