A verificação de antecedentes é uma tarefa necessária para combater atividades ilegais. Para as empresas, isso não é diferente. Em um mercado conectado, com consumidores e organizações priorizando fazer negócios com instituições responsáveis, zelar pelo compliance é fundamental. Nesse aspecto, o relatório de background check ganha relevância.
O processo de background check consiste na verificação de antecedentes, com o objetivo de checar informações sobre pessoas físicas ou jurídicas que estão se tornando um parceiro comercial, cliente, colaborador ou sócio de um negócio.
Por meio disso, a empresa consegue reduzir riscos jurídicos, financeiros e institucionais, mantendo a organização em situação de compliance. Entretanto, há diversas maneiras de se fazer o background e, principalmente, saber interpretar os resultados do relatório dessa investigação.
Abordamos todos esses assuntos neste artigo. Boa leitura!
O que é um Relatório de Background Check?
O background check é utilizado pelas empresas em processos de KYC (Conheça seu Cliente), KYP (Conheça seu Parceiro), KYS (Conheça seu Fornecedor), KYB (Conheça seu Negócio), KYE (Conheça seu Funcionário) ou em outros momentos, com o objetivo principal de levantar informações prévias para reduzir riscos de se envolver com parceiros, pessoas e/ou empresas.
Diante da importância do processo de backgroud check para processos de due delligence e compliance empresarial, chegamos no relatório de background check. Basicamente, esse é o nome do documento em que são apresentadas todas as informações reunidas na etapa de pesquisa.
Como é muito demorado fazer manualmente o processo de background check, o indicado é contar com ferramentas de consulta automatizada, como a da Netrin, que são integradas aos sistemas da organização e permitem a consulta em diversas bases de dados em questão de segundos, gerando um relatório contendo as informações coletadas.
Nesse arquivo, deve-se contar o máximo de dados possível, demonstrando possíveis riscos para os negócios quanto ao cliente, empresa ou parceiro que foi pesquisado. A ferramenta de verificação da Netrin, por exemplo, consulta mais de 400 dados. Em posse dessas informações, a empresa terá um subsídio robusto e estruturado para embasar sua tomada de decisão.
Existem diversas formas de conduzir o background check. O que define o tipo e as fontes de dados é o objetivo da empresa. Confira os principais tipos de análise:
Background check de contratação
Também conhecido como background check de RH, consiste na verificação de antecedentes e validação de informações sobre novas contratações. É usado em processos de Know Your Employee (KYE) – Conheça Seu Colaborador –, para minimizar ameaças que novos colaboradores podem trazer para a empresa.
Todavia, é importante lembrar que background check no Brasil só é liberado para processo de admissão para algumas posições especificas, como cargos estratégicos e/ou que lidem com valores e informações críticas à empresa, profissionais que manipulam armas, produtos tóxicos, entre outros.
As pesquisas ao histórico dos empregados ou candidatos deve ser organizada pelo departamento de compliance, respeitando as normas da Justiça do Trabalho e da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), para que não haja violação de dados sensíveis nem pesquisa discriminatória em casos que a função exercida não justifique cautela.
Background check de identidade
A validação de identidade é fundamental no procedimento de background check para KYC (Know Your Custumer ou Conheça seu Cliente), tanto para pessoa física quanto pessoa jurídica, como medida de prevenir tentativas de roubo de identidade, fraude financeira ou uso da empresa para práticas contra o estabelecido na PLD/FT (Política anti de Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo).
O background check de identidade é mais usado por empresas do mercado financeiro, como bancos, seguradoras, fintechs, operadoras de cartão de crédito, corretoras de valores, gestoras de fundo, etc. Justamente por essas atividades serem mais visadas por criminosos.
Nesse processo, é confirmado a identidade do cliente, para assegurar que ele é quem diz ser, assim como dados cadastrais, autenticidade dos documentos, histórico de transações financeiras, entre outros.
Background check de crédito e Background check financeiro
Esse tipo de análise também pode ser usada em processos de KYC. Basicamente, consiste na verificação e estudo de como a pessoa lida/lidou com créditos e débitos. Também conhecido como relatório de crédito, é um procedimento padrão muito usado por bancos e financeiras para fornecer créditos ou empréstimos para clientes.
Já o Background check financeiro está mais relacionado ao possível envolvimento do cliente com crimes financeiros. Por isso, a base de consulta tende a ser em órgãos governamentais, como as polícias Civil e Federal, COAF, tribunais de justiça e o Banco Nacional de Mandados de Prisão (BNMP).
Background check para KYS
Pesquisa realizada no processo de Know Your Supplier (KYS), ou Conheça seu Fornecedor, para assegurar o compliance empresarial e a gestão de qualidade. Consiste na verificação da identidade e histórico de atuação de um fornecedor, fundamental tanto no início de um contrato quanto na manutenção de vínculos.
O intuito do background check para KYS é ter mais precisão quanto a capacidade dos fornecedores de cumprirem com os contratos, assim como proteger a imagem e reputação da empresa no envolvimento com empresas com condutas criminosas.
O processo de background check para KYS inclui:
- Validar a identidade e dados dos cadastros;
- Conferir a autenticidade dos documentos;
- Atualizar informações societárias;
- Consultar processos judiciais e histórico de desavenças contratuais;
- Obter histórico de pontuação de crédito para certificar a saúde financeira e continuidade do negócio do fornecedor;
- Pesquisar a reputação da empresa na mídia e em órgãos competentes de fiscalização, avaliando associação com casos de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro e outras condutas criminosas.
- Conferir listas restritivas nacionais e internacionais (lista do conselho de segurança da ONU, lista de trabalho escravo, lista francesa, europeia, entre outras).
Background check em KYP
Com um viés similar ao background check para KYS, o processo de verificação de antecedentes no Know Your Partner (KYP) busca ter informações sobre os parceiros de negócios. Por exemplo, dados cadastrais, se a empresa ou sócios contam em listras restritivas, de pessoas politicamente expostas (PEP) ou com processos judiciais de dívidas ou outros casos que possam gerar responsabilidade solidárias ou subsidiária da empresa parceira.
Do mesmo modo, o background check em KYP busca proteger a empresa de estar associada com um parceiro com problemas de corrupção, envolvimento em crimes trabalhistas, ambientais, financeiros, entre outros. Essas medidas são importantes para mitigar danos reputacionais.
Importância do Background Check para as Empresas
O Background Check não é apenas uma formalidade, mas uma prática essencial para as empresas que buscam construir uma imagem sólida e uma boa reputação no mercado, assim como um mecanismo para atuar em situação de compliance, se protegendo contra riscos de segurança das mais variadas naturezas.
Ao confirmar a veracidade das informações fornecidas por um cliente, parceiro de negócios ou fornecedor, a empresa tem a garantia de estar lidando com dados precisos e confiáveis, evitando possíveis fraudes ou falsificações. Ajudando, é claro, a mitigar riscos financeiros e reputacionais para a organização.
E falando em reputação, danos para a imagem podem ser ainda piores do que as penalidades financeiras. Por isso, o relatório de background check é tão importante. Dessa maneira, a empresa tem mais segurança nos relacionamentos, reduzindo a probabilidade de acabar sendo relacionada em situações que podem prejudicar a imagem da organização no mercado.
Por exemplo, os casos recentes de empresas que foram relacionadas por terem fornecedores terceirizados envolvidos com mão de obra análoga à escravidão, assim como as grandes empresas que estiveram relacionadas nos escândalos de corrupção que assolaram o Brasil.
Já para as instituições financeiras, principalmente de casas de apostas, existe um cuidado redobrado com a verificação de informações. Pois, esses sites e plataformas são muito visados por golpistas que, usando dados falsos, as usam para lavagem de dinheiro e/ou aplicação de golpes.
Em uma outra esfera, o background check também ajuda melhorar a experiência do cliente. Isso acontece porque, adotando métodos de verificação de antecedentes, o processo de onboarding se torna mais ágil e seguro. Permitindo, dessa forma, aprovar com mais rapidez solicitações e cadastros de clientes que tem um bom histórico e não apresentam riscos.
Como Avaliar um Relatório de Background Check
Aqui vão algumas dicas para interpretar os resultados do seu relatório de background check e o que considerar como sinais de alerta.
- Assegurar que as informações societárias estão atualizadas;
- Estudar informações sobre processos judiciais, buscando histórico de descumprimento contratual em avenças anteriores;
- Obter histórico e pontuações de crédito para certificar a saúde financeira e continuidade do negócio do fornecedor;
- Verificar histórico de mercado para conferir cumprimento das normas legais, éticas e técnicas necessárias para o fornecimento de produtos ou serviços.
- Verificar a reputação para evitar riscos de associação com empresa envolvida em crimes;
- Conferir a regularidade perante órgãos competentes e agentes fiscalizadores, se tem licença, alvará de funcionamento, certificações e outras exigências
Um ponto de alerta é que essas informações vão servir de base para tomar decisões de negócios, muitas vezes envolvendo contratos ou processos com milhões ou até bilhões de reais envolvido. Portanto, a precisão e a legalidade na obtenção e validação dos dados são pontos cruciais.
Tipos de Relatórios de Background Check
No Brasil, muitas fontes das informações públicas necessárias para construir o relatório de background check não são integradas. O que necessita de consultas em diversas bases de dados. Por isso, a automação de consulta é uma grande vantagem. Um relatório de background check pode ser:
Relatório pessoas jurídica com ou sem análise de crédito
Este relatório consulta diversas fontes e retorna em um único documento informações fiscais, eleitorais, trabalhistas, jurídicas, pendências financeiras, dados cadastrais, score de crédito, entre outros.
Principais fontes de dados consultas:
- Quod
- Receita Federal
- IEPTB
- SIT
- OFAC
- CNDs
- CCC / SEFAZ / SINTEGRA
Relatório pessoa física com ou sem análise de crédito
Este relatório consulta diversas fontes e retorna em um único documento informações fiscais, dados cadastrais, eleitorais, jurídicas, antecedentes criminais, score de crédito e muito mais.
Principais fontes de dados consultadas:
- Receita Federal
- IEPTB
- eSocial
- Tribunais
- Polícia Federal
- QUOD
- IEPTB
- OFAC
- Dados Cadastrais
- Renda
- Endereço
Ganhando agilidade e segurança digitalizando a verificação de antecedentes
Mais do que uma tarefa burocrática, o background check é um processo que aumenta a segurança em novos relacionamentos, ajuda a prevenir riscos por associação com clientes e parceiros envolvidos em atividades ilegais, assim como é um mecanismo para a empresa atuar em compliance.
Com um relatório de background check, a empresa tem dados e informações concretas para subsidiar tomadas de decisões estratégicas. Desde a liberação ou não de crédito ou cadastro para um cliente, até a efetivação de um contrato milionário de parceria ou contratação de um fornecedor.
Justamente por envolver aspectos financeiros, tributários, jurídicos e reputacionais, a construção desse relatório precisa ser feita com o máximo de cuidado. O que torna muito difícil de ser feito manualmente. Além de ser demorado e moroso, a checagem manual não oferece a precisão e a segurança que esse tipo de análise precisa.
Dessa forma, para que a empresa tenha o máximo de segurança e agilidade, é preciso investir em soluções digitalizadas para backgroun check, como a ferramenta da Netrin. Basta apenas informar o número do CPF ou CNPJ para obter relatórios efetivados com base em fontes atualizadas, públicas e privadas, nacionais e internacionais.
Ao todo, são mais de 400 dados analisados de forma automatizada e integrada. Tonando o processo rápido e prático. Além disso, a Netrin disponibiliza um portal em que o cliente pode fazer suas consultas de forma unitária ou em lote. Preencha o formulário abaixo para conhecer mais benefícios dessa solução!