Entenda a importância de consultar a situação cadastral de um fornecedor e gerenciar riscos em toda a cadeia de suprimentos
De acordo com o IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham em menos de cinco anos e os principais motivos são os altos impostos (31%) e a falta de gestão eficiente (25%). Estes e outros motivos podem acarretar uma série de problemas para o ecossistema em que estas empresas estão inseridas.
Monitorar a situação cadastral é vital se as áreas de apoio lidam com muitos clientes e fornecedores – principalmente se forem pequenas e médias empresas, que possuem maior taxa de mortalidade. Esta é uma das principais práticas recomendadas na boa gestão de fornecedores, que também favorece uma gestão de riscos mais adequada e promove a completa governança de dados.
Abaixo, listamos dez motivos que estão diretamente relacionados com a checagem constante de dados. Entenda como executar checagens de forma constante pode mudar completamente a rotina da área de Compras e trazer diversos benefícios. Confira!
10 motivos para monitorar os dados fiscais de seus parceiros a cada 24 horas
1. Os comprovantes de consulta de CNPJ possuem validade de apenas 24 horas
Você sabia que a validade de uma consulta cadastral nos órgãos públicos é de apenas 24 horas? Ou seja, significa dizer que no dia seguinte ao da validação, caso o status da situação cadastral de um contribuinte seja alterado (atualização de situação em esfera federal (Receita Federal do Brasil) ou na esfera estadual (Sintegra), ou qualquer mudança no status devido a retroatividade de informação do fisco) e não seja emitido um novo comprovante, a nova atualização se perde e esse desencontro de informações expõe sua empresa a riscos.
Diante da volatilidade do ambiente de negócios no Brasil, a aceleração digital e mudanças e crises econômicas constantes, como as mais de 600 mil empresas que fecharam durante a pandemia, por exemplo, 24 horas pode ser muito tempo entre uma atualização cadastral e outra. Por isto, cada vez mais, empresas estão investindo em consultas cadastrais em tempo real, de forma dinâmica e automatizada, em compliance com a LGPD.
2. Agilizar o tempo de análise de diligência prévia
A diligência de fornecedores exige uma série de consultas sobre reputação e obrigações acessórias. Com a velocidade das relações entre empresas, quanto maior a inteligência e agilidade do processo de diligência, melhor para ambas.
Garantir um processo eficaz que, de ponta a ponta, analise os riscos envolvidos na entrada de um novo fornecedor e evite furos de informação só é possível com o uso de tecnologias adequadas.
3. Evitar riscos fiscais diversos, como notas fiscais denegadas em pedidos
Uma nota fiscal é denegada pela SEFAZ quando o emissor está irregular, quando o destinatário é considerado inidôneo perante o fisco ou quando o fornecedor está inapto para operar naquele estado. Para resolver esta situação, é necessário que a empresa com situação fiscal irregular peça a regularização junto ao fisco, para então ser emitida uma nova nota fiscal.
Vale lembrar que uma nota fiscal denegada não é excluída, substituída ou cancelada. Este e outros processos fiscais, além de onerosos devido aos custos com retrabalho, em larga escala pode afetar toda a operação.
4. Evitar problemas com multas fiscais pela falta de comprovante de consulta
A falta de emissão de um documento fiscal ou a não entrega de obrigações fiscais, como por exemplo a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), ou ainda a Guia de Recolhimento do FGTS – GFIP, acarreta diversos registros de pendências, que ficam salvas nos sistemas do governo, como o Cadastro Informativo Estadual (CADIN) por exemplo.
Em uma auditoria fiscal, encontram-se também apurações erradas de impostos e solicitar ainda mais documentos para comprovar as relações comerciais. A falta de comprovantes emitidos e salvos com regularidade e organização pode acarretar em multas pelo fisco e este processo pode ser irreversível sem uma medida preventiva.
5. Evitar apurações incorretas de ICMS por endereço desatualizado
Manter os sistemas atualizados com o endereço mais recente do parceiro tem uma grande importância, principalmente por uma questão de apuração de ICMS, já que são diferentes em cada estado.
Nestes casos de apuração incorreta do ICMS, o fisco considera a nota fiscal inidônea e a autuação geralmente é o valor do ICMS acrescido de, em média, 200% do valor da NF de venda. Tudo em razão da ocorrência de o destinatário da NF não estar, no momento da emissão, cadastrado como contribuinte no ICMS do município correto.
Além disto, a atualização do endereço de sede de uma empresa é obrigatória e existem diversas leis que obrigam, como o Decreto-lei 5.844/1943, art 195, que estipula o prazo de 30 dias para alteração do endereço sede.
6. Manter atualizada a situação da frota e documentação de transportadoras
Quando o assunto é transportes, existem diversas consultas específicas que devem ser feitas para evitar problemas logísticos e penalidades pelos órgãos competentes, como a SEFAZ e a ANTT. É importante entender confirmar se o seu fornecedor da área logística está em dia com a sua frota, rodando com veículos cadastrados e fiscalizados.
A circulação com mercadorias sem os documentos obrigatórios fiscais corretos ou atualizados pode gerar multa pelo fisco, retenção de cargas e outras penalidades até que se apresentem os documentos corretos.
Outro exemplo é a não apresentação do documento Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC), se o documento não for verídico ou for cancelado, a ANTT pode impedir a empresa de operar, além de cobrar uma multa de até R$ 3.000,00.
7. Evitar a realização de pedidos a fornecedores que possuam dívida ativa
Em 2020, a dívida ativa da União ultrapassava a barreira dos R$ 2,9 trilhões. Abrir negociações com empresas com dívida ativa é prejudicial em vários aspectos, principalmente porque uma empresa com dívidas tem chances maiores de apresentar problemas na entrega do seu pedido. Além disso, um fornecedor com dívida ativa pode ter seu CNPJ cancelado a qualquer momento, entre outros riscos relacionados à cadeia de suprimentos.
A todo novo pedido, além dos demais documentos obrigatórios, é imprescindível que seja emitida uma nova certidão de débito negativa federal (CND) e seja realizada a consulta no Cadastro Informativo Estadual (CADIN) do seu estado, para prevenção deste e de outros riscos.
8. Reduzir a convivência com fraudes no ambiente de negócios
Pesquisa da PwC afirma que mais de 40% das fraudes são relacionadas a compras e, no Brasil, o número de fraudes no setor de compras tem sido infinitamente superior ao dos demais países. Existem muitas possibilidades de convivência com fraudes em processos, de todos os lados. Em compras, existem pelo menos 5 tipos de fraudes:
- Fraude em licitações
- Fraude no superfaturamento do pedido
- Fraudes de pagamentos
- Fraudes contábeis e falsificação de documentos
- Fraudes em pedidos
Prevenir fraudes só é viável com a checagem de informações e validação de forma constante e por tecnologia, evitando a intervenção humana. Existem ferramentas e tecnologias viáveis como a leitura de documentos escaneados, a conferência de dados que antecedem processos, entre outras possibilidades.
9. Garantir informações atualizadas em sistema antes de um novo pedido
Monitorar informações sobre seus fornecedores facilita a manutenção de uma governança de dados e otimiza tempo no momento de um novo pedido. Cada negócio possui uma série de informações que precisam ser checadas constantemente, mas em geral, as principais informações cadastrais que precisam estar atualizadas são:
- Situação cadastral do CNPJ no Sintegra
- Receita Federal – CNPJ e Quadro de sócios e administradores (QSA)
- Certidão de Débitos – Dívida ativa da União
- Confirmação de Endereço da sede
- Obrigações fiscais em dia, como o Simples Nacional
- Obrigações como o IBAMA e outras de responsabilidade ambiental
10. Evitar a coparticipação em dívidas do fornecedor com o fisco (devedor solidário)
Numa relação comercial, sob o viés do direito tributário, entende-se que as pessoas jurídicas com um interesse comum – neste caso, o serviço prestado – possuem a mesma responsabilidade tributária sobre a nota fiscal emitida.
Ao relacionar-se com um fornecedor inapto ou endividado, sua empresa acaba por contrair as mesmas despesas fiscais, mesmo que não tenha sido responsável e que esteja em dia com suas obrigações acessórias. O fisco considera a figura de “devedor solidário” e aplica a autuação fiscal tanto com o emissor da NF-e quanto o destinatário.
Confira este artigo que explica em detalhes, em linguagem jurídica, a complexidade do artigo 124 do Código Tributário Nacional (CTN) .
Monitorar informações cadastrais em tempo real é imprescindível
Gerenciar informações nunca foi tão difícil. A era do caos em dados é real e, de tempos em tempos, surgem novos casos de vazamentos de dados, envolvendo informações falsas e incoerentes.
Cada órgão público possui uma legislação, a nível municipal, estadual e federal. Dada a complexidade do sistema tributário brasileiro, é importante que as empresas coordenem uma boa política de gestão de seus fornecedores com os times de Compras, para fins de compliance.
Como visto, é imprescindível que a situação fiscal e cadastral do fornecedor ou cliente estejam em dia – e é inviável consultar isso de forma manual.
Em larga escala, a consulta e monitoramento de dados cadastrais de cada fornecedor pode ser extremamente onerosa, além de afetar diretamente a produtividade do setor de compras. Um estudo realizado pelo time de especialistas da Netrin contabilizou que cerca de 20% da jornada de trabalho de empresas de médio a grande porte é gasta com consultas de dados cadastrais.
Isso representa quase 10 horas semanais por profissional gastas com atividades manuais e repetitivas.
Entenda como uma API de consulta de CNPJ pode apoiar sua análise fiscal
Conheça as APIs da Netrin e entenda suas aplicações ao seu negócio: