O módulo de Cadastro de Business Partner foi implementado na versão dp SAP S/4HANA, no entanto, o conceito de parceiros de negócio já é comum aos usuários SAP.
Neste artigo, você entenderá as diferentes funções do BP, como estruturÁ-lo e melhores práticas para explorar ao máximo esta funcionalidade no SAP S/4HANA.
Quem é a SAP?
A “SAP” é uma empresa alemã que desenvolve e comercializa softwares corporativos para gerenciar operações comerciais e relações com clientes e fornecedores. A sigla S-A-P significa “Sistemas, Aplicativos e Produtos em Processamento de dados”.
O principal produto da empresa é o software ERP, que ajuda as empresas a gerenciar de forma integrada diversas áreas de negócios, como finanças, cadeia de suprimentos, recursos humanos e outras áreas. Além disso, a SAP também oferece um produto de CRM que ajuda as empresas a gerenciar seus relacionamentos com os clientes. A multinacional comercializa diversos outros produtos de softwares corporativos, incluindo ferramentas de análise e uma plataforma de comércio eletrônico.
O objetivo deste artigo é trazer conhecimento sobre uma das tecnologias do SAP, que é o Business Partner!
Neste artigo você verá:
- O que é o BP no SAP?
- Como é estruturado o cadastro de parceiros no SAP?
- O que são os “roles” no cadastro de cliente e fornecedor?
- Erros frequentes no cadastro de clientes e fornecedores
- Riscos de compliance que podem ser encontrados no momento do cadastros no SAP
- Como criar um novo Business Partner (BP) no SAP?
- Crie os papeis e agrupamentos do novo BP
- Configuração padrão do Business Partner (Parceiro de negócio)
- Configure uma nova função do BP (parceiro de negócio)
- Configure os atributos da categoria de função
- Configure o controle de interface do cadastro BP
- Configure o Intervalo de números BP e agrupamentos
- Agrupamento padrão para atribuição interna de números
- Como automatizar a criação do Business Partner no SAP?
O que é o BP (Business Partner) no SAP?
O BP (Business Partner) é um termo relativamente novo no sistema SAP ERP. Apesar de o conceito de parceiros em plataformas SAP não ser tão novo e já ser encontrado no CRM, foi a partir da versão S/4HANA que foi definitivamente colocado como um módulo, ou seja, uma área exclusiva para gerenciar seus registros de clientes e fornecedores.
Um parceiro de negócios pode assumir diferentes funções (funções) que podem acabar se refletindo em transações subsequentes. Ou seja, o mesmo parceiro pode ser um fornecedor, um cliente, uma operadora, um funcionário. Qualquer empresa ou pessoa pode se tornar um parceiro, desde que tenha alguma relação comercial.
Por exemplo, quando uma empresa realiza uma venda, o sistema cria automaticamente uma conta a receber para o cliente envolvido na transação — isso só é possível porque há um vínculo entre o documento de vendas e o registro do cliente (mantido como um parceiro de negócios). O mesmo vale para compras, onde uma fatura será criada para o fornecedor.
A Integração Cliente/Fornecedor em BP não é apenas uma etapa técnica obrigatória para a conversão, mas também como uma oportunidade de revisar os dados mestre, solucionar inconsistências e limpar dados a fim de deixar o sistema pronto para a conversão.
Como é estruturado o cadastro de parceiros no SAP?
Os dados de um parceiro são divididos em 3 áreas principais:
- Dados gerais: São dados armazenados, independentemente, dos papéis que um parceiro pode assumir.
- Dados dependentes de empresa: os dados podem diferir para cada um dos papéis ou empresas, para qual aquele parceiro está associado.
- Dados diferenciados: segundo o help da SAP, são dados de Informações adicionais, Classificações e Segmentos de clientes que podem ser definidos de maneira diferente por meio de alguns critérios.
O que são os “roles” no cadastro de cliente e fornecedor?
Um role (papel) é uma maneira de classificar o seu business partner. Além, dos roles standard é possível criar papéis para auxiliar na classificação do parceiro.
É, possível, classificar o seu parceiro de negócio nos mais diversos papeis, exemplo: Sold-to-Party ou Shild-to-Party, que pode representar como o parceiro está envolvido na negociação, seja como aquele que colocou o pedido, como aquele que receberá o pedido, ou ainda por fim, quem pagará pelo pedido.
A transação SAP para acessar o cadastro de parceiros é a BP.
Além de, definir papéis para um parceiro, é possível, também, criar associações entre diversos parceiros. ‘Essa associação é chamada de “Business Partner Relationship” e é um mecanismo para criar associações relevantes entre diversos parceiros.
Erros frequentes no cadastro de clientes e fornecedores
Ao registrar um parceiro de negócios no sistema SAP, você pode encontrar alguns erros comuns. Abaixo estão algumas dicas de solução de problemas para ajudá-lo a corrigir esses erros.
- Endereço de e-mail inválido: esse é um dos erros mais comuns ao registrar um parceiro de negócios no SAP. Verifique se o endereço de e-mail inserido é válido e não contém erros de digitação.
- Número de telefone inválido: outro erro comum é um número de telefone inválido. O número de telefone deve ser inserido no formato correto.
- O código da empresa não existe: se você receber esse erro, significa que o código da empresa inserido não existe no seu sistema SAP. Verifique com seu administrador se você tem acesso ao código da empresa ou se ele precisa ser criado primeiro.
- Nenhum parceiro de negócios encontrado: esse erro geralmente ocorre ao tentar procurar um parceiro de negócios existente, mas nenhum resultado é retornado. Verifique se os critérios de pesquisa estão corretos e tente novamente.
- O parceiro de negócios já existe: você receberá essa mensagem de erro se tentar registrar um parceiro de negócios que já existe em seu sistema SAP. Verifique a ID ou o nome do parceiro de negócios para garantir que não haja duplicatas antes de continuar.
Riscos de compliance que podem ser identificados no momento do cadastro no SAP:
- Legalmente inativos, mas considerados como ativos no banco de dados.
- Com passivos legais, ou seja, que podem impactar o contratante.
- Com dados de contatos inexistentes ou incorretos.
- Que mudaram de setor e com isso não podem atender mais a contratante.
- Com endereço incorreto, que podem afetar os custos da negociação.
Como criar um novo Parceiro de Negócio – Business Partner (BP) no SAP?
Estas instruções foram obtidas do blog oficial da SAP e da documentação, no Help Portal.
Dica: esta mesma criação pode ser feita de forma automatizada. Se quiser, você pode pular o conteúdo para ler diretamente esta parte.
Crie os papeis e agrupamentos do novo BP
Na atividade IMG você define as funções do parceiro de negócios e seus atributos. Você também define as categorias de função com outros dados relevantes.
As categorias de função BP são armazenadas em uma tabela que possui a classe de entrega E (os dados são copiados para o cliente de destino).
Caminho desta configuração:
IMG -> Componentes de aplicativos cruzados -> Parceiro de negócios SAP -> Parceiro de negócios -> Configurações básicas -> Funções do parceiro de negócios -> Definir funções de BP -> Usar
Configuração padrão do Business Partner (Parceiro de negócio)
As funções, categorias de funções e visualizações de parceiro de negócios previamente fornecidas pela SAP são as seguintes:
- 000000: Parceiro de negócio geral; todos os BPs devem ser criados com esta função, pois equivale aos dados gerais do parceiro de negócio
- BUP001: Cliente (visão Empresa)
- BUP002: Cliente (visão Comercial)
- BUP003: Fornecedor (Visão Empresa)
- BUP004: Fornecedor (Visão Compras e Suprimentos)
- BUP005: Centro (MM)
- FS0000: Empregado (HCM)
Você deve modificar essas entradas somente se, por exemplo, você:
- Quer usar uma sequência de tela completamente diferente
- Precisa de sequências de tela adicionais para suas próprias categorias de função
- Definiu seus próprios processos que devem ser programados em categorias de função.
Importante: você não deve modificar as categorias de funções fornecidas pela SAP porque os programas SAP podem acessá-las diretamente.
Configure uma nova função do BP (parceiro de negócio)
Vá em “Atributos da Função” e siga os passos abaixo:
- Insira uma chave alfanumérica de seis caracteres para a função BP que deseja acessar
- Insira um título como forma abreviada e uma descrição como forma longa para o texto da função.
- Defina o sinalizador ‘Ocultar’ se não deseja que a função não apareça na caixa de listagem suspensa da seleção de função, na caixa de diálogo.
Configure os atributos da categoria de função
- Selecione uma categoria de função se a função servir como base para a programação.
Várias funções podem ser atribuídas a uma categoria de função. As funções atribuídas são exibidas na visão geral. Você pode navegar para a respectiva função clicando duas vezes.
- Determine qual função deve ser atribuída como a função padrão.
Este indicador é definido automaticamente quando uma nova função é criada, desde que a categoria de função em questão ainda não tenha outras funções atribuídas a ela. O indicador garante que apenas uma função possa ser lida quando a categoria de função for usada como base para programação.
A atribuição de uma categoria de função permite garantir que a função seja atualizada na tabela para as funções (BUT100).
Configure o controle de interface do cadastro BP
- Atribua uma visualização BP.
Defina a visão BP no menu de área do Parceiro de negócios no menu SAP Easy Access em: Parceiro de negócios -> Controle -> Divisibilidade -> Visão BP (transação BUSD).
Se uma visão BP não for atribuída, as configurações para a visão BP 000000 (General BP) são usadas na caixa de diálogo.
- Insira a posição em que a função deve aparecer na caixa suspensa da seleção da função na caixa de diálogo.
Se você não fizer uma entrada para as funções, elas serão classificadas em ordem alfabética.
- Salve os dados.
Defina suas próprias categorias de função, se necessário:
- Insira uma chave de seis caracteres para a categoria de função no namespace do cliente (Y* e ZÜ*).
- Insira um título como forma abreviada e uma descrição como forma longa para o texto da categoria de função.
- Insira um tipo de diferenciação (entrada obrigatória).
- Especifique para quais categorias de parceiros de negócios a categoria de função pode ser aplicada.
- Atribua uma transação comercial à categoria de função, se necessário, e estabeleça a influência na transação.
Configure o Intervalo de números BP e agrupamentos
Código T: BUCF
Os intervalos de numeração definidos são atribuídos a agrupamentos na atividade “Definir agrupamentos e atribuir intervalos de numeração”.
Os intervalos de numeração para parceiros de negócios são válidos em todo o cliente.
Definir intervalo de números
Definir agrupamento e atribuir intervalo de numeração
Agrupamento padrão para atribuição interna de números
Significa que este agrupamento interno é usado como agrupamento padrão.
O BDT seleciona esse agrupamento padrão se nem um número de parceiro de negócios nem um agrupamento foram atribuídos ao parceiro de negócios quando este foi criado.
São definidos os seguintes valores fixos para domínios: X: Sim Valor inicial: Não
“O BDT (Business Data Toolset) é uma ferramenta de controle central para manter dados mestre e dados de transações simples. Além da manutenção do diálogo, ele também oferece suporte à manutenção com entrada direta e/ou módulos de função.
Como automatizar a criação do Business Partner no SAP?
Todo esse processo de criação de novos BPs pode ser automatizado a partir dos dados do CNPJ diretamente no SAP, para que não seja necessário criar um a um manualmente.
São três passos:
- Com o Netrin SAP Compliance instalado e as fontes de consulta já parametrizadas, abra o pack no menu lateral e vá em “Consultas -> Netrin / BP”
- Digite o número do do CNPJ, Inscrição Estadual e UF do CNPJ e selecione a função do negócio de acordo com as funções disponíveis no seu sistema SAP
- Clique no ícone de Adicionar, representado por um “+”
- Aguarde a mensagem do Netrin SAP Compliance, que verificará se o CNPJ está em conformidade para o cadastro.
- De acordo com a mensagem, você pode optar por continuar, visualizar o comprovante da consulta, ou cancelar e interromper o cadastro.
Esta é a forma de criar um BP apenas, mas existem outras funcionalidades na ferramenta, como:
- Criação de cadastros múltiplos Parceiros de negócio a partir de um arquivo ou interface
- Criar um cadastro já com o Autopreenchimento de dados
- Consulta de CNPJs durante transações no SAP em outros módulos, como MM, SD e FI
- Entre outras funcionalidades e parametrizações!
De forma mais prática, com uma solução especializada e nativa para a automação de criação de BPs, como a do Netrin SAP Compliance, você consegue criar um novo BP em poucos minutos.
Veja como é simples e rápido:
O Netrin SAP Compliance realiza a automação de cadastros já com consulta integrada a mais de 400 fontes de dados, como Receita Federal, Sintegra, Simples Nacional, especificamente para os ambientes SAP ECC ou SAP S4/HANA de forma nativa. Conheça melhor a ferramenta.
